Daten- und Personensicherheit in flexiblen Workspaces

Die Sicherheit von Daten und Menschen ist ein entscheidendes Thema für Unternehmen, die heute zunehmend von Hackerangriffen, Cyberattacken und Datenlecks betroffen sind. Dies gilt auch für Coworking Spaces, die zu einem verlängerten Arm der Unternehmen geworden sind und Mitarbeiter aus allen Bereichen des Lebens in ihren hybriden Arbeitsräumen willkommen heißen. Fragen wie der Schutz personenbezogener Daten, Netzwerksicherheit und Zugangskontrolle sind der Schlüssel zur Gewährleistung eines sicheren, rechtskonformen Arbeitsumfelds. Focus auf die wichtigsten Themen und auf einige der Initiativen, die von diesen flexiblen Büroräumen entwickelt wurden.

Cybersicherheit: eine kostspielige Angelegenheit für Unternehmen

Unternehmen sind die ersten, die von Cyberangriffen und Cyberbelästigung betroffen sind, was Frankreich bis 2022 fast 2 Milliarden Euro kosten wird. Asteres gibt außerdem an, dass sich die Kosten für die Verluste der Unternehmen auf 888 Millionen Euro belaufen, zu denen noch 887 Millionen Euro an direkten Kosten für die Reaktion auf die Folgen dieser Cyberangriffe hinzukommen. Das ist ein hoher Preis, der zu zahlen ist!

Die Digitalisierung von Lea und die massive Nutzung von Telearbeit haben die Unternehmen anfälliger gemacht. Und die Bedrohung ist für alle Unternehmen sehr real. Laut dem Hiscox-Bericht " Cyber Readiness 2023 " haben 53 % der französischen Unternehmen im vergangenen Jahr mindestens einen Angriff gemeldet. Während 70 % der betroffenen Unternehmen nach wie vor Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sind, werden kleinere Strukturen immer häufiger angegriffen, wobei die Zahl der tatsächlichen Angriffe innerhalb von drei Jahren um 50 % gestiegen ist.

Die Unternehmen sind daher aufgerufen, ihre Sicherheitssysteme zu verstärken, regelmäßige Audits durchzuführen und gleichzeitig Präventivmaßnahmen für ihre Mitarbeiter zu organisieren.

Die neue Richtlinie zur Netz- und Informationssicherheit (NIS) stellt bereits strengere Anforderungen, und ihre optimierte Version, NIS2, wird in weniger als einem Jahr von den Unternehmen verlangen, die vollständige Sicherheit aller ihrer internen Systeme mit Kunden, Partnern und Lieferanten zu gewährleisten. Für große Unternehmen stellt dies eine große Herausforderung dar: die Sicherung und ständige Überwachung ihrer digitalen Infrastruktur, die mittlerweile über mehrere Clouds verteilt ist. Aber wie können diese Anforderungen für Nomaden erfüllt werden?

Wie garantieren Coworking Spaces die Sicherheit ihrer Räume und Netzwerke?

Coworking Spaces sind mit diesen Fragen bestens vertraut, denn ihr Geschäftsmodell hängt davon ab. Die Frage der Sicherheit wird bei der Gestaltung flexibler Büroräume von Anfang an berücksichtigt. Entgegen der vorgefassten Meinung, dass gemeinsam genutzte Büroräume aufgrund der gemeinsamen Nutzung von Einrichtungen weniger sicher sind, werden in diesen Räumen strenge Maßnahmen zur Isolierung der Kundenverbindungen und zur Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten jedes Unternehmens ergriffen. Sie nutzen modernste Technologie, spezialisierte Partner und führen regelmäßige Tests durch, um die Einhaltung der Vorschriften und die Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.

Auf die Frage "Was kann Ihr Unternehmen tun, um die Sicherheit seiner Daten zu gewährleisten?" hat James Mitchell, Director of Enterprise Solutions bei IWG, eine ziemlich nahtlose Empfehlung, nämlich die Nutzung gemeinsam genutzter Büroräume: "Es mag paradox klingen, aber wenn Sie die Sicherheit der Daten Ihres Unternehmens gewährleisten wollen, sind gemeinsam genutzte Büroflächen ein geeigneter Ort."

