La sécurité des données et des individus dans des espaces de travail flexbiles

La sécurité des données et des personnes est un sujet crucial pour les entreprises qui sont aujourd’hui sujettes à de plus en plus d’hacking, de cyberattaque et de fuite des données. Une question qui se pose aussi pour les espaces de coworking qui sont devenus le prolongement des entreprises en accueillant des collaborateurs de toutes sphères au sein de leurs espaces de travail hybrides. Les questions liées à la protection des données personnelles, à la sécurité des réseaux, aux contrôles d’accès… sont clés pour garantir un environnement professionnel sécurisé et conforme aux normes légales. Focus sur les principaux enjeux et sur quelques-unes des initiatives développées par ces espaces de bureaux flexibles.

La cybersécurité : une affaire qui coûte cher aux entreprises

Les entreprises sont les premières touchées par les cyberattaques et le cyberharcèlement, entraînant un coût de près de 2 milliards d'euros pour la France en 2022. Le cabinet Asteres révèle aussi que le coût des pertes pour les organisations s’élève à 888 millions d’euros auxquels s’ajoutent 887 millions de coûts directs pour répondre aux conséquences de ces cyberattaques. La facture est donc très salée !

Du fait de la digitalisation des entreprises et leur recours massif au télétravail, celles-ci sont en effet devenues plus vulnérables. Et la menace est bien réelle pour toutes les entreprises. Selon le rapport Hiscox « Cyber Readiness 2023 », nous y découvrons que 53% des entreprises françaises ont signalé au moins une attaque au cours de l’année et que si 70% des entreprises touchées restent les entreprises de plus de 1 000 salariés, l’exposition des petites structures se généralise avec une progression d’attaques effectives en 3 ans de +50%.

Les entreprises sont ainsi appelées à renforcer leurs systèmes de sécurité et à réaliser des audits réguliers tout en organisant des opérations de prévention envers leurs salariés.

La nouvelle directive sur la sécurité des réseaux et d’information (NIS) impose déjà des exigences plus strictes, et sa version optimisée NIS2 va obliger dans moins d’un an les entreprises à assurer la sécurité intégrale de l’ensemble de leurs systèmes internes avec clients, partenaires et fournisseurs. Pour les grands groupes, cela pose un défi majeur : celui de sécuriser et de surveiller en permanence leur infrastructure numérique répartie aujourd’hui sur plusieurs clouds. Mais comment répondre à ces impératifs pour ses travailleurs nomades ?

Comment les espaces de coworking garantissent la sécurité de leurs espaces et réseaux ?

Les espaces de coworking sont au fait de tous ces sujets puisque leur modèle économique en dépend. La question de la sécurité est intégrée dès le départ dans la conception des espaces de bureau flexibles. Malgré l'idée préconçue selon laquelle les espaces de bureaux partagés pourraient être moins sécurisés en raison de l'utilisation commune des installations, ces espaces mettent en place des mesures strictes pour isoler les connexions client et assurer la confidentialité des données de chaque entreprise. Ils utilisent une technologie de pointe, des partenaires spécialisés, et réalisent des tests réguliers pour assurer la conformité et l'efficacité des mesures de sécurité.

A la question « Que peut faire votre entreprise pour garantir la sécurité de ses données ? » James Mitchell, directeur des solutions d’entreprise chez IWG, a une recommandation plutôt sans couture, celle d’utiliser des espaces de bureau partagés : « Cela peut sembler paradoxal, mais si vous voulez garantir la sécurité des données de votre entreprise, l’espace de bureau partagé est un endroit adapté ».

Chez Wojo aussi le sujet est pris à bras le corps. Parmi les mesures de sécurité mises en place pour les coworkers : traçage des accès aux bureaux, isolement pour échanger sur des sujets précis, filtres de confidentialité sur les écrans, vitrophanie pour certains espaces, verrouillage systématique des sessions…

Avoir son propre réseau wifi ou routeur privé, une liaison VPN entre vos différents bureaux, héberger votre propre matériel IT dans la baie informatique… Tout est possible pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ce n’est pas pour rien que des cabinets d’avocats ou de notaires et même des banques peuvent avoir des bureaux dans des espaces de coworking.

Au-delà de l’action, il y a la prévention et chez W’In Coworking, il y a même une équipe de sécurité de l’espace de coworking. Elle fournit notamment des réglementations en la matière parmi lesquelles : la création de mots de passe forts, l’utilisation de logiciels antivirus ou encore l’utilisation de sauvegardes régulières sur des serveurs sécurisés, des disques durs externes ou la mise en place de systèmes de sauvegarde automatiques. 

Sécurité des personnes : la réponse des espaces de coworking

La sécurité physique prend également une place essentielle dans les espaces de bureau partagé.

IWG a instauré pour cela la mise en place de nouvelles serrures électroniques dans tous les nouveaux centres. Au lieu de changer physiquement les serrures des bureaux lorsque les clients déménagent, les nouvelles serrures permettront aux clients d'accéder à leurs espaces à l'aide de leur smartphone. Ces serrures électroniques offrent un contrôle accru, permettant aux clients de gérer leur espace et de suivre l'utilisation des salles via une application. Toute tentative d'ouverture non autorisée est enregistrée, renforçant ainsi la sécurité des locaux. Le déploiement de cette technologie a déjà eu lieu dans 280 centres, couvrant près de 15 000 serrures contrôlées par téléphone. IWG prévoit d'équiper jusqu'à cinq centres par semaine avec cette nouvelle technologie. Cette initiative vise à offrir aux clients un environnement de travail sécurisé.

D’autres espaces font quant à eux le choix de la surveillance vidéo des espaces de coworking comme chez Multiburo et Wework. Ou dans certains cas, engagent des services de sécurité externes, en particulier pour les espaces de coworking de grande envergure. Cela peut inclure la présence de gardes de sécurité ou la sous-traitance de la sécurité à des entreprises spécialisées.

Le récap’

La cybersécurité, en constante adaptation aux nouvelles menaces, s'impose donc comme un impératif majeur. Les espaces de coworking, conscients de leur rôle crucial dans le maintien de la confidentialité des données, font preuve d'une vigilance constante. Le déploiement de technologies de pointe, les partenariats avec des experts de la sécurité et les audits réguliers attestent de leur engagement envers la protection des informations sensibles des entreprises résidentes. Parallèlement, la sécurité physique n'est pas en reste. Des initiatives telles que les serrures électroniques, la surveillance vidéo, ou l'engagement d'équipes de sécurité, contribuent à créer un environnement où les individus se sentent non seulement productifs mais aussi protégés.

Les espaces de coworking ne se contentent pas d'offrir un lieu de travail flexible, mais ils érigent aussi des remparts robustes contre les défis sécuritaires modernes. La synergie entre flexibilité professionnelle et sécurité fait des espaces de coworking des acteurs incontournables dans l'évolution dynamique du monde professionnel, offrant un équilibre sécurisé pour les entreprises et les professionnels qui choisissent ces environnements novateurs.