workin.space ajuda-o na sua procura de escritórios flexíveis, operados e chave na mão.

Aluguer por algumas horas a alguns anos

Ah, o escritório com serviços... Este conceito, que faz tremer de inveja as start-ups ambiciosas, fascina as PMEs com falta de metros quadrados e, ao que parece, suscita mesmo alguns debates acesos nos departamentos imobiliários dos grandes grupos. Entre o mito do posto de trabalho personalizado e a realidade orçamental muito menos glamorosa, o escritório chave-na-mão tem tudo para seduzir aqueles que querem trabalhar a sério sem terem de se preocupar com a manutenção da casa.

A ideia é simples: alugar de forma inteligente um espaço de trabalho privado num espaço de coworking ou através de uma oferta dedicada, tirando partido de contratos flexíveis, de numerosos serviços incluídos e, sobretudo, de uma gestão externa impecável. Em vez de se inscreverem durante dez anos num edifício impessoal, estas novas fórmulas personalizadas prometem adaptação, conforto, otimização financeira e zero complicações no dia a dia. Mas, na selva do imobiliário comercial, o que é que estes escritórios de nova geração oferecem de facto? Porque é que o seu sucesso parece estar destinado a continuar? Vejamos mais de perto esta alternativa, que está a mudar a forma como trabalhamos, quer estejamos a gerir três empregados ou uma linha de 300 pessoas.

O que é um escritório com serviços e porque é que este modelo está a explodir atualmente?

O escritório com serviços, por vezes designado por escritório chave-na-mão, não é nem um open space barulhento, nem um armário monástico perdido ao fundo de um corredor. É, sobretudo, um espaço de trabalho privado, isolado da agitação, onde cada equipa dispõe de metros quadrados personalizados num ambiente partilhado e profissional.

Aqui, tudo foi concebido para eliminar o trabalho pesado da gestão: escolha do mobiliário, instalação da Internet, limpeza, receção, café (indispensável), até mesmo a segurança. Os fornecedores ou operadores de serviços de escritório tornam-se magos da logística. Uma chamada telefónica e, de repente, o Wi-Fi funciona corretamente, as lâmpadas mudam sozinhas e ninguém se esquece do rolo de papel no momento crítico. O verdadeiro luxo é a flexibilidade dos contratos: acabaram-se os alugueres eternos, bem-vindos às soluções modernizadas que abrangem os altos e baixos do crescimento, tanto para as start-ups como para os gigantes do CAC 40.

Como é que um escritório com serviços promove um crescimento controlado?

As empresas em fase de arranque adoram dizer "cresça rapidamente sem gastar muito", mas o empreendedorismo é muitas vezes sinónimo de imprevisto. O escritório com serviços permite-lhe ajustar o seu espaço em tempo real: não precisa de se mudar de seis em seis meses ou de guardar cadeiras na cozinha. Esta flexibilidade é tão apelativa para as grandes empresas em busca de novos talentos como para as grandes equipas de projeto, cujo número pode diminuir em função do trabalho.

Para os gestores alérgicos a surpresas desagradáveis, este formato é uma verdadeira mudança de jogo. Precisa de duplicar o tamanho do seu centro de dados ou de reduzir o tamanho após a perda de um cliente importante? Pode ajustar imediatamente o seu aluguer comercial à sua atividade real, sem arrastar uma concha vazia ou sufocar as suas equipas num armário apertado. O crescimento é assim perfeitamente controlado, sem riscos desnecessários.

Porque é que a otimização do orçamento é uma vantagem importante?

De um ponto de vista financeiro, é inegável que o novo escritório oferece uma fórmula vencedora: só paga pela superfície que realmente utiliza. Isto significa que não tem de atirar dinheiro pela janela todos os meses, especialmente quando a sua equipa oscila entre o teletrabalho massivo e o regresso esporádico ao escritório.

Outro ponto importante é que todas as despesas fixas - eletricidade, Internet, limpeza, gestão das áreas comuns - estão incluídas. Não há necessidade de fazer malabarismos com três contratos de fornecedores diferentes ou de andar à procura do gestor do edifício que está incontactável. A empresa controla facilmente os seus custos, ao mesmo tempo que beneficia de vantagens grossistas negociadas diretamente pelooperador do local. O resultado: um orçamento optimizado e previsível, perfeito para manter o seu banqueiro no seu bolso.

Que serviços incluídos transformam realmente a experiência do utilizador?

Um escritório com serviços não se resume a quatro paredes pintadas e duas plantas cansadas. Por detrás desta oferta, encontra-se uma miríade de serviços de qualidade superior, normalmente fora do alcance de muitas empresas. Zonas de relaxamento, salas de reunião totalmente equipadas, gestão de correio, impressão self-service, apoio técnico reativo e, dependendo da reputação das instalações, fontes de doces ou telhados panorâmicos para festas selvagens depois do trabalho.

