Escritórios flexíveis: definição, funcionamento e vantagens

Os nossos locais de trabalho estão em constante evolução e o escritório flexível está a tornar-se uma solução cada vez mais atractiva para as empresas. Mas o que é um escritório flexível? Os escritórios flexíveis são postos de trabalho não atribuídos. Surgida pela primeira vez nos EUA, esta versão 3.0 do escritório permite aos líderes empresariais controlar com precisão o preenchimento dos seus espaços de trabalho, com ênfase na flexibilidade.

Eis a definição de escritórios flexíveis, o seu funcionamento e as suas vantagens.

O que são "escritórios flexíveis"?

Também conhecidos como"escritórios ágeis","freeseating" ou"desk sharing", os escritórios flexíveis chegaram a França na década de 1990.

A ideia é que não sejam atribuídas secretárias fixas aos trabalhadores. Por outras palavras, não há secretárias atribuídas. Todos os empregados devem esvaziar as suas secretárias todas as noites.

Esta prática promove a flexibilidade em termos de localização e de horário de trabalho. Os empregados podem ir ao escritório, trabalhar em teletrabalho ou num terceiro local(coworking, café) perto de casa.

Também incentiva a colaboração e a produtividade. Os trabalhadores do Flex Office podem instalar-se no espaço que mais lhes convém e deslocar-se durante o dia de acordo com as suas necessidades. Isto permite-lhes, por exemplo, colaborar facilmente com pessoas de outros sectores de atividade.

De acordo com um estudo da JLL, 59% das empresas estão prontas para adotar ou intensificar o flex office, e 47% querem utilizá-lo para racionalizar o seu património imobiliário.

Vantagens e desvantagens dos escritórios flexíveis

Os escritórios flexíveis oferecem uma série de vantagens: maior flexibilidade, custos mais baixos, melhor colaboração... Mas também têm os seus inconvenientes. À medida que os espaços de trabalho se tornam mais ágeis, a sua gestão torna-se mais complexa. Vejamos os prós e os contras do escritório flexível para o ajudar a decidir se é o ideal para a sua empresa.

As vantagens do escritório flexível

Para 77% dos inquiridos pela Deskeonum estudo de fevereiro de 2021, a principal vantagem do escritório flexível é a redução dos custos imobiliários.
E com boas razões: uma redução no número de estações de trabalho e espaço de escritório é possível com o escritório flexível. Se tivermos em conta que o custo médio de um posto de trabalho numa empresa é de 13 000 euros por ano, é fácil estimar o ganho financeiro que pode ser obtido com o flex office.

Como já foi referido, o escritório flexível é também sinónimo de flexibilidade e multifuncionalidade. Os trabalhadores podem trabalhar onde e com quem quiserem, o que lhes permite ser mais produtivos e eficientes. Isto pode levar a uma maior satisfação no trabalho e a um melhor entendimento entre os funcionários.

Com a ajuda da"política da secretária limpa", o escritório flexível favorece o teletrabalho, um modo de funcionamento cada vez mais procurado pelos franceses.

Em suma, os escritórios flexíveis permitem que os empregados escolham o seu local de trabalho e que se encontrem com os seus colegas no escritório para um convívio informal.

As desvantagens dos escritórios flexíveis

Como todos os modos de funcionamento, o escritório flexível tem também alguns inconvenientes.

A primeira é a natureza impessoal do escritório. No passado, os empregados costumavam personalizar as suas secretárias com fotografias de família e uma caneca. Hoje, com o escritório flexível, isso acabou! Para algumas pessoas, isto pode criar um sentimento de não pertença à empresa.

Outra desvantagem dos escritórios flexíveis é o facto de ser mais difícil para os gestores controlarem os seus empregados. Nem sempre sabem onde eles estão ou o que estão a fazer... Uma solução para este problema é a realização regular dereuniões de equipa.

Finalmente, sem um espaço de trabalho dedicado, os empregados podem ter dificuldade em organizar-se. Deixam de poder guardar os seus pertences nos locais que lhes estão reservados. Este facto pode ser desconcertante e intimidante para alguns. Para ultrapassar este inconveniente, recomendamos a utilização deuma solução de armazenamento na nuvem e a explicação a todos os seus empregados de como a utilizar.

Como pode implementar com sucesso o escritório flexível na sua empresa?

Está a planear implementar uma organização de escritório flexível? Aqui estão alguns passos a seguir para que seja um sucesso:

1. Defina os seus objectivos

Antes de criar um escritório flexível, é necessário definir os seus objectivos com base nas suas limitações:

• Quantas pessoas pretende acomodar no seu escritório em qualquer altura?
• De quantos postos de trabalho/espaços diferentes necessita?
• Prefere um grande espaço aberto ou vários gabinetes privados?

Para responder a estas questões, aconselhamos a realização de um diagnóstico na sua empresa para

• definir a taxa de ocupação efectiva dos postos de trabalho;
• analisar as necessidades e os hábitos dos seus empregados.

Se 20% dos empregados estão a pensar em mudar para o teletrabalho, sabe que 20% dos seus postos de trabalho não serão utilizados em breve. Isto permitir-lhe-á tomar decisões bem ponderadas para maximizar o sucesso desta mudança.

2. Escolher um software de gestão de escritório flexível

O software de gestão do escritório flexível é essencial para o bom funcionamento de um escritório flexível. Permitirá aos seus empregados reservar um escritório dentro da empresa e declarar os seus dias de teletrabalho em 3 cliques.

Esta solução deve ser segura, escalável, fiável e, idealmente, ligada ao Slack e ao Teams para facilitar a comunicação e a colaboração entre os seus empregados!

3. Definir o quadro jurídico e operacional do escritório flexível

Terceiro passo: terá de trabalhar a nível da gestão para definir este modo de funcionamento. Os seus empregados precisam de saber o que podem e o que não podem fazer em termos de horário e local de trabalho.

Por exemplo, terão de saber como utilizar o software de gestão do flex office e reservar facilmente um posto de trabalho. Também precisam de saber onde procurar para saber onde trabalham os seus colegas. Por último, mas não menos importante, é necessário estabelecer regras claras para a utilização das áreas comuns em termos de poluição sonora e limpeza.

4. Apoiar e formar as suas equipas

Na fase inicial, é preciso ser paciente e testar as águas. Precisará de tempo para se adaptar ao escritório flexível (geralmente menos de 3 meses).

Durante este tempo, é importante comunicar com o seu pessoal e fazer ajustes, se necessário. Mantenha-se atento à sua produtividade, satisfação e quaisquer problemas que possam surgir, para que possa resolvê-los rapidamente.

Escritórios flexíveis: o que precisa de saber!

Os escritórios flexíveis permitem que as empresasofereçam aos seus empregados a máxima flexibilidade. Permitem também adaptar-se àsnecessidades e personalidades de cada um. Se a Maria quiser trabalhar à distância todas as quartas-feiras, pode fazê-lo com um escritório flexível.

Por outro lado, é necessário garantir que apoia os seus empregados durante a implementação do escritório flexível. Afinal de contas, este tipo de flexibilidade pode ser uma verdadeira dor de cabeça para os seus empregados, especialmente os mais velhos...

No workin.space, estamos confiantes de que pode introduzir o escritório flexível na sua organização. E se estiver à procura de escritórios mais pequenos após a introdução dos escritórios flexíveis, estamos aqui para o ajudar na sua busca.