Auch bei Wojo wird das Thema offensiv angegangen. Zu den Sicherheitsmaßnahmen für die Mitarbeiter gehören: Rückverfolgung des Zugangs zu den Büros, Isolierung des Austauschs über bestimmte Themen, Vertraulichkeitsfilter auf den Bildschirmen, Verglasung bestimmter Räume, systematische Sperrung der Sitzungen...

Ein eigenes WLAN-Netz oder ein privater Router, eine VPN-Verbindung zwischen Ihren verschiedenen Büros, die Unterbringung Ihrer eigenen IT-Ausrüstung im Computerraum... Alles ist möglich, um sich an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens anzupassen. Nicht umsonst können Anwaltskanzleien, Notariate und sogar Banken ihre Büros in Coworking Spaces einrichten.

Neben der Aktion gibt es auch die Prävention, und bei W'In Coworking gibt es sogar ein Sicherheitsteam für Coworking Spaces. Zu den Empfehlungen des Teams gehören die Einrichtung starker Passwörter, die Verwendung von Antiviren-Software und regelmäßige Backups auf sicheren Servern, externen Festplatten oder automatischen Backup-Systemen.

Persönliche Sicherheit: die Antwort der Coworking Spaces

Diephysische Sicherheit spielt auch in gemeinsam genutzten Büroräumen eine wichtige Rolle.

Zu diesem Zweck hatIWG neue elektronische Schlösser in allen neuen Zentren eingeführt. Anstatt die Schlösser der Büros bei einem Umzug physisch auszutauschen, ermöglichen die neuen Schlösser den Kunden den Zugang zu ihren Räumen über ihr Smartphone. Diese elektronischen Schlösser bieten eine bessere Kontrolle und ermöglichen es den Kunden, ihren Raum zu verwalten und die Raumnutzung über eine App zu verfolgen. Jeder Versuch eines unbefugten Öffnens wird aufgezeichnet, was die Sicherheit der Räumlichkeiten erhöht. Diese Technologie wurde bereits in 280 Zentren eingesetzt und umfasst fast 15.000 telefongesteuerte Schlösser. IWG plant, bis zu fünf Zentren pro Woche mit der neuen Technologie auszustatten. Ziel dieser Initiative ist es, den Kunden ein sicheres Arbeitsumfeld zu bieten.

Andere Einrichtungen wie Multiburo und WeWork setzen auf Videoüberwachung von Coworking-Spaces. In einigen Fällen werden auch externe Sicherheitsdienste engagiert, insbesondere für größere Coworking-Spaces. Dazu kann die Anwesenheit von Wachpersonal gehören oder die Auslagerung der Sicherheit an spezialisierte Unternehmen.

Kurz und bündig

Die Cybersicherheit, die sich ständig an neue Bedrohungen anpasst, ist daher ein wichtiges Gebot. Coworking Spaces, die sich ihrer entscheidenden Rolle bei der Wahrung der Vertraulichkeit von Daten bewusst sind, sind ständig auf der Hut. Der Einsatz von Spitzentechnologien, Partnerschaften mit Sicherheitsexperten und regelmäßige Audits zeugen von ihrem Engagement für den Schutz der sensiblen Informationen der ansässigen Unternehmen. Aber auch die physische Sicherheit ist keine Ausnahme. Initiativen wie elektronische Schlösser, Videoüberwachung oder die Einstellung von Sicherheitsteams tragen dazu bei, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter nicht nur produktiv, sondern auch geschützt fühlen.

Coworking-Spaces bieten nicht nur einen flexiblen Arbeitsplatz, sondern bilden auch ein robustes Bollwerk gegen moderne Sicherheitsherausforderungen. Die Synergie zwischen beruflicher Flexibilität und Sicherheit macht Coworking Spaces zu wichtigen Akteuren in der dynamischen Entwicklung der Berufswelt und bietet ein sicheres Gleichgewicht für Unternehmen und Fachleute, die sich für diese innovativen Umgebungen entscheiden.