Colloquio di valutazione annuale: 5 consigli per renderlo uno scambio pratico e utile

Il colloquio di valutazione annuale è l'occasione ideale per fare il punto sulle competenze dei dipendenti e discutere gli obiettivi per l'anno successivo. Come manager o leader, è importante organizzarlo bene, in modo da ottenere risultati convincenti.

Dalla programmazione all'adozione degli obiettivi appena definiti, vi proponiamo alcuni passaggi per rendere questo scambio tanto pratico quanto utile.

Programmare l'incontro e informare il dipendente

Affinché la riunione di valutazione annuale sia il più costruttiva possibile,è importante che tutti si preparino in anticipo. I dipendenti devono essere informati in anticipo. A tal fine, è possibile pianificare i colloqui con un software di gestione dei colloqui annuali. Iniziate definendo la data, il luogo e l'ora del colloquio e poi fornite un quadro di riferimento per il colloquio.

Definire la data, il luogo e l'ora del colloquio

Il luogo, la data e l'ora devono essere comunicati in anticipo ai dipendenti. Come suggerisce il nome, il colloquio annuale è una forma di valutazione - e quindi riservata - ed è rivolto al dipendente. Il luogo scelto deve quindi garantire la riservatezza dello scambio. È possibile, ad esempio, prenotare un ufficio di coworking, poiché è preferibile un incontro fisico.

D'altra parte, la data e l'ora dipendono dai vostri impegni e, in alcuni casi, da quelli del dipendente.

Fornire lo schema del colloquio come supporto durante il colloquio stesso

La scheda di colloquio è la linea guida per il colloquio di valutazione annuale. Il responsabile deve compilarlo, firmarlo e farlo firmare anche al dipendente. Oltre a essere un supporto per un colloquio di successo, vi permette, in un modo o nell'altro, di tenere traccia del piano d'azione previsto. In realtà, lo schema del colloquio deve essere adattato alla situazione e alle esigenze della vostra azienda.

Per progettarlo con successo, si consiglia di inserire nelle prime righe un promemoria delle principali conclusioni del colloquio precedente.

Preparare il colloquio con largo anticipo

Ilcolloquio di valutazione annuale è regolato da principi molto specifici, per questo è importante prepararlo in anticipo. Le informazioni richieste ai dipendenti devono avere un legame diretto e necessario con la valutazione delle loro competenze professionali.

Per evitare di uscire da questo quadro, potete procedere come segue.

Rivedere l'anno passato

Imparare dal passato è essenziale per proiettarsi nel futuro: questa è l'essenza dello scambio professionale. È il momento di fare un bilancio dell'anno passato in azienda, confrontando gli obiettivi fissati con i risultati ottenuti. Se il dipendente è un nuovo assunto, può prendere in considerazione la valutazione del suo predecessore.

Nell'interesse dell'azienda, questi risultati devono essere valutati nel modo più imparziale possibile.

Definizione degli obiettivi per l'anno successivo

Il modo migliore per stabilire in modo efficace gli obiettivi per l'anno successivo è utilizzare come base i risultati delle valutazioni dell'anno precedente. In questo modo, potrete superare i vecchi limiti e sperare in un progresso migliore. Inoltre, dovete assicurarvi di fissare obiettivi raggiungibili, idealmente obiettivi SMART. Devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e limitati nel tempo, in base alle vostre risorse e alla vostra capacità di raggiungerli.

Discutere i propri desideri di evoluzione per l'anno successivo

L'evoluzione di un'azienda dipende dai suoi membri, dal livello più basso a quello più alto. In qualità di datore di lavoro, dovreste sempre discutere con i vostri dipendenti i vostri desideri per l'anno successivo. Questo non solo vi aiuta a scoprire quali sono i piani del dipendente per l'azienda, ma anche a stabilire quali sono le responsabilità.

Creare uno scambio con il dipendente durante il colloquio

Una delle chiavi del successo di un colloquio di valutazione annuale è permettere al dipendente di esprimersi. In effetti, il colloquio deve assumere la forma di un vero e proprio scambio. I dipendenti devono poter esprimere la loro opinione generale sull'azienda. Date loro il tempo di:

• Comunicare le loro aspettative,
• formulare desideri o raccomandazioni
• proporre piani d'azione nella loro area,
• identificare le disfunzioni interne...

Procedere in questo modo permette di prevedere, tutti insieme, un futuro brillante per la vostra azienda, migliorando le sue missioni. Naturalmente, gli scambi devono riguardare solo tutto ciò che riguarda la vita professionale.

Resoconto dopo la riunione

Dopo la riunione, potete inviare una relazione scritta ai dipendenti. Non è necessario che lo firmino. Non è obbligatorio, a meno che il contratto collettivo applicabile in azienda non lo preveda. Tenete presente, tuttavia, che la relazione contiene tutte le informazioni relative alla tabella di marcia per l'anno successivo. Metterlo a disposizione dei vostri dipendenti potrebbe aiutarli a vedere i compiti assegnati loro per sviluppare una buona dinamica sul lavoro.

Attuare le misure dopo il colloquio

Per rendere la valutazione annuale delle prestazioni tanto pratica quanto utile, è necessario pensare alle azioni da intraprendere sulla base dei dati raccolti. È questo il momento di decidere le azioni individuali e collettive, per poi passare alla fase pratica. L'obiettivo rimane lo stesso: monitorare e, soprattutto, sostenere i vostri collaboratori nelle loro rispettive missioni per raggiungere i nuovi obiettivi.

Impostazione delle azioni individuali

In qualità di datore di lavoro o di manager, dopo il successo dell'incontro annuale con i vostri dipendenti, dovreste stabilire delle azioni individuali. Oltre alle loro risoluzioni personali, la vostra parola d'ordine è essenziale e soprattutto attesa. Potete, ad esempio, aiutare il dipendente a raggiungere gli obiettivi fornendo i mezzi necessari. Non dimenticate le promesse fatte durante la riunione.

Inoltre, non esitate a congratularvi con il dipendente per il suo atteggiamento sul lavoro. Questo è importante per far sì che il dipendente lavori in sinergia con i suoi colleghi per dare impulso alle azioni collettive.

Impostazione delle azioni collettive

Le azioni collettive si svolgono all'interno di un gruppo e sono altrettanto importanti di quelle individuali. Anzi, si completano a vicenda. Per definirle, bisogna fare riferimento alle informazioni ricavate dalle discussioni e fare un'analisi complessiva.

Come manager di un'azienda con diverse entità, ad esempio, potete impostare le azioni per ogni entità o gruppo. Se nel frattempo i ritardi di alcuni reparti hanno contribuito al fallimento di un obiettivo, l'azione da definire potrebbe essere quella di richiedere all'entità di riferire regolarmente in merito.