10 conseils pour animer une réunion professionnelle

Vous avez peut-être déjà animé une réunion où personne ne vous écoute ou, au contraire, où tout le monde veut mettre son grain de sel ! Dans les deux cas, ces team meetings sont contre-productives. Pour qu’une réunion soit réussie, elle ne doit pas laisser place à l’improvisation. Comme le dit le proverbe : “il y a un temps pour tout”. Tout de suite, voici 10 conseils pour animer une réunion professionnelle ! 

1. Fixer l’objectif de la réunion

Définissez clairement l'objectif ou les objectifs de la réunion. Il peut s’agir d’un point de suivi avec un alternant, d’un brainstorming avec l’équipe marketing pour faire éclore de nouvelles idées, d’une réunion pour définir les missions du futur stagiaire…

Cela vous aidera à animer la réunion en gardant en tête le résultat visé : signature d’un contrat, prise de décision, partage d'information, etc.

Pour ne pas vous éparpiller, nous vous conseillons de ne pas fixer plus de 3 objectifs par réunion. 

2. Choisir une durée de réunion adaptée 

Selon une étude, un cadre ne peut se concentrer que 52 minutes d'affilée maximum. Logiquement, une réunion d’une heure est donc trop longue de 8 minutes. Pour animer une réunion professionnelle efficace, vous devrez choisir la durée la plus juste. 

Pour poser une question stratégique à son n+1, 15 minutes sont suffisantes. Mais pour une réunion d’équipe hebdomadaire, 45 minutes peuvent être nécessaires. Une fois l’objectif fixé, vous pourrez facilement estimer et fixer la durée de réunion adéquate. 

Bon à savoir : 50 % des cadres pensent qu’une réunion devrait durer 30 minutes à une heure. Pour 30 % d’entre eux, 15 à 30 minutes suffisent. 

3. Inviter un nombre limité de participants 

Selon une étude OpinionWay, 1 travailleur sur 4 ne perçoit pas l'utilité des réunions. Il est donc fortement conseillé d’organiser des réunions professionnelles uniquement lorsque cela est strictement nécessaire. Plus important, il est crucial de n’inviter que les personnes concernées par le sujet de la réunion. 

Inutile d’inviter Georges des sales à une réunion créativité avec Vanessa et Thomas, les graphistes. Clairement, son attention ne sera pas au rendez-vous !

4. Trouver et réserver une salle de réunion 

Si vous avez des salles de réunion au sein des locaux de votre entreprise, réservez la salle de la bonne taille au bon créneau. 

Si aucune d’elles n’est disponible ou si vos locaux ne disposent pas de salles de réunion, nous vous invitons à consulter nos salles de réunion, séminaire et conférence. 

Pour choisir votre salle de réunion, vous pouvez sélectionner la ville, le nombre de places assises et le budget par personne. 

Besoin d’inspiration ? Voici notre top 10 des plus belles salles de réunion à Paris. 

5. Établir un ordre du jour

Au restaurant, vous demandez un menu avant de commander ? Eh bien, en réunion, c’est pareil ! L’animateur de la réunion doit dérouler l’ordre du jour en amont (ou en tout début de réunion) pour que tous les participants puissent se préparer, notamment s’ils doivent intervenir à un moment donné.

6. Être ponctuel

Pour organiser une réunion professionnelle digne de ce nom, vous devrez la débuter et la terminer aux heures prévues. En tant qu’animateur ou animatrice, c’est vous qui donnez le ton ! Vous devrez donc montrer l’exemple en faisant preuve de ponctualité.

Au fil de la réunion, vous devrez instaurer des règles à suivre.

Si vous avez besoin de réunir les avis de tous les participants lors d’une réunion virtuelle, par exemple, vous pouvez organiser un sondage via Google Meet, le diffuser et le modérer en direct. Pour que ce processus fonctionne, assurez-vous que chaque participant sache comment accéder au vote.

7. Permettre à tous de participer, au moment propice

La réunion est un processus collaboratif. Chacun doit être en mesure de partager ses idées et son point de vue, qu’il s’agisse d’une prise de décision collective ou de la résolution d’un problème. Car comme le dit le proverbe : “Deux avis valent mieux qu'un.”

Mais attention ! Ici aussi, vous devrez instaurer des règles. Chaque personne doit être écoutée et comprise par tous pour que la réunion soit réellement efficace. 

Et parfois, le but de la réunion ne nécessite pas forcément la participation active des participants. Pour une formation ou une présentation produit, par exemple, le temps peut être compté. Si vous préférez enchaîner et répondre aux questions à la fin de la réunion, soit ! Vous devrez prévenir les participants qu’une plage horaire de 10-15 minutes sera réservée aux questions/réponses en fin de réunion et qu’ils pourront poser toutes leurs questions à ce moment-là.

8. Rappeler le plan d’action à exécuter

Une fois la séance de questions/réponses terminée, rappelez le plan d’action à suivre. 

Par exemple, il peut s’agir :

• des personnes à contacter pour faire avancer un projet ; 
• des prochains contenus à publier sur les réseaux sociaux ; 
• des prochaines étapes en cas d’entretien d’embauche… 

Rappeler le plan d’action montre aux participants que la réunion a été productive et que vous savez où vous allez. Idéalement, vous pouvez aussi fixer une date limite pour chaque action à réaliser. 

9. Envoyer le compte-rendu aux participants

En fonction du type de réunion, un compte-rendu peut être envoyé aux participants. 

Sur ce compte-rendu de réunion, vous devrez indiquer : 

• l’objet de la réunion ; 
• la date, le créneau horaire et le lieu de la réunion ; 
• les personnes présentes ; 
• les personnes absentes ; 
• les destinataires du compte-rendu ; 
• un résumé objectif des échanges ayant eu lieu, des décisions prises et des actions à effectuer (+ deadline) ; 
• une conclusion ; 
• votre nom et votre titre professionnel. 

10. Planifier une nouvelle réunion si nécessaire

Qui dit actions à mettre en place, dit bilan. 

Pour vous assurer que le plan d’action se déroule comme prévu en réunion, nous vous conseillons de planifier une réunion de suivi. Celle-ci sera idéale pour garder le lien avec vos salariés tout en vous assurant que le travail est réalisé. 

Pour cette nouvelle réunion, assurez-vous de respecter les 10 étapes de ce guide. Si cela vous aide, vous pouvez conserver cet article dans vos favoris pour y revenir plus tard. 

Récap’ des conseils pour animer une réunion

Pour rappel, voici les 10 leviers à activer pour animer une réunion professionnelle : 

• fixer les objectifs de la réunion (pas plus de 3) ; 
• choisir la durée de la réunion en fonction de l’objectif fixé ; 
• inviter un nombre de participants restreint ; 
• trouver et réserver sa salle de réunion ; 
• établir un ordre du jour et l’envoyer aux participants ; 
• faire preuve de ponctualité ; 
• permettre à tous de participer, au meilleur moment ; 
• rappeler le plan d’action en fin de réunion ; 
• envoyer un compte-rendu ; 
• planifier une nouvelle réunion si nécessaire. 

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