10 Tipps für die Durchführung einer Geschäftsbesprechung

Vielleicht haben Sie schon einmal eine Sitzung geleitet, in der Ihnen niemand zugehört hat oder in der jeder seine Meinung sagen wollte! In beiden Fällen sind solche Teamsitzungen kontraproduktiv. Damit eine Besprechung erfolgreich ist, darf es keinen Raum für Improvisationen geben. Wie das Sprichwort sagt: "Für alles gibt es eine Zeit". Hier sind 10 Tipps, wie Sie eine professionelle Sitzung leiten können!

1. Legen Sie das Ziel des Meetings fest

Legen Sie das Ziel oder die Ziele der Besprechung klar fest. Dabei kann es sich um ein Nachbereitungstreffen mit einem Praktikanten handeln, um eine Brainstorming-Sitzung mit dem Marketingteam, um neue Ideen zu entwickeln, um ein Treffen zur Festlegung der Aufgaben des künftigen Praktikanten...

So können Sie das Treffen mit dem gewünschten Ergebnis vor Augen führen: Unterzeichnung eines Vertrags, Entscheidungsfindung, Informationsaustausch usw.

Damit Sie sich nicht zu sehr verzetteln, sollten Sie nicht mehr als 3 Ziele pro Sitzung festlegen.

2. Wählen Sie die richtige Dauer der Besprechung

Laut einer Studie kann sich eine Führungskraft nur maximal 52 Minuten am Stück konzentrieren. Eine einstündige Besprechung ist demnach 8 Minuten zu lang. Um eine effektive Geschäftsbesprechung durchzuführen, müssen Sie die richtige Dauer wählen.

Um Ihrem n+1 eine strategische Frage zu stellen, reichen 15 Minuten aus. Für eine wöchentliche Teambesprechung können jedoch 45 Minuten erforderlich sein. Sobald Sie das Ziel festgelegt haben, können Sie die Dauer der Besprechung leicht einschätzen und festlegen.

Gut zu wissen: 50 % der Führungskräfte sind der Meinung, dass eine Besprechung zwischen 30 Minuten und einer Stunde dauern sollte. Für 30 % von ihnen sind 15 bis 30 Minuten ausreichend.

3. Laden Sie eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern ein

Laut einer OpinionWay-Studie sieht 1 von 4 Arbeitnehmern keinen Sinn in Meetings. Es wird daher dringend empfohlen, geschäftliche Besprechungen nur dann zu organisieren, wenn sie unbedingt notwendig sind. Noch wichtiger ist es, nur die Personen einzuladen, die von dem Thema der Sitzung betroffen sind.

Es macht keinen Sinn, Georges aus dem Vertrieb zu einem kreativen Treffen mit Vanessa und Thomas, den Grafikdesignern, einzuladen. Er wird ganz sicher nicht aufpassen!

4. Finden und reservieren Sie einen Besprechungsraum

Wenn Sie Besprechungsräume in Ihrem Unternehmen haben, buchen Sie den Raum in der richtigen Größe zur richtigen Zeit.

Wenn keine Räume zur Verfügung stehen oder wenn Ihr Unternehmen über keine Besprechungsräume verfügt, laden wir Sie ein, unsere Besprechungs-, Seminar- und Konferenzräume zu konsultieren.

Um Ihren Tagungsraum auszuwählen, können Sie die Stadt, die Sitzplatzkapazität und das Budget pro Person angeben.

Sie brauchen Inspiration? Hier sind unsere 10 besten Tagungsräume in Paris.

5. Legen Sie eine Tagesordnung fest

Fragen Sie in einem Restaurant auch nach der Speisekarte, bevor Sie bestellen? Bei einer Sitzung ist es genauso! Der Sitzungsleiter sollte die Tagesordnung im Voraus (oder gleich zu Beginn der Sitzung) aufstellen, damit sich alle Teilnehmer vorbereiten können, insbesondere wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt das Wort ergreifen sollen.

6. Pünktlich sein

Um eine professionelle Sitzung zu organisieren, die diesen Namen auch verdient, müssen Sie pünktlich beginnen und enden. Als Moderator sind Sie derjenige, der den Ton angibt! Sie müssen also mit gutem Beispiel vorangehen und pünktlich sein.

Im weiteren Verlauf der Sitzung müssen Sie Regeln aufstellen, die zu befolgen sind.

