Bureaux flexibles : définition, fonctionnement & avantages

Nos lieux de travail sont en perpétuelle évolution et le flex office devient une solution de plus en plus attrayante pour les entreprises. Mais de quoi s’agit-il ? Les bureaux flexibles sont des postes de travail non attribués. Apparue pour la première fois aux États-Unis, cette version 3.0 des bureaux permet aux chefs d’entreprise de contrôler avec précision le remplissage de leurs espaces de travail en mettant l'accent sur la flexibilité. 

Voici la définition des bureaux flexibles, leur fonctionnement et leurs avantages. 

En quoi consiste des “bureaux flexibles” ? 

Aussi appelé “bureaux agiles”, “bureaux libres”, “free seating” ou “desk sharing”, le flex office est arrivé en France dans les années 1990. 

Ce mode de fonctionnement consiste à ne pas attribuer de bureaux fixes aux salariés. En d’autres termes, aucun bureau n’est attitré. Tous les salariés doivent donc vider leurs bureaux chaque soir. 

Cette pratique favorise la flexibilité du lieu et des horaires de travail. Les collaborateurs peuvent venir travailler au bureau, faire du télétravail ou travailler depuis un tiers lieu (coworking, café) proche de chez eux.

De plus, elle encourage la collaboration et la productivité. Les salariés en flex office peuvent s’installer dans l'espace qui leur convient le mieux et se déplacer au cours de la journée en fonction de leurs besoins. Cela leur permet, par exemple, de collaborer avec des personnes d’autres secteurs d’activité très facilement. 

Selon une enquête conduite par JLL, près de 59 % des entreprises se montrent favorables à l'implémentation ou à l'extension du modèle de flex office, tandis que 47 % envisagent d'utiliser cette transition comme une opportunité pour rationaliser leur parc immobilier. C'est notamment le cas de nombreux cabinets de recrutement.

Par ailleurs, le flex office contribue significativement à la réduction de l'empreinte écologique des entreprises. En optimisant l'utilisation des espaces de bureau et en réduisant le besoin en surfaces physiques, les entreprises peuvent diminuer leur consommation énergétique et leurs coûts opérationnels, tout en soutenant les initiatives de développement durable.

Avantages et inconvénients des bureaux flexibles

Les bureaux flexibles offrent une série d'avantages : davantage de flexibilité, des frais en moins, une collaboration favorisée… Mais ils présentent aussi des inconvénients. À mesure que les espaces de travail gagnent en agilité, leur gestion devient plus complexe. Examinons les avantages et les inconvénients du bureau flexible pour vous aider à savoir s'il s'agit d’un mode de fonctionnement fait pour votre entreprise.

Les avantages du flex office

Pour 77 % des personnes interrogées par Deskeo dans le cadre d’une étude menée en février 2021, l’avantage principal du flex office est la réduction des coûts immobiliers. 
Et pour cause : une réduction du nombre de postes de travail et de la surface des bureaux est envisageable en flex office. Lorsque l’on sait que le coût moyen d’un poste de travail en entreprise est de 13 000 € par an, on peut facilement estimer le gain financier que représente le flex office. 

Comme évoqué précédemment, le flex office est également synonyme de flexibilité et de transversalité. Les salariés peuvent travailler où ils veulent et avec qui ils veulent, ce qui leur permet d'être plus productifs et plus efficaces. Cela peut conduire à davantage de satisfaction au travail et une meilleure entente entre les salariés. 

Avec l’aide de la “clean desk policy” (politique de tables propres), le flex office favorise le télétravail, un mode de fonctionnement de plus en plus recherché par les Français. 

En somme, les bureaux flexibles permettent aux salariés de choisir leur lieu de travail et de retrouver leurs collègues au bureau pour des moments de convivialité informels. 

Les inconvénients des bureaux flexibles

Comme tous les modes de fonctionnement, le flex office a aussi quelques défauts à son actif. 

Le premier est de rendre le bureau impersonnel. Par le passé, les salariés avaient pour habitude de personnaliser leurs bureaux avec des photos de famille et une tasse à leur effigie. Aujourd’hui et avec le flex office, c’est fini ! Pour certaines personnes, cela peut créer un sentiment de non-appartenance à l’entreprise. 

