Aménagement d'une salle de réunion : le Guide Ultime

L’aménagement d’une salle de réunion s’apparente souvent à un casse-tête. Faut-il disposer les tables en U, en salle de classe, au format théâtre ? Faut-il s’asseoir autour d’une table, par terre en mode feng-shui ou sur des canapés pour le côté informel ? Le meilleur aménagement pour vos équipes, voilà ce qu’il faut trouver. Pour cela, voici les étapes à suivre et tous nos conseils pour aménager votre salle de réunion avec brio.

1. Choisir le meilleur agencement pour sa salle de réunion

Comme vous pouvez le voir, il existe un grand nombre de formats de salles de réunion. Nous allons passer en revue les avantages et inconvénients de chaque aménagement pour vous aider à choisir la meilleure option.

Table rectangulaire ou carré vide

La table rectangulaire ou le carré vide sont 2 types d’aménagements très communs. Ce sont aussi des formats faciles à aménager. Il suffit de placer une longue table au centre de la pièce et des chaises tout autour. Dans une grande pièce, vous pouvez placer des tables rectangulaires de façon à créer un carré vide au centre de la pièce. 

Ces formats mettent tous les participants sur un même pied d'égalité. Ils peuvent être utilisés pour tout type d’échange professionnel ou pour une séance de brainstorming. 

Tables en U

Cette disposition ressemble au carré vide, mais avec un côté en moins. L'espace au milieu fait office de scène, donnant aux orateurs la possibilité de se déplacer et d'entrer en contact avec les participants autour de la table. Ce type d’aménagement de salle de réunion facilite les échanges entre les salariés puisqu’ils se voient tous. 

Le saviez-vous ? Selon une étude menée par la société Barco et Circle Research en 2019, une réunion est utile seulement 44 % du temps. Nous vous donnons des tips en fin d’article pour vous aider à organiser des réunions efficaces.

Salle de classe

Pas besoin de vous faire un dessin. Nous savons tous à quoi ressemble une salle de classe. Même si ce format peut paraître démodé ou trop rigide, celui-ci est encore très utilisé dans le cadre de formations. Et pour cause : les participants peuvent voir l’écran ou le tableau blanc tout en prenant des notes sans avoir à changer de position. Ils sont dans les meilleures dispositions pour apprendre. 

Format théâtre 

Le format théâtre est plébiscité pour les événements des grandes entreprises. Cette disposition met l'accent sur la personne ou le groupe à l'avant de l'espace. Avec ou sans scène, cette disposition est idéale pour les présentations, les conférences et les démonstrations produits.

Banquet ou cocktail 

L’aménagement d'une salle de réunion peut aussi se faire sous le format banquet ou cocktail. Le format banquet est parfait pour organiser des repas assis (exemple : le repas de fin d’année d’un grand groupe). Le format cocktail est fait pour les inaugurations, les portes ouvertes et les événements les plus festifs. Les invités sont debout et partagent du champagne ou du soft et des amuse-bouches. 

Cabines de réunion 

Au sein d’un open space ou d’un plateau entier, il est possible de faire installer une cabine de réunion insonorisée. Ce type d’aménagement permet d’accueillir un nombre limité de personnes (de 2 à 4 le plus souvent), mais est très pratique. En effet, la cabine de réunion design isolée acoustiquement permet d’organiser des réunions dans des petits espaces. Le prix de ce type d’installation se situe entre 8 000 € et 12 000 € pour une cabine duo et peut aller jusqu’à 20 000 € pour une cabine pour 4 personnes. 

Tatami : le petit nouveau

Si vous aimez les ambiances informelles et les espaces inspirés du japon, cette option d’aménagement devrait vous plaire. Le tatami permet de travailler au sol pour une posture inédite au bureau. Cet aménagement de salle de réunion ou de salle de travail stimule la créativité et réduit les troubles musculo–squelettiques (TMS). De plus, cela met les participants à l’aise. C’est pourquoi il peut être intéressant d’organiser des entretiens d’embauche sur un tatami. 

2. Définir le nombre de places assises 

Définir le nombre de places assises dans la salle de réunion constitue la deuxième étape de ce guide. Pour calculer la capacité d’accueil de votre salle de réunion, c’est simple. Il vous suffit d’utiliser ce calculateur gratuit.

Voici les étapes à suivre : 

1. choisir la configuration de la salle ; 
2. entrer la surface de salle désirée (en m²) ; 
3. cliquer sur “calculer”. 

Vous tomberez sur un nombre de personnes maximum : une donnée essentielle à l’aménagement de votre salle de réunion. 

