Flexible Büros: Definition, Betrieb und Vorteile

Unsere Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter, und das Flex Office wird für Unternehmen immer attraktiver. Aber was ist ein Flex Office? Flex-Offices sind nicht zugewiesene Arbeitsplätze. Diese Version 3.0 des Büros, die zuerst in den USA auftauchte, ermöglicht es den Unternehmen, die Besetzung ihrer Workspaces genau zu steuern, wobei die Flexibilität im Vordergrund steht.

Hier finden Sie die Definition von flexiblen Büros, ihre Funktionsweise und ihre Vorteile.

Was sind "flexible Büros"?

Das flexible Büro, auch"agiles Büro","Freeseating" oder"Desk Sharing" genannt, kam in den 1990er Jahren in Frankreich auf.

Die Idee dahinter ist, dass den Mitarbeitern keine festen Schreibtische zugewiesen werden. Mit anderen Worten: Es gibt keine zugewiesenen Schreibtische. Alle Mitarbeiter müssen ihre Schreibtische jeden Abend räumen.

Diese Praxis fördert die Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort und die Arbeitszeiten. Die Mitarbeiter können ins Büro kommen, Telearbeit leisten oder von einem dritten Standort(Coworking, Café) in der Nähe ihres Wohnorts aus arbeiten.

Es fördert auch die Zusammenarbeit und Produktivität. Die Mitarbeiter von Flex Office können sich in dem Raum einrichten, der ihnen am besten passt, und sich im Laufe des Tages je nach Bedarf bewegen. So können sie beispielsweise problemlos mit Personen aus anderen Geschäftsbereichen zusammenarbeiten.

Laut einer Studie von JLL sind 59 % der Unternehmen bereit, Flex Office einzuführen oder zu intensivieren, und 47 % wollen es zur Rationalisierung ihrer Immobilien nutzen .

Vor- und Nachteile von flexiblen Büros

Flexible Büros bieten eine Reihe von Vorteilen: größere Flexibilität, geringere Kosten, bessere Zusammenarbeit... Aber sie haben auch ihre Nachteile. Je flexibler die Workspaces werden, desto komplexer wird ihre Verwaltung. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile des flexiblen Büros, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob es das Richtige für Ihr Unternehmen ist.

Die Vorteile des Flex Office

Für 77 % der von Deskeo in einerStudie vom Februar 2021 befragten Unternehmen besteht der Hauptvorteil des Flex Office in der Senkung der Immobilienkosten.
Und das aus gutem Grund: Eine Reduzierung der Anzahl der Arbeitsplätze und der Büroflächen ist mit Flex Office möglich. Wenn man bedenkt, dass die durchschnittlichen Kosten für einen Arbeitsplatz in einem Unternehmen 13.000 € pro Jahr betragen, lässt sich der finanzielle Vorteil von Flex Office leicht abschätzen.

Wie bereits erwähnt, ist das Flex Office auch ein Synonym für Flexibilität und Funktionsvielfalt. Die Mitarbeiter können arbeiten, wo und mit wem sie wollen, und so produktiver und effizienter sein. Dies kann zu einer größeren Arbeitszufriedenheit und einem besseren Verständnis zwischen den Mitarbeitern führen.

Mit Hilfe der"Clean Desk Policy" fördert das Flex Office die Telearbeit, eine Arbeitsweise, die von den Franzosen immer stärker nachgefragt wird.

Kurz gesagt, das Flex Office ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Arbeitsort selbst zu wählen und sich mit ihren Kollegen im Office zu treffen, um informelle Kontakte zu knüpfen.

Die Nachteile der flexiblen Büros

Wie alle Betriebsformen hat auch das flexible Büro einige Nachteile.

Der erste ist der unpersönliche Charakter des Büros. Früher haben die Mitarbeiter ihre Schreibtische mit Familienfotos und einer Tasse personalisiert. Mit dem Flex Office ist das jetzt vorbei! Für manche Menschen kann dies ein Gefühl der Unzugehörigkeit zum Unternehmen hervorrufen.

Ein weiterer Nachteil flexibler Büros ist, dass es für Manager schwieriger ist, ihre Mitarbeiter zu kontrollieren. Sie wissen nicht immer, wo sie sind und was sie tun... Eine Lösung für dieses Problem besteht darin, regelmäßigeTeamsitzungenabzuhalten.