Autre inconvénient des bureaux flexibles : il est plus difficile pour les gérants et les managers de contrôler leurs salariés. Ils ne savent pas toujours où ils sont ni ce qu’ils font… Une solution pour remédier à cela est d’animer des réunions d’équipe régulières. 

Enfin, sans espace de travail dédié, les salariés peuvent avoir du mal à s'organiser. Ils ne peuvent plus ranger leurs affaires dans des endroits qui leur sont réservés. Cela peut être déconcertant et intimidant pour certains. Pour pallier cet inconvénient, nous vous conseillons d’utiliser une solution de stockage dans le cloud et d’expliquer à tous vos collaborateurs comment s’en servir. 

Comment réussir la mise en place du flex office dans son entreprise ? 

Vous envisagez de déployer une organisation en bureau flexible ? Voici quelques étapes à suivre pour y parvenir avec succès : 

1. Définir ses objectifs

Avant d'aménager un bureau flexible, vous devez définir vos objectifs en fonction de vos contraintes :

• Combien de personnes souhaitez-vous accueillir en même temps dans vos locaux ?
• De combien de postes de travail / d’espaces différents avez-vous besoin ? 
• Préférez-vous un grand open space ou plein de bureaux privés ?

Pour répondre à ces questions, nous vous conseillons de réaliser un diagnostic au sein de votre entreprise pour : 

• définir le taux réel d’occupation des postes de travail ; 
• analyser les besoins de vos collaborateurs et leurs habitudes. 

Si 20 % des salariés envisagent de passer en full remote, vous savez que 20 % de vos postes de travail seront bientôt inutilisés. Cela vous permettra de prendre des décisions réfléchies pour maximiser le succès de ce changement.

2. Choisir un logiciel de gestion du flex office

Un logiciel de gestion du flex office est indispensable au bon fonctionnement d'un bureau flexible. Il permettra à vos salariés de réserver un bureau au sein de l’entreprise et de déclarer leurs jours de télétravail en 3 clics. 

Cette solution doit être sécurisée, évolutive, fiable et idéalement connectée à Slack et Teams pour faciliter la communication et la collaboration entre vos collaborateurs !

3. Définir le cadre légal et opérationnel du flex office

Troisième étape : un travail de management doit être effectué pour instaurer ce mode de fonctionnement. Vos salariés doivent savoir ce qu’ils ont le droit de faire ou non en matière d'horaires et de lieu de travail. 

Par exemple, ils devront savoir utiliser le logiciel de gestion du flex office et réserver un poste de travail facilement. Ils devront aussi savoir où chercher pour connaître le lieu de travail de leurs collègues. ​​Enfin, il faudra instaurer des règles claires quant aux usages des espaces communs en matière de nuisances sonores et de nettoyage. 

4. Accompagner et former ses équipes 

Au début, vous aurez forcément besoin de tester ce mode de fonctionnement et de faire preuve de patience. Un temps d’adaptation au flex office (généralement moins de 3 mois) est nécessaire. 

Pendant ce laps de temps, il est important de communiquer avec vos collaborateurs et de réaliser des ajustements si nécessaire. Gardez un œil sur leur productivité, leur satisfaction et les problèmes qu’ils peuvent potentiellement rencontrer afin de les régler rapidement. 

Bureaux flexibles : ce qu’il faut retenir !

Les bureaux flexibles permettent aux entreprises d’offrir un maximum de flexibilité à leurs salariés. Ce mode de fonctionnement leur permet également de s’adapter aux besoins et à la personnalité de chacun. Si Marie souhaite télétravailler tous les mercredis, elle pourra le faire grâce au flex office. 

En revanche, vous devrez vous assurer d’accompagner vos collaborateurs tout au long de la mise en place du flex office. Car cette flexibilité peut donner du fil à retordre à vos salariés, notamment les plus anciens… 

Chez workin.space, nous sommes certains que vous pouvez instaurer le flex office au sein de votre organisation. Et si vous recherchez des bureaux plus petits suite à l’instauration des bureaux flexibles, nous sommes là pour vous aider dans votre quête.