Oficinas flexibles: definición, funcionamiento y ventajas

Nuestros lugares de trabajo evolucionan constantemente, y la oficina flexible se está convirtiendo en una solución cada vez más atractiva para las empresas. Pero, ¿qué es una oficina flexible? Las oficinas flexibles son puestos de trabajo no asignados. Aparecida por primera vez en Estados Unidos, esta versión 3.0 de la oficina permite a los directivos controlar con precisión la ocupación de sus espacios de trabajo, haciendo hincapié en la flexibilidad.

He aquí la definición de oficina flexible, su funcionamiento y sus ventajas.

¿Qué son las "oficinas flexibles"?

También conocidas como"oficinas ágiles","freeseating" o"desk sharing", las oficinas flexibles llegaron a Francia en la década de 1990.

La idea es que a los empleados no se les asignen mesas fijas. En otras palabras, no hay mesas asignadas. Todos los empleados deben vaciar sus escritorios cada tarde.

Esta práctica fomenta la flexibilidad en cuanto a ubicación y horarios de trabajo. Los empleados pueden ir a la oficina, teletrabajar o trabajar desde un tercer lugar(Cowork, café) cerca de casa.

También fomenta la colaboración y la productividad. Los empleados de Flex Office pueden instalarse en el espacio que más les convenga y desplazarse durante el día en función de sus necesidades. Esto les permite, por ejemplo, colaborar fácilmente con personas de otros sectores empresariales.

Según un estudio de JLL, el 59% de las empresas están dispuestas a adoptar o intensificar la oficina flexible, y el 47% quiere utilizarla para racionalizar su parque inmobiliario.

Ventajas e inconvenientes de las oficinas flexibles

Las oficinas flexibles ofrecen toda una serie de ventajas: mayor flexibilidad, menores costes, mejor colaboración... Pero también tienen sus inconvenientes. A medida que los espacios de trabajo se vuelven más ágiles, su gestión se hace más compleja. Veamos los pros y los contras de la oficina flexible para ayudarle a decidir si es adecuada para su empresa.

Las ventajas de la oficina flexible

Para el 77% de los encuestados por Deskeo en unestudio de febrero de 2021, la principal ventaja de la oficina flexible es la reducción de los costes inmobiliarios.
Y con razón: la reducción del número de puestos de trabajo y del espacio de oficina es posible con la oficina flexible. Si se tiene en cuenta que el coste medio de un puesto de trabajo en una empresa es de 13.000 euros al año, es fácil calcular el beneficio económico que se obtiene con la oficina flexible.

Como ya se ha dicho, la oficina flexible también es sinónimo de flexibilidad y multifuncionalidad. Los empleados pueden trabajar donde quieran y con quien quieran, lo que les permite ser más productivos y eficientes. Esto puede conducir a una mayor satisfacción laboral y a un mejor entendimiento entre los empleados.

Con la ayuda de la "política de mesas limpias", la oficina flexible fomenta el teletrabajo, un modo de trabajo cada vez más buscado por los franceses.

En resumen, las oficinas flexibles permiten a los empleados elegir dónde trabajan y reunirse con sus compañeros en la oficina para socializar de manera informal.

Los inconvenientes de las oficinas flexibles

Como todos los modos de funcionamiento, la oficina flexible también tiene algunos inconvenientes.

El primero es el carácter impersonal de la oficina. Antes, los empleados solían personalizar sus mesas con fotos familiares y una taza. Hoy, con la oficina flexible, eso se acabó. Para algunas personas, esto puede crear un sentimiento de no pertenencia a la empresa.

Otra desventaja de las oficinas flexibles es que a los jefes les resulta más difícil controlar a sus empleados. No siempre saben dónde están o qué están haciendo... Una solución a este problema es celebrarreuniones periódicas de equipo.

Por último, sin un espacio de trabajo específico, a los empleados les puede resultar difícil organizarse. Ya no pueden guardar sus pertenencias en lugares reservados para ellos. Esto puede resultar desconcertante e intimidatorio para algunos. Para superar este inconveniente, recomendamos utilizaruna solución de almacenamiento en la nube y explicar a todos sus empleados cómo utilizarla.

¿Cómo puede implantar con éxito la oficina flexible en su empresa?

¿Está pensando en implantar una organización de oficina flexible? Aquí tienes algunos pasos a seguir para que sea un éxito:

1. Defina sus objetivos

Antes de poner en marcha una oficina flexible, debe definir sus objetivos en función de sus limitaciones:

• ¿Cuántas personas quiere alojar en su oficina al mismo tiempo?
• ¿Cuántos puestos y espacios de trabajo diferentes necesita?
• ¿Prefiere un gran espacio abierto o muchos despachos privados?

Para responder a estas preguntas, le aconsejamos que realice un diagnóstico en su empresa para :

• definir la tasa de ocupación real de los puestos de trabajo;
• analizar las necesidades y hábitos de sus empleados.

Si el 20% de los empleados está pensando en pasarse a la teletrabajo total, sabrá que el 20% de sus puestos de trabajo pronto quedarán inutilizados. Esto le permitirá tomar decisiones bien meditadas para maximizar el éxito de este cambio.

2. Elegir un software de gestión de oficina flexible

Elsoftware de gestión de oficinas flexibles es esencial para el buen funcionamiento de una oficina flexible. Permitirá a sus empleados reservar un despacho dentro de la empresa y declarar sus días de teletrabajo en 3 clics.

¡Esta solución debe ser segura, escalable, fiable e idealmente conectada a Slack y Teams para facilitar la comunicación y la colaboración entre sus empleados!

3. Definir el marco legal y operativo de la oficina flexible

Tercer paso: tendrás que trabajar en la parte de gestión para establecer este modo de funcionamiento. Tus empleados tienen que saber qué pueden y qué no pueden hacer en cuanto a horario y lugar de trabajo.

Por ejemplo, tendrán que saber cómo utilizar el programa de gestión de oficinas flexibles y reservar un puesto de trabajo fácilmente. También tendrán que saber dónde buscar para saber dónde trabajan sus compañeros. Por último, pero no menos importante, es necesario establecer normas claras para el uso de las zonas comunes en términos de contaminación acústica y limpieza.

4. Apoyar y formar a los equipos

Al principio, hay que armarse de paciencia y tantear el terreno. Necesitarás tiempo para adaptarte a la oficina flexible (generalmente menos de 3 meses).

Durante este tiempo, es importante comunicarse con el personal y hacer ajustes si es necesario. No pierdas de vista su productividad, satisfacción y cualquier problema que puedan tener, para poder resolverlo rápidamente.

Oficinas flexibles: ¡lo que hay que saber!

Las oficinas flexibles permiten a las empresasofrecer la máxima flexibilidad a sus empleados. También les permite adaptarse a lasnecesidades y personalidades individuales. Si María quiere teletrabajar todos los miércoles, puede hacerlo con una oficina flexible.

Por otro lado, debe asegurarse de que apoya a sus empleados durante todo el proceso de implantación de la oficina flexible. Después de todo, este tipo de flexibilidad puede ser un verdadero quebradero de cabeza para sus empleados, especialmente para los más mayores...

En workin.space, estamos seguros de que puedes introducir la oficina flexible en tu organización. Y si está buscando oficinas más pequeñas tras la introducción de las oficinas flexibles, estamos aquí para ayudarle en su búsqueda.