10 dicas para gerir uma reunião de negócios

Talvez já tenha facilitado uma reunião em que ninguém o ouve, ou em que todos querem ter uma palavra a dizer! Em ambos os casos, estas reuniões de equipa são contraproducentes. Para que uma reunião seja bem sucedida, não deve haver espaço para a improvisação. Como diz o ditado, "há uma altura certa para tudo". Aqui estão 10 dicas sobre como gerir uma reunião profissional!

1. Definir o objetivo da reunião

Defina claramente o objetivo ou objectivos da reunião. Pode ser uma reunião de acompanhamento com um estudante-estudante, uma sessão de brainstorming com a equipa de marketing para debater novas ideias, uma reunião para definir as tarefas do futuro estagiário...

Isto ajudá-lo-á a conduzir a reunião com o resultado desejado em mente: assinar um contrato, tomar uma decisão, partilhar informações, etc.

Para não se dispersar demasiado, aconselhamos que não defina mais de 3 objectivos por reunião.

2. Escolha a duração correcta da reunião

De acordo com um estudo, um executivo só consegue concentrar-se durante um máximo de 52 minutos de cada vez. Logicamente, uma reunião de uma hora é, por conseguinte, demasiado longa em 8 minutos. Para realizar uma reunião de negócios eficaz, é necessário escolher a duração correcta.

Para fazer uma pergunta estratégica ao seu n+1, 15 minutos são suficientes. Mas para uma reunião semanal de equipa, podem ser necessários 45 minutos. Uma vez definido o objetivo, pode facilmente estimar e definir a duração correcta da reunião.

É bom saber: 50% dos executivos pensam que uma reunião deve durar entre 30 minutos e uma hora. Para 30% deles, 15 a 30 minutos são suficientes.

3. Convide um número limitado de participantes

De acordo com um estudo da OpinionWay, 1 em cada 4 trabalhadores não vê a utilidade das reuniões. Por conseguinte, é fortemente aconselhado organizar reuniões de negócios apenas quando estritamente necessário. Mais importante ainda, é crucial convidar apenas as pessoas interessadas no tema da reunião.

Não faz sentido convidar o Georges das vendas para uma reunião criativa com a Vanessa e o Tomás, os designers gráficos. É óbvio que ele não vai estar a prestar atenção!

4. Encontrar e reservar uma sala de reuniões

Se tiver salas de reunião nas instalações da sua empresa, reserve a sala com o tamanho certo à hora certa.

Se não houver nenhuma disponível ou se as suas instalações não dispuserem de salas de reunião, convidamo-lo a consultar as nossas salas de reuniões, seminários e conferências.

Para escolher a sua sala de reuniões, pode selecionar a cidade, a capacidade e o orçamento por pessoa.

Precisa de inspiração? Eis as nossas 10 melhores salas de reunião em Paris.

5. Marcar uma agenda

Num restaurante, pede-se o menu antes de fazer o pedido? Pois bem, o mesmo se aplica a uma reunião! O chefe da reunião deve elaborar a ordem de trabalhos com antecedência (ou logo no início da reunião) para que todos os participantes se possam preparar, especialmente se tiverem de falar num determinado momento.

6. Ser pontual

Para organizar uma reunião profissional digna desse nome, é necessário começar e terminar a horas. Como moderador, é quem dá o tom! Por isso, tem de dar o exemplo, sendo pontual.

À medida que a reunião avança, terá de estabelecer regras a seguir.

Se precisar de recolher as opiniões de todos os participantes numa reunião virtual, por exemplo, pode organizar uma sondagem através do Google Meet, transmiti-la e moderá-la em direto. Para que este processo funcione, certifique-se de que todos os participantes sabem como aceder à votação.

7. Permitir a participação de todos, no momento certo

A reunião é um processo de colaboração. Todos devem poder partilhar as suas ideias e pontos de vista, quer se trate de uma tomada de decisão colectiva ou da resolução de um problema. Como diz o ditado, "mais vale duas opiniões do que uma".

Mas atenção! Também aqui é necessário estabelecer regras. Todos têm de ser ouvidos e compreendidos para que a reunião seja verdadeiramente eficaz.

E, por vezes, o objetivo da reunião não requer necessariamente a participação ativa dos participantes. Numa sessão de formação ou numa apresentação de um produto, por exemplo, o tempo pode ser limitado. Se preferir continuar e responder a perguntas no final da reunião, que assim seja! É necessário informar os participantes de que será reservado um período de 10 a 15 minutos para as perguntas e respostas no final da reunião e que eles podem colocar quaisquer questões que tenham nessa altura.

8. Recordar aos participantes o seu plano de ação

Uma vez terminada a sessão de perguntas e respostas, relembre-lhes o plano de ação a seguir.

Por exemplo, este pode incluir

• quem contactar para fazer avançar um projeto ;
• o próximo conteúdo a ser publicado nas redes sociais;
• os próximos passos para uma entrevista de emprego...

Um lembrete do plano de ação mostra aos participantes que a reunião foi produtiva e que se sabe para onde se está a ir. Idealmente, pode também definir um prazo para a conclusão de cada ação.

9. Enviar actas aos participantes

Dependendo do tipo de reunião, as actas podem ser enviadas aos participantes.

Neste relatório de reunião, deve indicar :

• o objetivo da reunião ;
• a data, a hora e o local da reunião;
• quem esteve presente ;
• as pessoas ausentes;
• os destinatários da ata;
• um resumo objetivo dos debates realizados, das decisões tomadas e das acções a empreender (+ prazo);
• uma conclusão;
• o seu nome e título profissional.

10. Planear uma nova reunião, se necessário

Quando se trata de agir, é altura de fazer um balanço.

Para garantir que o plano de ação é executado como planeado, recomendamos que marque uma reunião de acompanhamento. Esta será ideal para manter o contacto com os seus empregados, assegurando simultaneamente que o trabalho está a ser feito.

Para esta nova reunião, certifique-se de que segue os 10 passos deste guia. Se ajudar, pode marcar este artigo para referência futura.

Dicas de facilitação de reuniões em poucas palavras

A título de lembrete, eis as 10 alavancas que deve ativar para realizar uma reunião profissional:

• definir os objectivos da reunião (não mais de 3) ;
• escolher a duração da reunião de acordo com o objetivo definido;
• convidar um número limitado de participantes;
• encontrar e reservar uma sala de reuniões;
• elaborar uma ordem de trabalhos e enviá-la aos participantes;
• ser pontual;
• permitir a participação de todos, no momento certo;
• lembrar aos participantes o plano de ação no final da reunião;
• enviar a ata;
• marcar uma nova reunião, se necessário.

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