10 consejos para organizar una reunión de negocios

Tal vez ya haya facilitado una reunión en la que nadie le escucha, o en la que todos quieren dar su opinión. En ambos casos, estas reuniones de equipo son contraproducentes. Para que una reunión tenga éxito, no debe haber lugar para la improvisación. Como dice el refrán, "hay un momento para todo". Aquí tienes 10 consejos para organizar una reunión profesional.

1. Establecer el objetivo de la reunión

Defina claramente el objetivo u objetivos de la reunión. Puede ser una reunión de seguimiento con un estudiante en prácticas, una sesión de brainstorming con el equipo de marketing para aportar nuevas ideas, una reunión para definir las tareas del futuro becario...

Esto te ayudará a dirigir la reunión con el resultado deseado en mente: firmar un contrato, tomar una decisión, compartir información, etc.

Para no dispersarte demasiado, te aconsejamos que no fijes más de 3 objetivos por reunión.

2. Elegir bien la duración de la reunión

Según un estudio, un ejecutivo sólo puede concentrarse un máximo de 52 minutos seguidos. Lógicamente, una reunión de una hora dura 8 minutos de más. Para que una reunión de negocios sea eficaz, hay que elegir la duración adecuada.

Para plantear una pregunta estratégica a su n+1, basta con 15 minutos. Pero para una reunión semanal de equipo, pueden ser necesarios 45 minutos. Una vez fijado el objetivo, podrá calcular y establecer fácilmente la duración adecuada de la reunión.

Es bueno saberlo: el 50% de los ejecutivos piensa que una reunión debe durar entre 30 minutos y una hora. Para el 30%, entre 15 y 30 minutos es suficiente.

3. Invite a un número limitado de participantes

Según un estudio de OpinionWay, 1 de cada 4 trabajadores no ve el sentido de las reuniones. Por ello, se recomienda encarecidamente organizar reuniones de trabajo sólo cuando sea estrictamente necesario. Y lo que es más importante, es crucial invitar sólo a las personas a las que concierne el tema de la reunión.

No tiene sentido invitar a Georges, de ventas, a una reunión creativa con Vanessa y Thomas, los diseñadores gráficos. Está claro que no prestará atención.

4. Buscar y reservar una sala de reuniones

Si dispone de salas de reuniones en los locales de su empresa, reserve la sala del tamaño adecuado en el momento oportuno.

Si no hay ninguna disponible, o si sus instalaciones no disponen de salas de reuniones, le invitamos a consultar nuestras salas de reuniones, seminarios y conferencias.

Para elegir su sala de reuniones, puede seleccionar la ciudad, el aforo y el presupuesto por persona.

¿Necesita inspiración? Aquí tiene nuestras 10 mejores salas de reuniones de París.

5. Establezca un orden del día

En un restaurante, ¿pide el menú antes de pedir? Pues lo mismo en una reunión. El responsable de la reunión debe elaborar el orden del día con antelación (o al principio de la reunión) para que todos los participantes puedan prepararse, sobre todo si tienen que intervenir en un momento dado.

6. Sea puntual

Para organizar una reunión profesional digna de ese nombre, tendrás que empezar y terminar puntualmente. Como moderador, es usted quien marca la pauta. Así que tendrás que dar ejemplo siendo puntual.

A medida que avance la reunión, tendrás que establecer las normas a seguir.

Si necesitas recabar las opiniones de todos los participantes en una reunión virtual, por ejemplo, puedes organizar una encuesta a través de Google Meet, retransmitirla y moderarla en directo. Para que este proceso funcione, asegúrate de que todos los participantes saben cómo acceder a la votación.

7. Permita que todos participen, en el momento adecuado

La reunión es un proceso de colaboración. Todos tienen que poder compartir sus ideas y puntos de vista, tanto si se trata de tomar decisiones colectivas como de resolver problemas. Como dice el refrán, "dos opiniones son mejor que una".

Pero ¡cuidado! También aquí hay que establecer reglas. Hay que escuchar y comprender a todo el mundo para que la reunión sea realmente eficaz.

Y a veces, el objetivo de la reunión no requiere necesariamente la participación activa de los asistentes. Para una sesión de formación o una presentación de producto, por ejemplo, el tiempo puede ser limitado. Si prefieres continuar y responder a las preguntas al final de la reunión, ¡que así sea! Tendrá que informar a los participantes de que se reservará un espacio de tiempo de 10-15 minutos para las preguntas y respuestas al final de la reunión, y que en ese momento podrán hacer las preguntas que deseen.

8. Recuerde a los participantes su plan de acción

Una vez finalizada la sesión de preguntas y respuestas, recuérdeles el plan de acción que deben seguir.

Por ejemplo

• a quién contactar para sacar adelante un proyecto ;
• los próximos contenidos a publicar en las redes sociales;
• los próximos pasos para una entrevista de trabajo...

Un recordatorio del plan de acción muestra a los participantes que la reunión ha sido productiva y que sabes hacia dónde vas. Idealmente, también puedes fijar una fecha límite para completar cada acción.

9. Enviar el acta a los participantes

Dependiendo del tipo de reunión, el acta puede enviarse a los participantes.

En este acta de reunión, debes indicar :

• el objetivo de la reunión ;
• la fecha, la franja horaria y el lugar de la reunión
• quiénes estuvieron presentes ;
• los ausentes
• los destinatarios del acta;
• un resumen objetivo de los debates que tuvieron lugar, las decisiones tomadas y las medidas que deben adoptarse (+ plazo);
• una conclusión;
• tu nombre y cargo profesional.

10. Si es necesario, planifica una nueva reunión.

A la hora de pasar a la acción, es el momento de hacer balance.

Para asegurarte de que el plan de acción se aplica según lo previsto, te recomendamos que programes una reunión de seguimiento. Será ideal para mantener el contacto con sus empleados, al tiempo que se asegura de que el trabajo se está realizando.

Para esta nueva reunión, asegúrate de seguir los 10 pasos de esta guía. Si te sirve de ayuda, puedes marcar este artículo como favorito para futuras consultas.

Consejos para facilitar reuniones en pocas palabras

A modo de recordatorio, aquí tienes las 10 palancas que debes activar para dirigir una reunión profesional:

• fijar los objetivos de la reunión (no más de 3) ;
• elija la duración de la reunión en función del objetivo fijado
• invitar a un número limitado de participantes;
• buscar y reservar una sala de reuniones;
• elabore un orden del día y envíelo a los participantes;
• ser puntual;
• permitir que todos participen, en el momento oportuno;
• recordar a los participantes el plan de acción al final de la reunión;
• enviar el acta;
• convocar una nueva reunión si es necesario.

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