Comment rédiger un ordre du jour pour une réunion efficace ?

Selon une étude de l’IFOP réalisée avec Wisembly, 1 cadre sur 3 avoue s’être déjà endormi en réunion ! En même temps, l’étude de Barco et Circle Research de 2019 dit qu’ils sont en réunion 27 jours par an. Alors si les cadres sont plus en réunion qu’ils ne sont en vacances dans l’année, autant “make the most of it” comme disent les Anglais (traduction : rentabiliser ces réunions de la meilleure façon possible) !

Voici une méthode pour rédiger un ordre du jour efficace pour sa réunion (et maintenir tout le monde éveillé).

Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion ?

Un ordre du jour de réunion est la liste des thèmes à aborder au cours d’une réunion. Ce document est utile, quel que soit le type de réunion : réunion d’équipe, brainstorming ou formation. 

Il énumère :

• les participants à la réunion ; 
• la durée de la réunion ; 
• les sujets à aborder ou le travail à accomplir ; 
• les objectifs de la réunion.

L’ordre du jour doit être envoyé à l’ensemble des participants au moins 2 jours avant le début de la réunion. Par exemple, vous pouvez envoyer l’ordre du jour à vos collègues le lundi pour une réunion le mercredi ou le jeudi. Ce faisant, ils disposent de suffisamment de temps pour se préparer et vous demander davantage d’informations si nécessaire. Il n’y a rien de pire pour un salarié que d’être pris au dépourvu.

La recette pour un ordre du jour de réunion réussi

Élaborer un ordre du jour efficace nécessite du temps et une planification minutieuse. 

N'attendez pas la dernière minute pour vous y mettre !

1. Définir les objectifs et le nom de la réunion

Les objectifs de la réunion

3 objectifs sont possibles lors d’une réunion : 

1. partager des informations à l’équipe ; 
2. recueillir des idées et des opinions ; 
3. débattre afin de prendre une décision. 

Les objectifs doivent être clairs dans toutes les têtes. S’ils ne sont pas connus à l’avance par tous les participants, la réunion n’aura que peu de sens à leurs yeux... Et c’est là que les ronflements tant redoutés risquent de se faire entendre !

Le titre de la réunion

Le titre de la réunion doit expliquer le “pourquoi” de la réunion. Par exemple, cela peut être “définition de la charte éditoriale en vue d’uniformiser les prises de parole de l’entreprise”. Dans ce titre, les salariés savent ce qu’ils vont faire (des choix) et pour quelle raison (définir une ligne directrice à appliquer à toutes leurs communications). 

2. Fixer une durée de réunion 

Même avec un ordre du jour efficace, une réunion peut facilement tourner au fiasco si aucun rythme n’est donné. C’est là que l’organisateur de la réunion intervient et joue un rôle clé. Il doit estimer le temps nécessaire pour chaque point à aborder afin de garder la réunion sur les rails. 

Par exemple, si la réunion est prévue pour 50 minutes et que 5 points sont à l'ordre du jour, le temps accordé à chaque point ne devra pas dépasser 10 minutes. Sauf si certains points nécessitent plus de temps que d’autres. Mais vous avez compris la logique ! 

Attribuer une durée spécifique à chaque point vous permettra de minuter la réunion avec précision et de faire avancer la discussion.

3. Lister les points à aborder et le temps imparti

Au théâtre, une pièce classique est composée de 3 ou de 5 actes divisés en scènes. 

Pour rédiger un ordre du jour pour une réunion efficace, vous devrez faire comme au théâtre : définir les thèmes à aborder, les prises de décision attendues et le temps imparti à chaque thématique. 

L’exemple concret

Par exemple : 

• retour sur les audit des contenus existants - 15 minutes ; 
• benchmark des stratégies éditoriales concurrentes - 15 minutes ; 
• définition des objectifs de la charte éditoriale - 15 minutes. 

Ici, vous avez 3 points à aborder, une plage horaire pour chaque point et une réunion de 45 minutes au total, ce qui est raisonnable. Et oui : selon l’étude de Wisembly et l’IFOP, tout le monde décroche au bout de 52 minutes. L’élaboration d’une charte édito est un processus long. Il est préférable de découper cette tâche en plusieurs réunions. 

Notre conseil : abordez les thématiques les plus importantes dès le début de la réunion. Les participants seront bien plus concentrés qu’en fin de réunion. 

4. Répartir le temps de parole

Si plusieurs personnes doivent prendre la parole au cours de la réunion, leur temps de parole doit être défini à l’avance. Cela évitera le “manterrupting” (un mot utilisé pour définir le fait qu’un homme coupe la parole à une femme en raison de son genre). Selon une étude Opinionway, 60 % des femmes se sont déjà senties mises de côté lors de prises de décisions stratégiques. Alors, pour qu’une réunion se déroule dans de bonnes conditions et dans le respect de tous, vous savez ce qu’il vous reste à faire !

5. Peaufiner la conclusion pour finir en beauté

Pour finir votre réunion en beauté, vous pouvez : 

• résumer brièvement comment la réunion a fait avancer les choses ; 
• donner la date et le nom de la prochaine réunion du même thème ; 
• rappeler à chacun les actions à mettre en place individuellement, le fameux “kifékoi”. 

L’idéal est de définir une personne qui rédige ces 3 éléments sur un compte-rendu afin de l’envoyer aux personnes absentes. Ainsi, ces dernières sauront ce qu’elles ont manqué et comment se préparer au mieux pour la prochaine réunion. 

Exemple de modèle d’ordre du jour pour une réunion d’information

Ordre du jour de la réunion du 02/02  Date : 02 février 20XX Heure : 10 h  Lieu : salle Zahia Titre de la réunion : “Composition de l’équipe - match France/Allemagne (amical)”  Participants :  Didier DESCHAMPS Franck RAVIOT Guy STÉPHAN Cyril MOINE Objectifs de la réunion + temps imparti :  choix des défenseurs titulaires et remplaçants - 15 minutes ;  choix des attaquants titulaires et remplaçants - 15 minutes ;  choix des milieux titulaires et remplaçants - 15 minutes ;  choix du gardien titulaire et du gardien remplaçant - 5 minutes.

Il est possible d’ajouter un descriptif avec plus de détails pour chaque thématique si nécessaire. 

Rédiger un ordre du jour pour réunion : en bref

Qu'elles soient virtuelles ou en présentiel, les réunions ne doivent pas nécessairement être ennuyeuses. Et les ordres du jour sont là pour leur donner du rythme et du sens ! 

Nous vous conseillons donc de vous emparer de cet outil dès aujourd’hui pour faire de vos prochaines réunions de véritables succès. 

Voici un récapitulatif des étapes à suivre pour établir un ordre de réunion réussi pour vos réunions : 

1. définir les objectifs et le nom de la réunion ; 
2. fixer une durée de réunion ; 
3. lister les points à aborder au cours de la réunion et le temps imparti ; 
4. répartir le temps de parole ; 
5. peaufiner la conclusion pour finir en beauté. 

Maintenant que vous avez réglé la question du “comment”, passons au “où”. Voici les 10 plus belles salles de réunion à Paris. 

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