Segurança de dados e pessoal em espaços de trabalho flexíveis

A segurança dos dados e das pessoas é uma questão crucial para as empresas, que hoje em dia estão cada vez mais sujeitas a pirataria informática, ciberataques e fuga de dados. Esta é também uma questão para os espaços de coworking, que se tornaram uma extensão das empresas, acolhendo trabalhadores de todos os sectores nos seus espaços de trabalho híbridos. Questões como a proteção de dados pessoais, a segurança da rede e o controlo de acesso são fundamentais para garantir um ambiente de trabalho seguro e em conformidade com a lei. Concentre-se nas principais questões e em algumas das iniciativas desenvolvidas por estes espaços de escritórios flexíveis.

Cibersegurança: uma questão dispendiosa para as empresas

As empresas são as primeiras a ser afectadas pelos ciberataques e pelo ciberassédio, que custarão à França quase 2 mil milhões de euros até 2022. Asteres revela ainda que o custo das perdas para as organizações ascende a 888 milhões de euros, aos quais se juntam 887 milhões em custos directos para responder às consequências destes ciberataques. É um preço muito elevado a pagar!

A digitalização e o recurso maciço ao teletrabalho tornaram as empresas mais vulneráveis. E a ameaça é muito real para todas as empresas. De acordo com o relatório Hiscox " Cyber Readiness 2023 ", 53% das empresas francesas comunicaram pelo menos um ataque no ano passado e, embora 70% das empresas afectadas continuem a ser as que têm mais de 1000 empregados, a exposição das estruturas mais pequenas está a generalizar-se, com um aumento de 50% dos ataques reais em 3 anos.

As empresas são, por conseguinte, convidadas a reforçar os seus sistemas de segurança e a efetuar auditorias regulares, organizando igualmente medidas preventivas para os seus empregados.

A nova Diretiva relativa à segurança das redes e da informação (NIS) já impõe requisitos mais rigorosos e a sua versão optimizada, a menos de um ano, a NIS2 exigirá que as empresas garantam a segurança total de todos os seus sistemas internos com clientes, parceiros e fornecedores. Para as grandes empresas, isto coloca um grande desafio: o de proteger e monitorizar constantemente a sua infraestrutura digital, agora espalhada por várias nuvens. Mas como responder a estes imperativos para os trabalhadores nómadas?

Como é que os espaços de coworking garantem a segurança dos seus espaços e das suas redes?

Os espaços de cow orking conhecem bem estas questões, uma vez que o seu modelo de negócio depende disso. A questão da segurança é integrada na conceção dos espaços de escritórios flexíveis desde o início. Apesar da ideia preconcebida de que os espaços de escritórios partilhados podem ser menos seguros devido à utilização partilhada das instalações, estes espaços implementam medidas rigorosas para isolar as ligações dos clientes e garantir a confidencialidade dos dados de cada empresa. Utilizam tecnologia de ponta, parceiros especializados e efectuam testes regulares para garantir a conformidade e a eficácia das medidas de segurança.

À pergunta "O que é que a sua empresa pode fazer para garantir a segurança dos seus dados?", James Mitchell, Diretor de Soluções Empresariais da IWG, faz uma recomendação bastante simples, a de utilizar espaços de escritórios partilhados: "Pode parecer paradoxal, mas se quiser garantir a segurança dos dados da sua empresa, os espaços de escritórios partilhados são um local adequado".

Também na Wojo, o assunto está a ser abordado de frente. Entre as medidas de segurança implementadas para os colegas de trabalho: rastreio do acesso aos gabinetes, isolamento para as trocas de informações sobre assuntos específicos, filtros de confidencialidade nos ecrãs, envidraçamento de certos espaços, bloqueio sistemático das sessões...

Ter a sua própria rede wifi ou um router privado, uma ligação VPN entre os seus diferentes gabinetes, alojar o seu próprio equipamento informático no parque informático... Tudo é possível para se adaptar às necessidades específicas de cada empresa. Não é por acaso que os escritórios de advogados, os cartórios notariais e até os bancos podem ter escritórios em espaços de coworking.

Para além da ação, há a prevenção e, no W'In Coworking, existe até uma equipa de segurança do espaço de coworking. As recomendações da equipa incluem a criação de palavras-passe fortes, a utilização de software antivírus e cópias de segurança regulares em servidores seguros, discos rígidos externos ou sistemas de cópia de segurança automática.

Segurança pessoal: a resposta dos espaços de coworking

A segurança física também desempenha um papel essencial nos espaços de escritórios partilhados.

Para tal, a IWG introduziu novas fechaduras electrónicas em todos os novos centros. Em vez de mudar fisicamente as fechaduras dos escritórios quando os clientes se mudam, as novas fechaduras permitirão que os clientes acedam aos seus espaços utilizando os seus smartphones. Estas fechaduras electrónicas oferecem um maior controlo, permitindo aos clientes gerir o seu espaço e acompanhar a utilização da sala através de uma aplicação. Qualquer tentativa de abertura não autorizada é registada, reforçando a segurança das instalações. Esta tecnologia já foi implementada em 280 centros, abrangendo cerca de 15.000 fechaduras controladas por telefone. A IWG planeia equipar até cinco centros por semana com a nova tecnologia. Esta iniciativa tem como objetivo oferecer aos clientes um ambiente de trabalho seguro.

Outros espaços estão a optar pela videovigilância dos espaços de coworking, como o Multiburo e o WeWork. Ou, nalguns casos, contratam serviços de segurança externos, sobretudo para espaços de coworking de maior dimensão. Isto pode incluir a presença de guardas de segurança ou a subcontratação de segurança a empresas especializadas.

Em suma

A cibersegurança, em constante adaptação às novas ameaças, é assim um imperativo importante. Os espaços de coworking, conscientes do seu papel crucial na manutenção da confidencialidade dos dados, estão constantemente vigilantes. A utilização de tecnologias de ponta, as parcerias com especialistas em segurança e as auditorias regulares atestam o seu empenho em proteger as informações sensíveis das empresas residentes. Ao mesmo tempo, a segurança física não é exceção. Iniciativas como as fechaduras electrónicas, a videovigilância ou a contratação de equipas de segurança ajudam a criar um ambiente onde os indivíduos se sentem não só produtivos, mas também protegidos.

Os espaços de coworking não só oferecem um local de trabalho flexível, como também erguem baluartes robustos contra os desafios de segurança modernos. A sinergia entre a flexibilidade profissional e a segurança faz dos espaços de coworking actores-chave na evolução dinâmica do mundo profissional, oferecendo um equilíbrio seguro às empresas e aos profissionais que escolhem estes ambientes inovadores.