Ohne einen eigenen Workspace fällt es den Mitarbeitern oft schwer, sich zu organisieren. Sie können ihre Sachen nicht mehr an den für sie reservierten Plätzen aufbewahren. Das kann für manche beunruhigend und einschüchternd sein. Um diese Unannehmlichkeiten zu überwinden, empfehlen wir Ihnen,eine Cloud-Speicherlösung zu verwenden und allen Mitarbeitern zu erklären, wie sie diese nutzen können.

Wie können Sie Flex Office in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen?

Planen Sie, eine flexible Büroorganisation einzuführen? Hier sind ein paar Schritte, die Sie befolgen sollten, damit es ein Erfolg wird:

1. Definieren Sie Ihre Ziele

Bevor Sie ein flexibles Büro einrichten, müssen Sie Ihre Ziele auf der Grundlage Ihrer Vorgaben definieren:

• Wie viele Personen möchten Sie gleichzeitig in Ihrem Büro unterbringen?
• Wie viele verschiedene Arbeitsplätze/Spaces benötigen Sie?
• Bevorzugen Sie einen großen offenen Raum oder viele private Spaces?

Um diese Fragen zu beantworten, raten wir Ihnen, eine Diagnose in Ihrem Unternehmen durchzuführen, um :

• die tatsächliche Belegung der Arbeitsplätze zu bestimmen;
• die Bedürfnisse und Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter zu analysieren.

Wenn 20 % der Mitarbeiter erwägen, vollständig auf Fernarbeit umzusteigen, wissen Sie, dass 20 % Ihrer Arbeitsplätze bald ungenutzt sein werden. Auf diese Weise können Sie gut durchdachte Entscheidungen treffen, um den Erfolg dieser Umstellung zu maximieren.

2. Die Wahl einer Software für die Verwaltung von flexiblen Büros

EineVerwaltungssoftware für flexible Büros ist für den reibungslosen Betrieb eines flexiblen Büros unerlässlich. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, mit 3 Klicks ein Büro innerhalb des Unternehmens zu reservieren und ihre Telearbeitstage zu deklarieren.

Diese Lösung muss sicher, skalierbar und zuverlässig sein und idealerweise mit Slack und Teams verbunden sein, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern zu erleichtern!

3. Definieren Sie den rechtlichen und operativen Rahmen für das Flex Office

Dritter Schritt: Sie müssen auf der Management-Seite arbeiten, um diese Arbeitsweise einzurichten. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, was sie in Bezug auf Arbeitszeiten und Arbeitsort tun können und was nicht.

Sie müssen z. B. wissen, wie sie die Flex-Office-Verwaltungssoftware nutzen und problemlos einen Arbeitsplatz reservieren können. Sie müssen auch wissen, wo sie sich informieren können, wo ihre Kollegen arbeiten. Nicht zuletzt müssen klare Regeln für die Nutzung der Gemeinschaftsräume in Bezug auf Lärmbelästigung und Reinigung aufgestellt werden.

4. Unterstützung und Schulung Ihrer Teams

In der Anfangsphase müssen Sie geduldig sein und das Wasser testen. Sie werden Zeit brauchen, um sich an das Flex Office zu gewöhnen (im Allgemeinen weniger als 3 Monate).

Während dieser Zeit ist es wichtig, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Behalten Sie die Produktivität, die Zufriedenheit und eventuelle Probleme im Auge, damit Sie schnell darauf reagieren können.

Flexible Büros: Was Sie wissen müssen!

Flexible Büros ermöglichen es den Unternehmen,ihren Mitarbeitern maximale Flexibilität zu bieten. Außerdem können sie sich so an die individuellenBedürfnisse und Persönlichkeiten anpassen. Wenn Mary jeden Mittwoch Telearbeit machen möchte, kann sie dies mit einem flexiblen Büro tun.

Auf der anderen Seite müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei der Einführung von Flex Office unterstützen. Schließlich kann diese Art von Flexibilität Ihren Mitarbeitern, vor allem den älteren, echte Kopfschmerzen bereiten...

Wir von workin.space sind davon überzeugt, dass Sie das Flex Office in Ihrem Unternehmen einführen können. Und wenn Sie nach der Einführung von Flex Office auf der Suche nach kleineren Büros sind, helfen wir Ihnen gerne bei Ihrer Suche.