Flexibele kantoren: definitie, werking & voordelen

Onze werkplekken veranderen voortdurend en flexkantoren worden steeds aantrekkelijker voor bedrijven. Maar wat is een flexkantoor? Flexkantoren zijn niet-toegewezen werkplekken. Deze versie 3.0 van het kantoor verscheen voor het eerst in de Verenigde Staten en stelt bedrijfsleiders in staat om de vulling van hun werkplekken nauwkeurig te regelen, met de nadruk op flexibiliteit.

Hier volgt een definitie van flexibele kantoren, hoe ze werken en wat de voordelen zijn.

Wat zijn "flexibele kantoren"?

Het flexkantoor, ook bekend als"agile offices","freeseating" of"desk sharing", kwam in Frankrijk op in de jaren 1990.

Het idee is dat werknemers geen vaste bureaus toegewezen krijgen. Met andere woorden, er zijn geen toegewezen bureaus. Alle werknemers moeten elke avond hun bureau leegmaken.

Deze praktijk bevordert flexibiliteit op het gebied van locatie en werktijden. Werknemers kunnen naar kantoor komen, telewerken of werken vanaf een derde locatie(coworking, café) dicht bij huis.

Het stimuleert ook samenwerking en productiviteit. Flex Office-medewerkers kunnen zich installeren in de ruimte die hen het beste past en zich gedurende de dag verplaatsen naargelang hun behoeften. Zo kunnen ze bijvoorbeeld gemakkelijk samenwerken met mensen uit andere bedrijfssectoren.

Volgens een onderzoek van JLL is 59% van de bedrijven klaar om flexkantoren in te voeren of te intensiveren, en 47% wil het gebruiken om hun vastgoed te rationaliseren.

Voor- en nadelen van flexibele kantoren

Flexibele kantoren bieden een reeks voordelen: grotere flexibiliteit, lagere kosten, betere samenwerking... Maar ze hebben ook nadelen. Naarmate werkplekken flexibeler worden, wordt het beheer ervan complexer. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van het flexkantoor om je te helpen beslissen of het geschikt is voor jouw bedrijf.

De voordelen van het flexkantoor

Voor 77% van de ondervraagden van Deskeo in eenonderzoek van februari 2021 is het belangrijkste voordeel van een flexkantoor een verlaging van de vastgoedkosten.
En met een goede reden: een vermindering van het aantal werkplekken en kantoorruimte is mogelijk met flexkantoren. Als je bedenkt dat de gemiddelde kosten van een werkplek in een bedrijf €13.000 per jaar bedragen, dan is de financiële winst van flexkantoren makkelijk in te schatten.

Zoals hierboven vermeld, staat flex office ook synoniem voor flexibiliteit en cross-functionaliteit. Werknemers kunnen werken waar en met wie ze maar willen, waardoor ze productiever en efficiënter kunnen werken. Dit kan leiden tot meer werktevredenheid en een betere verstandhouding tussen werknemers.

Met behulp van de"clean desk policy" moedigt het flexkantoor telewerken aan, een manier van werken die steeds meer in trek is bij de Fransen.

Kortom, flexkantoren stellen werknemers in staat om te kiezen waar ze werken en om hun collega's op kantoor te ontmoeten voor informeel sociaal contact.

De nadelen van flexibele kantoren

Zoals alle werkwijzen heeft ook het flexkantoor een paar nadelen.

Het eerste is het onpersoonlijke karakter van het kantoor. Vroeger versierden werknemers hun bureau met familiefoto's en een mok. Vandaag de dag, met het flexkantoor, is dat voorbij! Voor sommige mensen kan dit het gevoel geven dat ze niet bij het bedrijf horen.

Een ander nadeel van flexibele kantoren is dat het moeilijker is voor managers om hun werknemers te controleren. Ze weten niet altijd waar ze zijn of wat ze doen... Een oplossing voor dit probleem is het houden van regelmatigeteamvergaderingen.