3. Ajouter des équipements et technologies 

Choisir les meubles pour une salle de réunion est une étape déterminante. Le mobilier de votre salle de réunion a un impact majeur sur la productivité et le confort des utilisateurs. 

Si vous souhaitez aménager votre salle de réunion de différentes manières à chaque réunion (en fonction de son objectif), nous vous conseillons d’opter pour du mobilier modulable et polyvalent, comme des tables pliantes et/ou des chaises empilables. 

Voici la liste que toutes les salles de réunion doivent posséder : 

• une grande table ou plusieurs tables de réunion selon la disposition retenue ; 
• des chaises ergonomiques ; 
• un vidéoprojecteur + un écran ; 
• un tableau velleda ou un paperboard digital ; 
• un outil de collaboration à distance (Zoom, Microsoft Teams, Skype Entreprise, Google Meet…) ; 
• des équipements audio pour sonoriser la salle de réunion. 

Bon à savoir : Laissez un espace d’au moins 1 mètre entre la table et les murs de la salle de réunion pour permettre aux participants de se déplacer librement pendant la réunion (pour sortir de la pièce ou se rapprocher du paperboard, par exemple). 

4. Décorer sa salle de réunion 

Une fois que vos outils technologiques et meubles ergonomiques sont installés, il faut penser à décorer votre salle de réunion. Un éclairage de qualité est indispensable pour rester productif et concentré tout au long du rendez-vous professionnel. Votre salle de réunion doit être baignée de lumière naturelle. 

Une excellente acoustique est également requise. Assurez-vous que l'aménagement de votre salle de réunion permet à toutes et tous de s’entendre parfaitement, qu’ils soient sur place ou à distance. 

Si vous organisez des réunions hybrides et utilisez un système de vidéoconférence, vous devrez faciliter la communication à distance grâce à une connexion internet performante, une caméra et des microphones. La caméra permettra à vos salariés à distance de voir vos salariés sur place. 

Enfin, nous vous conseillons d’ajouter quelques plantes, de jolis luminaires et un tapis pour enjoliver votre salle de réunion. L’idée : que votre salle de réunion soit cosy tout en restant professionnelle. Bien sûr, vous pouvez personnaliser la déco de votre salle de réunion aux couleurs de votre entreprise pour la rendre corporate. 

5. Planifier la gestion de la salle et son entretien

Une fois l’aménagement de votre salle de réunion terminé, vous devrez mettre en place un système de réservation. Celui-ci devra être accessible par tous vos salariés de façon à ce qu’ils puissent réserver facilement. 

Car il n’y a rien de plus désagréable que de chercher une salle disponible pour y organiser une réunion last minute et de ne pas en trouver. La réservation devra se faire en temps réel afin que tous les salariés soient au courant lorsque la salle de réunion est réservée. Cela leur permettra de visualiser rapidement les créneaux disponibles dans telle ou telle salle. Et si vous disposez de plusieurs salles de réunion, pensez à leur donner des noms et à les renseigner sur le système de réservation. 

Nous vous conseillons également de prévoir l’entretien et le nettoyage quotidien de la salle. De cette façon, chaque personne qui accédera à la salle de réunion disposera d’équipements opérationnels et d’un environnement propre et sain. 

Tips : Si vous mettez votre salle de réunion à la location, vous pouvez prévoir des services additionnels comme un petit-déjeuner complet. Cette proposition représentera un vrai plus lors des réunions matinales.

6. Demander des retours aux participants

Comme pour toute nouveauté, nous vous conseillons de mesurer les effets de vos actions en demandant des retours aux participants ou à vos salariés. 

Sous la forme d’un formulaire anonyme ou en direct, vous pouvez leur demander ce qu’ils pensent : 

• de la superficie de la salle ; 
• de sa disposition ; 
• de sa luminosité ; 
• de ses équipements ; 
• de son atmosphère… 

Une fois les retours sincères recueillis, mettez en place des mesures pour améliorer l’aménagement de votre salle de réunion, notamment si l’on vous fait remonter des axes d’amélioration pertinents. 

Aménagement d'une salle de réunion : nos ultimes conseils

En suivant ces étapes, l'aménagement de votre salle de réunion sera un vrai jeu d’enfant. Gardez en tête que votre future salle de réunion devra être fonctionnelle, confortable et équipée d’outils technologiques performants. 

Pour que vos réunions soient réussies, nous avons encore quelques conseils à vous donner : 

• invitez uniquement les personnes concernées par le sujet de la réunion ; 
• fixez une limite de temps, idéalement 30 ou 45 minutes maximum et à tenez-vous y ; 
• abordez un seul sujet par réunion et ajoutez-le dans l’objet de l’e-mail dédié à la réunion ; 
• terminez la réunion avec un plan d’action à déployer.

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