Seguridad personal y de los datos en espacios de trabajo flexibles

La seguridad de los datos y las personas es una cuestión crucial para las empresas, que hoy en día están cada vez más expuestas a la piratería informática, los ciberataques y la filtración de datos. También es un problema para los espacios de coworking, que se han convertido en una extensión de las empresas, acogiendo en sus espacios de trabajo híbridos a empleados de todo tipo. Cuestiones como la protección de datos personales, la seguridad de la red y el control de acceso son fundamentales para garantizar un entorno de trabajo seguro y conforme a la ley. Focus sobre las principales cuestiones y sobre algunas de las iniciativas desarrolladas por estos espacios de oficinas flexibles.

Ciberseguridad: un asunto costoso para las empresas

Las empresas son las primeras afectadas por los ciberataques y el ciberacoso, que costarán a Francia casi 2.000 millones de euros de aquí a 2022. Asteres también revela que el coste de las pérdidas para las organizaciones asciende a 888 millones de euros, a los que hay que añadir 887 millones en costes directos para responder a las consecuencias de estos ciberataques. Es un precio muy alto.

La digitalización de Lea y el uso masivo del teletrabajo han hecho a las empresas más vulnerables. Y la amenaza es muy real para todas las empresas. Según el informe Hiscox " Cyber Readiness 2023 ", el 53% de las empresas francesas han denunciado al menos un ataque en el último año.e, y que si bien el 70% de las empresas afectadas siguen siendo las de más de 1.000 empleados, la exposición de las estructuras más pequeñas se está generalizando, con un aumento del 50% de los ataques reales en 3 años.

Por ello, se pide a las empresas que refuercen sus sistemas de seguridad y realicen auditorías periódicas, al tiempo que organizan medidas preventivas para sus empleados.

La nueva Directiva sobre Seguridad de las Redes y de la Información (NIS) ya impone requisitos más estrictos, y su versión optimizadan menos de un año, la NIS2, obligará a las empresas a garantizar la seguridad completa de todos sus sistemas internos con clientes, socios y proveedores. Para las grandes empresas, esto supone un reto importante: el de asegurar y supervisar constantemente su infraestructura digital, ahora repartida entre varias nubes. Pero, ¿cómo responder a estos imperativos en el caso de los trabajadores nómadas?

¿Cómo garantizan los espacios de coworking la seguridad de sus espacios y redes?

Los espacios decoworking están al tanto de estas cuestiones, ya que su modelo de negocio depende de ello. La cuestión de la seguridad está integrada desde el principio en el diseño de los espacios de oficina flexibles. A pesar de la idea preconcebida de que los espacios de oficina compartidos podrían ser menos seguros debido al uso compartido de las instalaciones, estos espacios aplican medidas estrictas para aislar las conexiones de los clientes y garantizar la confidencialidad de los datos de cada empresa. Utilizan tecnología punta, socios especializados y realizan pruebas periódicas para garantizar el cumplimiento y la eficacia de las medidas de seguridad.

A la pregunta "¿Qué puede hacer su empresa para garantizar la seguridad de sus datos?", James Mitchell, Director de Soluciones Empresariales de IWG, tiene una recomendación bastante sencilla, la de utilizar espacios de oficina compartidos: "Puede sonar paradójico, pero si quiere garantizar la seguridad de los datos de su empresa, el espacio de oficina compartido es un lugar adecuado".

También en Wojo se aborda el tema de frente. Entre las medidas de seguridad puestas en marcha para los coworkers: rastreo del acceso a los despachos, aislamiento para los intercambios sobre temas específicos, filtros de confidencialidad en las pantallas, acristalamiento de determinados espacios, bloqueo sistemático de las sesiones...

Disponer de su propia red wifi o de un router privado, de un enlace VPN entre sus diferentes despachos, alojar su propio material informático en el hangar de ordenadores... Todo es posible para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. No en vano, despachos de abogados, notarías e incluso bancos pueden tener oficinas en espacios de coworking.

Más allá de la acción, está la prevención, y en W'In Coworking hay incluso un equipo de seguridad de espacios de coworking. Las recomendaciones del equipo incluyen la creación de contraseñas seguras, el uso de software antivirus y copias de seguridad periódicas en servidores seguros, discos duros externos o sistemas de copia de seguridad automática.

Seguridad personal: la respuesta de los espacios de coworking

Laseguridad física también desempeña un papel esencial en los espacios de oficina compartidos.

Con este fin,IWG ha introducido nuevas cerraduras electrónicas en todos los centros nuevos. En lugar de cambiar físicamente las cerraduras de las oficinas cuando los clientes se mudan, las nuevas cerraduras permitirán a los clientes acceder a sus espacios utilizando sus smartphones. Estas cerraduras electrónicas ofrecen un mayor control, ya que permiten a los clientes gestionar su espacio y realizar un seguimiento del uso de las salas a través de una aplicación. Cualquier intento de apertura no autorizada queda registrado, lo que refuerza la seguridad de las instalaciones. Ya se ha desplegado esta tecnología en 280 centros, con casi 15.000 cerraduras controladas por teléfono. IWG tiene previsto equipar hasta cinco centros a la semana con la nueva tecnología. Esta iniciativa pretende ofrecer a los clientes un entorno de trabajo seguro.

Otros espacios están optando por la videovigilancia de los espacios de coworking, como Multiburo y WeWork. O, en algunos casos, contratan servicios de seguridad externos, sobre todo para los espacios de coworking más grandes. Esto puede incluir la presencia de guardias de seguridad o la externalización de la seguridad a empresas especializadas.

En resumen

La ciberseguridad, en constante adaptación a las nuevas amenazas, es por tanto un imperativo de primer orden. Los espacios de coworking, conscientes de su papel crucial en el mantenimiento de la confidencialidad de los datos, están constantemente vigilantes. El despliegue de tecnologías punteras, la colaboración con expertos en seguridad y las auditorías periódicas dan fe de su compromiso con la protección de la información sensible de las empresas residentes. Al mismo tiempo, la seguridad física no es una excepción. Iniciativas como las cerraduras electrónicas, la videovigilancia o la contratación de equipos de seguridad contribuyen a crear un entorno en el que las personas no sólo se sienten productivas, sino también protegidas.

Los espacios de coworking no sólo ofrecen un lugar de trabajo flexible, sino que también erigen robustos baluartes contra los retos de la seguridad moderna. La sinergia entre flexibilidad profesional y seguridad convierte a los espacios de coworking en actores clave de la evolución dinámica del mundo profesional, ofreciendo un equilibrio seguro a las empresas y profesionales que eligen estos entornos innovadores.