Coworking : comment préparer ses salariés au travail flexible ?

Télétravail, flex office, coworking : les formes de travail ont évolué rapidement au cours de ces dernières années ; Et si elles obligent les entreprises à repenser leurs modèles, elles nécessitent aussi de repenser les règles et cadres à poser aux collaborateurs. Alors que les espaces de coworking séduisent de plus en plus de salariés, comment les entreprises peuvent-elles accompagner cette mutation vers une plus grande flexibilité, sans perdre en cohésion ni en performance ? On vous donne quelques tips !

Espaces de bureaux flexibles : un modèle -toujours- en plein essor

Déjà en 2020, selon une étude de Coworking Resources et Coworker, le nombre d’espaces de coworking dans le monde était projeté pour dépasser les 40 000 en 2024, avec une croissance de marché de plus de 15 % par an jusqu’en 2030. Le phénomène du coworking était bien identifié.

Des chiffres qui se sont vus confirmés au fur et à mesure des années et qui soulignent une adoption croissante des espaces hybrides, notamment pour le marché des espaces de travail flexibles en France. Le modèle s’est invité dans le quotidien des salariés français et des entreprises et semble ne présenter aucun signe de faiblesse. Bien au contraire !

À Paris par exemple, le taux moyen de pénétration du bureau flexible est de 5,4% selon une récente analyse faite par Wojo. Il va de 8,6 à 14 % dans les 2e, 3e, 9e, 10e & 18e, démontrant un marché fermement implanté dans le cœur de la capitale. Le bureau flexible parisien représente par ailleurs l’équivalent de 23% de la demande placée en bureau traditionnel, et environ 350 000 m² de bureaux opérés sont disponibles en 2025 à Paris, ce qui représente près de 70 % de l'offre nationale.

Le phénomène concerne aussi les grandes entreprises. Nombres d’entre elles à l’instar d’Orange, de l’Oréal, de BNP Paribas ou encore d’Accor ont noué des partenariats avec des réseaux comme Wojo ou Spaces, offrant à leurs collaborateurs la possibilité de travailler depuis des tiers-lieux, au plus près de chez eux.

Les enjeux du passage au coworking

Si les espaces de travail partagés peuvent améliorer le bien-être, la concentration et l'autonomie des salariés, ils soulèvent aussi plusieurs questions : Comment maintenir un esprit d’équipe quand chacun travaille à sa manière et à son rythme ? Quelles règles établir pour préserver la confidentialité des informations ? Quels outils et quelles postures managériales adopter pour piloter à distance ?
Le passage au coworking représente bien plus qu’un simple changement de décor : il transforme en profondeur les modes de travail et questionne ainsi la cohésion d’équipe, le management, la sécurité et l’équité.
Les rituels collectifs doivent être repensés, le management doit aussi évoluer vers plus de confiance et d’autonomie, tout en veillant à fixer un cadre clair, notamment en matière de cybersécurité et de confidentialité et à garantir l’égalité d’accès aux ressources à l’ensemble de ses collaborateurs.
Bien encadré, le coworking ou le travail depuis un espace flexible peut devenir un levier d’attractivité et de bien-être. Il doit s’inscrire dans une culture managériale inclusive, sécurisée et durable.

Préparer les collaborateurs : 4 leviers clés

1. Instaurer une culture de la confiance

Dans un cadre flexible, la confiance est essentielle. Cela passe par des objectifs clairs, une responsabilisation des collaborateurs et une autonomie progressive. Le groupe Axa, qui a adopté le travail hybride pour 100 % de ses salariés, mise sur la formation des managers à un leadership à distance. Le nombre et les jours des « journées d’équipe » sont laissés au libre choix des collaborateurs. « Il est clair que cette journée de partage contribue largement à la cohésion de l’équipe. Le reste de la semaine, le travail peut être réparti et planifié de manière flexible et individuelle selon les préférences personnelles des collaborateurs et collaboratrices. » précise l’un des collaborateurs.
 
2. Former au travail en tiers-lieux

Travailler dans un espace de coworking ne s’improvise pas. Il faut apprendre à s’adapter à de nouveaux rythmes, à gérer les distractions, et à utiliser efficacement les outils numériques. Certaines entreprises proposent des modules e-learning ou des kits de bonnes pratiques à destination des salariés comme des managers. Le Groupe VYV, par exemple, a expérimenté des parcours d’accompagnement au travail en flexibilité dans plusieurs territoires.
 
3. Soigner l’hybridation des rituels d’équipe

Le lien social reste un pilier. Il est essentiel de créer des moments réguliers de synchronisation (réunions en visio, points d’équipe, cafés virtuels), mais aussi des temps en présentiel.
 
4. Offrir un cadre souple mais sécurisé

L’entreprise doit assurer la sécurité des données (VPN, accès sécurisé), le bien-être des salariés (mobilier ergonomique, équilibre vie pro/perso), et prendre en charge une partie des coûts (abonnements coworking, transport). Si pour certaines entreprises, le choix des espaces peut être laissé au libre choix des salariés, la tendance est davantage au déploiement de partenariat entre marques de coworking et entreprises afin d’assurer une qualité de modèle similaire à l’ensemble des salariés.

Le travail flexible est une transformation de fond. Il redéfinit les espaces, les liens et les temporalités du travail. Et s’il progresse de façon raisonnée, il est toutefois aujourd’hui un « must have » ! Bien accompagné – par un expert des espaces de travail flexible comme workin.space par exemple- le coworking peut devenir un levier puissant d’engagement, d’efficacité et d’attractivité. Mais sans cadre ni accompagnement, il risque aussi de creuser les écarts ou de fragmenter les collectifs. A bon entendeur !