Trouver le bureau idéal : les étapes pour louer un espace flexible

Dans un monde professionnel en constante évolution, les espaces de travail flexibles s’imposent comme une solution incontournable pour les entreprises. Agiles, modulables, adaptés à différents besoins, ces bureaux nouvelle génération répondent à des enjeux variés : optimisation des coûts, amélioration du bien-être des équipes, et flexibilité pour s’adapter aux imprévus. Mais comment trouver le bon espace flexible pour son activité ? Chez workin.space on a toujours la solution ! Voici les étapes clés pour réussir votre projet de location de bureau.

1. Définir ses besoins : quel espace pour quelle activité ?

Avant de commencer vos recherches en quête du bureau flexible idéal, prenez le temps de poser les bases de votre projet. Il est essentiel de se poser les bonnes questions et de ne pas foncer tête baissée. Parmi celles-ci, demandez-vous si vous souhaitez ouvrir le télétravail et l’accès aux bureaux flexibles à l’ensemble de vos équipes ou non ? à l’ensemble des territoires géographiques ? à l’ensemble des fonctions ? … Une fois ces bases posées, demandez-vous si votre équipe est appelée à grandir rapidement, de quelles installations elle a besoin ? (salles de réunion, postes fixes, espaces collaboratifs, zones de repos, etc.), à quelle fréquence souhaitez-vous proposer ce service ? …
Les questions sont nombreuses voyez-vous et il apparaît crucial d’y accorder une réponse adaptée.

A noter également que les bureaux flexibles offrent souvent une multitude d’options, du hot desking (bureaux partagés) aux espaces entièrement privatisés. Vos réponses orienteront vos choix.

2. Comprendre les avantages des bureaux flexibles

L’essor des espaces flexibles est loin d’être un hasard : ils répondent aux besoins évolutifs des entreprises en leur offrant une agilité précieuse.

Grâce à leur flexibilité contractuelle, ils permettent de louer un espace sans engagement à long terme, avec des options mensuelles ou annuelles adaptées aux exigences du moment. Côté économies, ces espaces se distinguent par leur modèle "à la carte", où vous ne payez que pour ce que vous utilisez, tout en évitant les coûts fixes liés à l'achat ou à l'entretien d'un bureau classique. En parallèle, ils se démarquent par leurs équipements modernes : mobilier ergonomique, Wi-Fi haut débit, salles de réunion connectées... tout est conçu pour maximiser le confort et l'efficacité des équipes. Enfin, leur environnement collaboratif et stimulant favorise les interactions entre collègues, et même entre entreprises, notamment dans les espaces de coworking. Ces atouts font des bureaux flexibles une solution idéale pour les startups en pleine expansion, les PME soucieuses de rationaliser leurs coûts, ou encore les grandes entreprises souhaitant diversifier leurs implantations.

3. Explorer le marché des bureaux flexibles

La demande en espaces de travail flexibles ayant explosé ces dernières années, l’offre s’est considérablement diversifiée. Et ce sur l’ensemble du territoire ! Ces espaces investissent désormais l’ensemble des grandes métropoles régionales mais aussi les agglomérations urbaines plus modestes voire même certaines zones rurales. Le marché est donc relativement dense et il n’est pas aisé de s’y retrouver facilement ni de pouvoir comparer les offres et les espaces entre eux. Pour explorer les différents espaces, on vous livre quelques tips :

• Plateformes spécialisées : Des plateformes comme workin.space (quelle autre ?!) regroupent l’ensemble des espaces de coworking et de bureaux flexibles en France et à l’international. Vous y trouverez les leaders du marché comme WeWork, Spaces, Wojo, ainsi que des espaces plus thématiques.
• Visites virtuelles et physiques : C’est la grande tendance depuis le Covid. La majorité des fournisseurs proposent ainsi désormais des visites en ligne ou en personne pour évaluer les lieux.
• Analyse des options : Comparez les offres en fonction des prix, des services inclus et des conditions de résiliation.
• Astuce de professionnel à professionnel : Les espaces situés dans les centres-villes ou zones stratégiques peuvent être plus coûteux. Évaluez l’importance de la localisation par rapport à vos besoins réels.

4. Négocier les conditions de location

Les espaces flexibles, en offrant des formules variées pour répondre aux besoins des entreprises, nécessitent néanmoins une attention particulière aux termes du contrat.
La durée d'engagement est un point clé : certains contrats prévoient une résiliation avec un préavis court, tandis que d'autres imposent un engagement minimal de plusieurs mois. Il est également crucial d'examiner les coûts annexes : charges, équipements supplémentaires, ou encore accès aux salles de réunion, ces éléments peuvent influencer significativement le coût total.
Enfin, vérifiez les options d'évolution : le contrat permet-il d’agrandir ou de réduire votre surface louée selon vos besoins futurs ? Bon à savoir : la négociation est souvent envisageable, notamment pour les engagements à long terme ou la location de plusieurs espaces, ce qui peut vous permettre d’optimiser vos conditions contractuelles.

La location de bureaux flexibles est ainsi clairement une réponse aux défis des entreprises d’aujourd’hui. Que vous soyez une jeune startup en pleine croissance, une PME cherchant à optimiser ses coûts ou une grande entreprise en quête d’agilité, ces espaces offrent une liberté inégalée. En suivant une démarche méthodique, de l’évaluation des besoins à la personnalisation de l’espace, vous maximisez les bénéfices de cette solution. Dans un monde où tout évolue rapidement, les bureaux flexibles deviennent bien plus qu’un espace : ils sont le reflet de la nouvelle manière de travailler. Alors, prêt à franchir le pas vers la flexibilité ?