Wenn Sie z. B. die Meinungen aller Teilnehmer in einer virtuellen Besprechung einholen müssen, können Sie eine Umfrage über Google Meet organisieren, sie übertragen und live moderieren. Damit dieser Prozess funktioniert, stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer weiß, wie er auf die Abstimmung zugreifen kann.

7. Ermöglichen Sie allen die Teilnahme zur richtigen Zeit

Das Meeting ist ein kollaborativer Prozess. Jeder muss die Möglichkeit haben, seine Ideen und Standpunkte einzubringen, ganz gleich, ob es sich um eine kollektive Entscheidungsfindung oder eine Problemlösung handelt. Wie das Sprichwort sagt: "Zwei Meinungen sind besser als eine".

Aber seien Sie vorsichtig! Auch hier müssen Sie Regeln aufstellen. Jeder muss gehört und verstanden werden, wenn die Sitzung wirklich effektiv sein soll.

Und manchmal erfordert der Zweck der Besprechung nicht unbedingt die aktive Beteiligung der Teilnehmer. Bei einer Schulungssitzung oder einer Produktpräsentation beispielsweise ist die Zeit vielleicht begrenzt. Wenn Sie lieber am Ende der Besprechung Fragen beantworten möchten, ist das kein Problem! Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass am Ende der Sitzung ein Zeitfenster von 10 bis 15 Minuten für Fragen und Antworten reserviert ist und dass sie zu diesem Zeitpunkt ihre Fragen stellen können.

8. Erinnern Sie die Teilnehmer an ihren Aktionsplan

Erinnern Sie die Teilnehmer nach der Fragerunde an den Aktionsplan, den sie befolgen müssen.

Dieser könnte zum Beispiel Folgendes beinhalten:

• wen sie kontaktieren müssen, um ein Projekt voranzubringen;
• die nächsten Inhalte, die in den sozialen Netzwerken veröffentlicht werden sollen;
• die nächsten Schritte für ein Vorstellungsgespräch...

Eine Erinnerung an den Aktionsplan zeigt den Teilnehmern, dass das Treffen produktiv war und dass Sie wissen, wohin Sie gehen werden. Idealerweise können Sie auch eine Frist für den Abschluss jeder Maßnahme setzen.

9. Senden Sie das Protokoll an die Teilnehmer

Je nach Art der Besprechung kann das Protokoll an die Teilnehmer verschickt werden.

In diesem Besprechungsprotokoll sollten Sie Folgendes angeben:

• den Zweck der Besprechung ;
• Datum, Zeitfenster und Ort der Besprechung
• wer anwesend war ;
• die Abwesenden;
• die Adressaten des Protokolls;
• eine objektive Zusammenfassung der stattgefundenen Diskussionen, der getroffenen Entscheidungen und der zu treffenden Maßnahmen (+ Frist);
• eine Schlussfolgerung;
• Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung.

10. Planen Sie gegebenenfalls eine neue Sitzung

Wenn es darum geht, Maßnahmen zu ergreifen, ist es an der Zeit, Bilanz zu ziehen.

Um sicherzustellen, dass der Aktionsplan wie geplant umgesetzt wird, empfehlen wir Ihnen, ein Folgetreffen zu vereinbaren. Dies ist ideal, um mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt wird.

Befolgen Sie bei diesem neuen Treffen die 10 Schritte in diesem Leitfaden. Wenn es Ihnen hilft, können Sie diesen Artikel als Lesezeichen speichern, um später darauf zurückzugreifen.

Tipps zur Moderation von Besprechungen in Kurzform

Zur Erinnerung: Hier sind die 10 Hebel, die Sie aktivieren müssen, um ein professionelles Meeting zu leiten:

• Legen Sie Ziele für die Besprechung fest (nicht mehr als 3);
• Wählen Sie die Dauer des Meetings entsprechend der Zielsetzung;
• laden Sie eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern ein;
• Finden und reservieren Sie einen Sitzungsraum;
• Erstellen Sie eine Tagesordnung und senden Sie diese an die Teilnehmer;
• pünktlich zu sein;
• allen Teilnehmern die Möglichkeit geben, zum richtigen Zeitpunkt teilzunehmen;
• die Teilnehmer am Ende des Treffens an den Aktionsplan erinnern;
• Versenden Sie ein Protokoll;
• bei Bedarf eine neue Sitzung ansetzen.

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