Tot slot, zonder een eigen werkruimte kunnen werknemers het moeilijk vinden om zich te organiseren. Ze kunnen hun spullen niet langer opbergen op plekken die voor hen gereserveerd zijn. Dit kan voor sommigen verontrustend en intimiderend zijn. Om dit ongemak te overwinnen, raden we aaneen cloudopslagoplossing te gebruiken en al je werknemers uit te leggen hoe ze deze moeten gebruiken.

Hoe kunt u flexkantoren succesvol implementeren in uw bedrijf?

Bent u van plan om een flexibel kantoor in te richten? Hier zijn een paar stappen die u moet volgen om er een succes van te maken:

1. Bepaal uw doelstellingen

Voordat u een flexibel kantoor opzet, moet u uw doelstellingen definiëren op basis van uw beperkingen:

• Hoeveel mensen wil je tegelijkertijd in je kantoor huisvesten?
• Hoeveel verschillende werkplekken/ruimtes hebt u nodig?
• Geef je de voorkeur aan een grote open ruimte of veel privékantoren?

Om deze vragen te beantwoorden, adviseren wij u om een diagnose binnen uw bedrijf uit te voeren om :

• de huidige bezettingsgraad van de werkplekken te bepalen;
• de behoeften en gewoonten van uw werknemers te analyseren.

Als 20% van de werknemers overweegt om volledig op afstand te gaan werken, weet je dat 20% van je werkplekken binnenkort ongebruikt zal zijn. Zo kun je weloverwogen beslissingen nemen om het succes van deze verandering te maximaliseren.

2. Flex office management software kiezen

Beheersoftware voor flexkantoren is essentieel voor een soepel verloop van een flexibel kantoor. Hiermee kunnen je werknemers een kantoor binnen het bedrijf reserveren en in 3 klikken hun telewerkdagen declareren.

Deze oplossing moet veilig, schaalbaar en betrouwbaar zijn en idealiter verbonden zijn met Slack en Teams om de communicatie en samenwerking tussen je werknemers te vergemakkelijken!

3. Definieer het juridische en operationele kader van het flexkantoor

Derde stap: je moet aan de managementkant werken om deze manier van werken op te zetten. Je werknemers moeten weten wat ze wel en niet kunnen doen op het gebied van werktijden en locatie.

Ze moeten bijvoorbeeld weten hoe ze de beheersoftware voor flexkantoren moeten gebruiken en hoe ze gemakkelijk een werkplek kunnen reserveren. Ze moeten ook weten waar ze moeten kijken om erachter te komen waar hun collega's werken. Last but not least moeten er duidelijke regels worden opgesteld voor het gebruik van gemeenschappelijke ruimten op het gebied van geluidsoverlast en schoonmaak.

4. Ondersteuning en training van je teams

In de beginfase moet je geduldig zijn en het water uitproberen. Je hebt tijd nodig om je aan te passen aan het flexkantoor (over het algemeen minder dan 3 maanden).

Tijdens deze periode is het belangrijk om met je personeel te communiceren en indien nodig aanpassingen te doen. Houd hun productiviteit, tevredenheid en eventuele problemen in de gaten, zodat je er snel iets aan kunt doen.

Flexibele kantoren: wat je moet weten!

Flexibele kantoren stellen bedrijven in staatom hun werknemers maximale flexibiliteit te bieden. Het stelt hen ook in staat om zich aan te passen aan individuelebehoeften en persoonlijkheden. Als Mary elke woensdag wil telewerken, kan ze dat doen met een flexkantoor.

Aan de andere kant moet je ervoor zorgen dat je je werknemers ondersteunt tijdens de implementatie van een flexkantoor. Dit soort flexibiliteit kan immers een echte kopzorg zijn voor uw werknemers, vooral de oudere...

Bij workin.space zijn we ervan overtuigd dat u flexkantoor kunt introduceren in uw organisatie. En als je op zoek bent naar kleinere kantoren na de introductie van flexkantoren, dan zijn wij er om je te helpen bij je zoektocht.