Comprendre vos besoins immobiliers : nombre de postes ou nombre de m² ?

Alors nous allons mettre les pieds dans le plat tout de suite, et tenter de vous expliquer pourquoi l’usage doit toujours primer dans le choix de vos espaces de travail flexibles, et qu’il est impératif de raisonner en nombre de postes plutôt qu’en nombre de m² (C’est So pré-covid !). Dans un monde professionnel en mutation rapide, la question de l’espace de travail se pose en effet aujourd’hui de façon très différente.

Traditionnellement, on parlait en mètres carrés, mais cette approche, axée sur la superficie, montre désormais ses limites face aux nouvelles pratiques et attentes en matière de flexibilité. Évaluer les besoins en termes de postes de travail et d’usage, plutôt qu'en m², permet d’optimiser les coûts, de favoriser le bien-être des collaborateurs et d'adapter l’espace aux besoins spécifiques de l’entreprise. On vous explique tout !

Pourquoi ne pas parler en m² ? L’usage avant tout

Un bureau flexible nécessite une réflexion qui va bien au-delà de la simple mesure de surface. En pensant en postes de travail, on s'intéresse aux activités et aux mouvements des collaborateurs, non aux dimensions des murs. Cette approche repose sur le principe que chaque poste doit être conçu pour permettre la réalisation d’une activité bien précise et des conditions de travail optimales, et non pour répondre à un nombre de mètres carrés minimum par personne. Par ailleurs, avec l’essor du télétravail, on le sait, les surfaces de bureaux se réduisent et les postes de travail se partagent désormais entre plusieurs collaborateurs selon leurs jours de présence dans les locaux de leur entreprise ou dans les espaces flexibles qu’ils occupent.

A noter par ailleurs que la loi n’impose pas de m²/collaborateur. Le Code du travail plus précisément ne fixe pas de surface minimale en m² pour chaque salarié, mais impose des critères relatifs à la sécurité et au bien-être des employés. L’article R 4214-22 du Code du travail précise que l’espace de travail doit être adapté pour que chacun dispose de liberté de mouvement suffisante, tant en hauteur qu'en surface, et de conditions de travail sans risques pour la sécurité et la santé. Bien qu’aucune règle stricte ne soit imposée, des normes existent en tant que recommandations.

Par exemple, la norme AFNOR NF X 35-102 (volontaire) recommande 10 m² pour un bureau individuel, 11 m² en espace partagé, et 15 m² pour les espaces bruyants. Ces standards, bien qu’optionnels, peuvent guider les entreprises pour offrir des espaces de travail confortables. La crise du COVID-19 a également rappelé l’importance d’un espace suffisant pour limiter la propagation des maladies et assurer un environnement de travail sain.

6 critères essentiels pour déterminer les besoins réels en m²

Alors, comment déterminer la superficie dont votre entreprise a réellement besoin, et plus spécifiquement si vous souhaitez louer des espaces de travail flexibles ? Voici six critères à prendre en compte pour évaluer vos besoins spécifiques :

1. L’organisation du travail : télétravail ou présentiel

Le télétravail réduit la nécessité de bureaux fixes pour chaque salarié. Une entreprise en 100 % distanciel pourrait opter pour des solutions flexibles comme le coworking ou la location ponctuelle de bureaux, évitant ainsi les coûts d’un bail à long terme. À l’inverse, si l’activité nécessite une présence quotidienne, cela influencera le choix de la superficie pour accueillir tous les collaborateurs.

2. Le type d’activité et le besoin en équipements

Les besoins en m² varient également selon les activités de l’entreprise. Par exemple, des équipes ayant des besoins de stockage (informatique, matériel spécifique) ou des activités exigeant des espaces calmes pour la concentration (développeurs, graphistes) auront des besoins différents de ceux d’équipes qui tiennent régulièrement des réunions ou reçoivent des clients.

3. La localisation et ses implications budgétaires

La localisation de vos bureaux impacte directement votre budget. En grande ville, où les prix de l’immobilier sont élevés, une optimisation de chaque mètre carré est indispensable. À Paris, par exemple, les loyers élevés poussent les entreprises à ajuster leur superficie et à optimiser chaque poste de travail pour éviter les dépenses inutiles.

4. Le choix des espaces de travail : open space ou bureaux fermés

Le choix entre open space et bureaux fermés dépend de la culture d’entreprise et du style de travail. L’open space, prisé par les start-ups pour ses coûts moindres, est en revanche décrié pour les nuisances sonores qu’il peut engendrer. Un espace cloisonné demande souvent plus de m² par personne, mais améliore la confidentialité et le confort, notamment pour des activités nécessitant une concentration accrue.

5. Les espaces collectifs : salles de réunion, cuisine, détente

Ces espaces doivent être pris en compte dans l’évaluation de la superficie totale. On estime généralement entre 3 et 4 m² par personne pour les espaces collectifs. Une salle de réunion pour 4 personnes nécessite en moyenne 12 à 16 m², tandis qu’un espace de détente ou une cuisine peut s’étendre sur une dizaine de m². Ces lieux sont essentiels pour le bien-être au travail, mais doivent être dimensionnés en fonction de l'usage réel.

6. Les espaces "grisés" : couloirs, locaux techniques, sanitaires

Bien que ces zones ne soient pas directement dédiées au travail, elles sont essentielles pour l’accessibilité et le confort. Pour éviter une surcharge inutile de m², il est recommandé de privilégier des bâtiments modernes offrant une meilleure optimisation de ces espaces.

Un espace de travail bien pensé, un facteur clé de bien-être

Enfin, penser les bureaux en postes de travail plutôt qu'en m² impacte directement le bien-être des collaborateurs. Un espace confortable et adapté à leurs activités permet d’améliorer la productivité et la satisfaction. Il est aussi crucial de veiller à des éléments comme la température, la qualité de l’air et l’ergonomie des postes de travail, chacun jouant un rôle dans le bien-être au travail.

Déterminer la surface idéale pour vos bureaux demande une évaluation complexe qui tient compte de nombreux facteurs. Plutôt que de calculer un nombre fixe de m² par salarié, il est pertinent de se concentrer sur les postes de travail et l'usage réel. Cette approche permettra d'optimiser vos coûts, d'adapter vos espaces aux nouvelles façons de travailler, et d’offrir un cadre de travail plus flexible et agréable à vos équipes.