Ocasionalmente, são até organizados clubes temáticos ou eventos de rede eléctrica para o ajudar a descontrair. O objetivo continua a ser o mesmo: simplificar tudo o que não tem nada a ver com a atividade principal, de modo a guardar as nossas forças para as verdadeiras prioridades estratégicas. Uma verdadeira mais-valia para a qualidade de vida profissional e a atratividade da empresa.

• Acesso seguro 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Mobiliário moderno e ergonómico
• Plataformas de reserva de salas
• Suporte informático dedicado
• Áreas comuns de fácil utilização
• Actividades comunitárias e eventos empresariais

Coworking vs. escritório com serviços: quais são as diferenças fundamentais?

A principal diferença é que, enquanto o coworking oferece uma partilha de espaços sem fronteiras (open spaces, hot desks em abundância), o escritório com serviços garante uma verdadeira privatização de um espaço dedicado. Em suma, passamos de um apartamento partilhado e agitado para um T3 tranquilo, totalmente equipado, independente e personalizável.

Dizer que o coworking não oferece serviços seria uma inverdade. No entanto, a mudança para um escritório com serviços aumenta claramente a fasquia em termos de confidencialidade, de isolamento para reuniões cruciais e de um sentimento de pertença ao "seu" mundo, mantendo o convívio do coletivo em torno das áreas comuns. Em suma, o melhor dos dois mundos para quem gosta de tranquilidade sem renunciar à dinâmica colectiva.

Quem beneficia com este novo paradigma do imobiliário empresarial?

Se tivéssemos de traçar um retrato do feliz inquilino de um escritório com serviços, a diversidade faria qualquer agente imobiliário ficar verde de inveja. As empresas em fase de arranque procuram um local flexível onde possam crescer serenamente. As PME procuram a liberdade de mudar de velocidade rapidamente, sem ficarem presas a um contrato de arrendamento complicado. Quanto aos grandes grupos, exploram estes espaços privatizados para apoiar as suas filiais locais ou otimizar a sua política de mobilidade interna.

Esta democratização afecta, portanto, um largo espetro, com cada grupo a modular a fórmula graças à flexibilidade das ofertas. Alguns misturam espaços privados operacionais com reservas ocasionais em cidades secundárias, enquanto outros ligam as suas equipas dispersas à velocidade da fibra. O resultado: um ambiente de trabalho evolutivo e sempre adaptado ao ritmo real da atividade, longe dos modelos rígidos de outrora.

Gestão externalizada: uma verdadeira tábua de salvação para os recursos internos?

Delegar a gestão quotidiana do escritório a um prestador de serviços especializado não só liberta tempo, como também alivia a pressão sobre as equipas de RH e os gestores de escritório, que se vêem demasiadas vezes encurralados entre orçamentos excessivos e manutenções imprevistas.

Com um único ponto de contacto dedicado ao mobiliário, ao equipamento, à manutenção e ao entretenimento, as dores de cabeça logísticas são uma coisa do passado. O resultado é uma maior paz de espírito e - sejamos honestos - um melhor ambiente de trabalho quando tudo corre bem, sem fricções desnecessárias.

Equipamento e disposição como factores de produtividade?

Por muito que nos agarremos aos nossos hábitos, um escritório concebido e decorado por profissionais é um verdadeiro estímulo para a moral. Mobiliário ergonómico, sinalética clara, design zen ou vistoso: tudo conta para tornar agradável (e eficiente) um dia de oito horas entre ecrãs e flipcharts.

Mesmo os nostálgicos da ficus de plástico reconhecem que uma disposição bem pensada favorece a concentração, aumenta a coesão da equipa e pode transformar a redação de mais um relatório num prazer quase diário.

Aluguer inteligente: pontos a considerar antes de optar por um escritório chave-na-mão

A adoção de um escritório com serviços não é apenas uma questão de moda ou de buzz no LinkedIn com histórias de filtros de café com leite. É necessário ter em conta um certo número de critérios: localização (central ou fora do centro, mas ligado), modularidade do espaço, qualidade das aberturas, nível real de standing ou capacidade do prestador de serviços para acompanhar o seu crescimento.

Atenção, nem tudo são rosas no maravilhoso mundo das soluções chave-na-mão. Para tirar partido da flexibilidade dos contratos, é necessário estar atento à transparência das tarifas e dos serviços para evitar surpresas desagradáveis. Além disso, é necessário examinar a compatibilidade cultural com o ambiente de coworking, a menos que a organização das conferências de clientes entre um torneio de matraquilhos e um workshop de sumos de desintoxicação se enquadre na sua imagem de marca.

