Gegevens- en persoonsbeveiliging in flexibele werkruimten

De veiligheid van gegevens en mensen is van cruciaal belang voor bedrijven, die tegenwoordig steeds vaker te maken hebben met hacking, cyberaanvallen en het lekken van gegevens. Dit is ook een probleem voor coworking spaces, die een verlengstuk van bedrijven zijn geworden en werknemers van alle rangen en standen verwelkomen in hun hybride werkruimtes. Zaken als de bescherming van persoonlijke gegevens, netwerkbeveiliging en toegangscontrole zijn essentieel om een veilige werkomgeving te garanderen die aan de wet voldoet. Focus op de belangrijkste kwesties en op enkele van de initiatieven die door deze flexibele kantoorruimtes zijn ontwikkeld.

Cyberbeveiliging: een kostbare zaak voor bedrijven

Bedrijven worden als eerste getroffen door cyberaanvallen en cyberpesten, wat Frankrijk in 2022 bijna 2 miljard euro zal kosten. Asteres onthult ook dat de kosten van de verliezen voor organisaties 888 miljoen euro bedragen, waar nog eens 887 miljoen aan directe kosten bijkomt om te reageren op de gevolgen van deze cyberaanvallen. Dat is een flinke prijs om te betalen!

De digitalisering en het massale gebruik van telewerken hebben bedrijven kwetsbaarder gemaakt. En de dreiging is zeer reëel voor alle bedrijven. Volgens het Hiscox-rapport " Cyber Readiness 2023 " heeft 53% van de Franse bedrijven ten minste één aanval in het afgelopen jaar gemeld en hoewel 70% van de getroffen bedrijven nog steeds bedrijven met meer dan 1.000 werknemers zijn, worden kleinere structuren steeds kwetsbaarder, met een toename van 50% van het aantal daadwerkelijke aanvallen in 3 jaar.

Bedrijven worden daarom opgeroepen om hun beveiligingssystemen te versterken en regelmatige audits uit te voeren, terwijl ze ook preventieve maatregelen voor hun werknemers organiseren.

De nieuwe Netwerk- en Informatiebeveiligingsrichtlijn (NIS) legt al strengere eisen op, en de geoptimaliseerde versie van NIS2, die over minder dan een jaar klaar is, zal bedrijven verplichten om de volledige beveiliging van al hun interne systemen met klanten, partners en leveranciers te garanderen. Voor grote bedrijven betekent dit een grote uitdaging: het beveiligen en constant monitoren van hun digitale infrastructuur, die nu verspreid is over verschillende clouds. Maar hoe kunnen nomadische werknemers aan deze eisen voldoen?

Hoe kunnen coworking spaces de veiligheid van hun ruimtes en netwerken garanderen?

Coworking spaces weten alles over deze kwesties, omdat hun bedrijfsmodel ervan afhangt. De kwestie van veiligheid is vanaf het begin ingebouwd in het ontwerp van flexibele kantoorruimtes. Ondanks het vooroordeel dat gedeelde kantoorruimtes minder veilig zouden zijn door het gedeelde gebruik van faciliteiten, implementeren deze ruimtes strikte maatregelen om klantverbindingen te isoleren en de vertrouwelijkheid van de gegevens van elk bedrijf te garanderen. Ze maken gebruik van de modernste technologie, gespecialiseerde partners en voeren regelmatig tests uit om ervoor te zorgen dat de beveiligingsmaatregelen worden nageleefd en effectief zijn.

Op de vraag "Wat kan uw bedrijf doen om de veiligheid van zijn gegevens te garanderen?" heeft James Mitchell, directeur Enterprise Solutions bij IWG, een nogal naadloze aanbeveling, namelijk het gebruik van gedeelde kantoorruimtes: "Het klinkt misschien paradoxaal, maar als u de veiligheid van de gegevens van uw bedrijf wilt garanderen, is een gedeelde kantoorruimte een geschikte plek."

Ook bij Wojo wordt het onderwerp stevig aangepakt. Onder de veiligheidsmaatregelen voor medewerkers: tracering van de toegang tot kantoren, isolatie voor uitwisselingen over specifieke onderwerpen, vertrouwelijkheidsfilters op schermen, beglazing voor bepaalde ruimtes, systematische vergrendeling van sessies...

Een eigen wifi-netwerk of privérouter, een VPN-verbinding tussen de verschillende kantoren, hosting van je eigen IT-apparatuur in de computerruimte... Alles is mogelijk om aan te passen aan de specifieke behoeften van elk bedrijf. Het is niet voor niets dat advocatenkantoren, notariskantoren en zelfs banken kantoren kunnen hebben in coworking spaces.

Naast actie is er ook preventie, en bij W'In Coworking is er zelfs een beveiligingsteam voor coworkings. De aanbevelingen van het team zijn onder andere het instellen van sterke wachtwoorden, het gebruik van antivirussoftware en regelmatige back-ups op beveiligde servers, externe harde schijven of automatische back-upsystemen.

Persoonlijke veiligheid: het antwoord van coworking spaces

Fysieke beveiliging speelt ook een essentiële rol in gedeelde kantoorruimtes.

Daarom heeftIWG nieuwe elektronische sloten geïntroduceerd in alle nieuwe centra. In plaats van het fysiek vervangen van de sloten wanneer klanten verhuizen, geven de nieuwe sloten klanten toegang tot hun ruimtes met behulp van hun smartphone. Deze elektronische sloten bieden meer controle, waardoor klanten hun ruimte kunnen beheren en het gebruik van de ruimte kunnen bijhouden via een app. Elke poging tot ongeoorloofde opening wordt geregistreerd, waardoor de beveiliging van de ruimte wordt versterkt. Deze technologie is al geïmplementeerd in 280 centra, met bijna 15.000 telefonisch bediende sloten. IWG is van plan om tot vijf centra per week uit te rusten met de nieuwe technologie. Dit initiatief is bedoeld om klanten een veilige werkomgeving te bieden.

Andere ruimtes kiezen voor videobewaking van coworking spaces, zoals Multiburo en WeWork. Of huren in sommige gevallen externe beveiligingsdiensten in, vooral voor grotere coworking spaces. Dit kan de aanwezigheid van beveiligers inhouden of het uitbesteden van beveiliging aan gespecialiseerde bedrijven.

In een notendop

Cyberbeveiliging, die zich voortdurend aanpast aan nieuwe bedreigingen, is dus een belangrijke noodzaak. Coworking-ruimten zijn zich bewust van hun cruciale rol bij het bewaren van de vertrouwelijkheid van gegevens en zijn daarom voortdurend waakzaam. De inzet van geavanceerde technologieën, partnerschappen met beveiligingsexperts en regelmatige audits getuigen van hun inzet om de gevoelige informatie van de ingezeten bedrijven te beschermen. Tegelijkertijd is fysieke beveiliging geen uitzondering. Initiatieven zoals elektronische sloten, videobewaking of het inhuren van beveiligingsteams helpen bij het creëren van een omgeving waarin mensen zich niet alleen productief maar ook beschermd voelen.

Coworking spaces bieden niet alleen een flexibele werkplek, ze vormen ook stevige bolwerken tegen moderne beveiligingsuitdagingen. De synergie tussen professionele flexibiliteit en veiligheid maakt van coworking spaces belangrijke spelers in de dynamische evolutie van de professionele wereld en biedt een veilige balans voor bedrijven en professionals die kiezen voor deze innovatieve omgevingen.