• Compare os níveis de confidencialidade oferecidos por cada espaço
• Verificar os serviços técnicos incluídos (wi-fi, apoio informático em tempo real, etc.).
• Avalie eventuais custos adicionais (impressão, estacionamento, logística do evento).
• Imagine a sua trajetória de crescimento para calibrar as superfícies de que necessita hoje e no futuro
• Reúna-se com o operador ou prestador de serviços antes de assinar para testar a relação humana.

Os pontos fortes do workin.space: apoio e uma plataforma global

No caos do mercado dos escritórios, a workin.space distingue-se pela oferta de serviços adaptados ao ritmo frenético do quotidiano empresarial: aqui, duas actividades principais merecem uma menção especial para todos aqueles que procuram tranquilidade... ou apenas um escritório com uma cadeira que não range.

A primeira corda do nosso arco: apoio personalizado para ajudar cada empresa a encontrar um espaço de escritório chave-na-mão a longo prazo. Não é necessário lutar para encontrar o espaço ideal! Especialistas que ouvem, análise das necessidades específicas, pesquisa direcionada: tudo foi concebido para tornar a transição para um novo espaço de trabalho quase um passeio no parque. Quer se trate de uma PME à procura de estabilidade ou de uma equipa híbrida alérgica a compromissos a dez anos, a solução existe.

O segundo grande trunfo desta solução é a sua plataforma internacional, que lhe permite reservar uma sala de reuniões, um escritório privado ou um posto de trabalho à hora ou ao dia em mais de 50 países, com apenas alguns cliques. Diga adeus aos suores frios antes de cada viagem de negócios: seja qual for o seu destino, encontrará um espaço adequado às suas necessidades, desde um canto tranquilo para brainstorming até uma grande sala de conferências modular. Esta abordagem simplifica radicalmente a gestão da mobilidade empresarial e promove uma organização fluida, em qualquer parte do mundo.

Como simplificar a pesquisa e a reserva de espaços de trabalho?

Quer esteja à procura de uma joia rara para os próximos seis meses ou a entrar em pânico antes de cada reunião por não haver uma mesa disponível, a tecnologia desempenha agora o papel de facilitador. Não há necessidade de procurar em dezassete sites diferentes ou escrever mensagens dignas de uma carta de apresentação para obter uma resposta.

Existem agora plataformas centralizadas que tornam o aluguer de escritórios adequado a quase todas as necessidades. Reservar uma sala de reuniões por duas horas? Agora já pode. Encontrar um posto de trabalho por hora perto da estação, para evitar a infame combinação de metro-stress-café a preços excessivos? Não há problema. Esqueça a caça ao tesouro, tudo está apenas a um clique de distância, desde uma sala privada envidraçada a um pufe colorido numa área lounge.

Que serviços de apoio podem as empresas encontrar para as ajudar a escolher o seu espaço de escritórios chave-na-mão?

Encontrar o espaço de trabalho certo pode rapidamente tornar-se numa busca exaustiva, especialmente quando cada decisão se assemelha a um menu de restaurante de três estrelas. É por isso que alguns especialistas oferecem um apoio personalizado, analisando as especificações, a dimensão da equipa e os desejos decorativos (sejamos francos, todos sonham com uma fonte de chá). Este apoio facilita a transição para escritórios chave-na-mão, sem que ninguém precise de pesquisar no Google "evitar cláusula abusiva de arrendamento comercial".

O objetivo é combinar, sem forçar, as expectativas internas com as oportunidades oferecidas pela nova geração de escritórios flexíveis. Longe vão os dias de visitas intermináveis durante a semana ou de compromissos perdidos devido a um edifício mal sinalizado. Dê lugar a uma eficiência pragmática e a uma escolha serena.

Como é que se pode aceder rapidamente a espaços em 50 países com toda a tranquilidade?

Para aqueles que atravessam o mundo como maratonistas experientes, é difícil controlar os fusos horários, os endereços seguros e as diferenças culturais no mundo do coworking. Atualmente, muitos trabalhadores utilizam ferramentas internacionais totalmente digitalizadas para reservar o seu escritório ou sala de reuniões em tempo real.

Qual é a força desta mutualização? Ganhar em flexibilidade: um freelancer escolhe um lugar em Paris na segunda-feira, uma equipa reserva uma sala em Madrid ou em Seul já na quarta-feira. Este vasto leque de possibilidades favorece claramente a colaboração transfronteiriça, racionalizando simultaneamente a utilização do tempo e dos recursos.

• Teletrabalhadores pontuais que procuram uma posição temporária.
• Empresas em expansão que necessitam de um espaço de escritório escalável.
• Aventureiros profissionais que exploram novos mercados globais.
• Formadores, consultores e coaches que gerem a sua agenda de compromissos em várias cidades.