10 tips voor het leiden van een zakelijke vergadering

Misschien heb je al eens een vergadering gefaciliteerd waar niemand naar je luisterde, of waar iedereen zijn zegje wilde doen! In beide gevallen zijn deze teamvergaderingen contraproductief. Wil een vergadering succesvol zijn, dan mag er geen ruimte zijn voor improvisatie. Zoals het gezegde luidt: "Voor alles is een tijd". Hier zijn 10 tips om een professionele vergadering te leiden!

1. Bepaal het doel van de vergadering

Bepaal duidelijk het doel of de doelen van de vergadering. Het kan een follow-up vergadering zijn met een stagiair, een brainstormsessie met het marketingteam om nieuwe ideeën te bedenken, een vergadering om de taken van de toekomstige stagiair te bepalen...

Dit zal je helpen om de vergadering te leiden met het gewenste resultaat in gedachten: een contract tekenen, een beslissing nemen, informatie delen, enz.

Om te voorkomen dat je jezelf te veel uitbreidt, raden we je aan om niet meer dan 3 doelstellingen per vergadering vast te stellen.

2. Kies de juiste vergaderduur

Volgens een onderzoek kan een leidinggevende zich maximaal 52 minuten per keer concentreren. Logischerwijs is een vergadering van een uur dus 8 minuten te lang. Om een effectieve zakelijke vergadering te leiden, moet je de juiste lengte kiezen.

Om een strategische vraag te stellen aan je n+1 is 15 minuten genoeg. Maar voor een wekelijkse teamvergadering kan 45 minuten nodig zijn. Zodra je het doel hebt bepaald, kun je eenvoudig de juiste vergaderduur inschatten en instellen.

Goed om te weten: 50% van de leidinggevenden vindt dat een vergadering tussen de 30 minuten en een uur moet duren. Voor 30% van hen is 15 tot 30 minuten genoeg.

3. Nodig een beperkt aantal deelnemers uit

Volgens een onderzoek van OpinionWay ziet 1 op de 4 werknemers het nut niet in van vergaderingen. Het is daarom sterk aan te raden om alleen zakelijke vergaderingen te organiseren als dat strikt noodzakelijk is. Nog belangrijker is het om alleen die mensen uit te nodigen die betrokken zijn bij het onderwerp van de vergadering.

Het heeft geen zin om Georges van sales uit te nodigen voor een creatieve vergadering met Vanessa en Thomas, de grafisch ontwerpers. Het is duidelijk dat hij niet zal opletten!

4. Zoek en reserveer een vergaderruimte

Als je vergaderruimtes hebt op je bedrijfsterrein, reserveer dan de juiste ruimte op het juiste moment.

Als er geen beschikbaar zijn, of als je bedrijfspand geen vergaderruimtes heeft, nodigen we je uit om onze vergader-, seminar- en conferentieruimtes te raadplegen.

Om je vergaderzaal te kiezen, kun je de stad, het aantal zitplaatsen en het budget per persoon selecteren.

Inspiratie nodig? Hier zijn onze top 10 vergaderzalen in Parijs.

5. Stel een agenda op

Vraag je in een restaurant om een menu voordat je bestelt? Zo is het ook in een vergadering! De leider van de vergadering moet de agenda van tevoren opstellen (of helemaal aan het begin van de vergadering) zodat alle deelnemers zich kunnen voorbereiden, vooral als ze op een bepaald moment het woord moeten voeren.

6. Wees punctueel

Om een professionele vergadering te organiseren die die naam waardig is, moet je op tijd beginnen en eindigen. Als moderator ben jij degene die de toon zet! Je moet dus het goede voorbeeld geven door stipt te zijn.

Naarmate de vergadering vordert, moet je regels opstellen.

Als je bijvoorbeeld de meningen van alle deelnemers aan een virtuele vergadering moet verzamelen, kun je een enquête organiseren via Google Meet, deze uitzenden en live modereren. Om dit proces te laten werken, moet je ervoor zorgen dat elke deelnemer weet hoe hij kan stemmen.

7. Laat iedereen deelnemen, op het juiste moment

De vergadering is een samenwerkingsproces. Iedereen moet zijn ideeën en standpunten kunnen delen, of het nu gaat om collectieve besluitvorming of het oplossen van problemen. Zoals het gezegde luidt: "Twee meningen zijn beter dan één."

Maar wees voorzichtig! Ook hier moet je regels opstellen. Iedereen moet gehoord en begrepen worden, wil de vergadering echt effectief zijn.

En soms vereist het doel van de vergadering niet noodzakelijk de actieve deelname van de deelnemers. Voor een trainingssessie of een productpresentatie kan de tijd bijvoorbeeld beperkt zijn. Als je liever doorgaat en vragen beantwoordt aan het einde van de vergadering, dan moet dat maar! Je moet de deelnemers laten weten dat er 10 tot 15 minuten tijd wordt gereserveerd voor vragen en antwoorden aan het einde van de vergadering, en dat ze op dat moment al hun vragen kunnen stellen.

8. Herinner de deelnemers aan hun actieplan

Als de vraag- en antwoordsessie voorbij is, herinner hen dan aan het actieplan dat ze moeten volgen.

Dit kan bijvoorbeeld omvatten

• wie te contacteren om een project vooruit te helpen ;
• de volgende inhoud die gepubliceerd moet worden op sociale netwerken;
• de volgende stappen voor een sollicitatiegesprek...

Een herinnering aan het actieplan toont de deelnemers dat de vergadering productief is geweest en dat je weet waar je naartoe gaat. Idealiter kun je ook een deadline stellen voor elke actie die moet worden voltooid.

9. Notulen naar deelnemers sturen

Afhankelijk van het type vergadering kunnen notulen naar de deelnemers worden gestuurd.

Op dit verslag van de vergadering moet je vermelden :

• het doel van de vergadering ;
• datum, tijdslot en locatie van de vergadering;
• wie aanwezig was ;
• wie afwezig was;
• de ontvangers van de notulen;
• een objectieve samenvatting van de discussies die plaatsvonden, de beslissingen die werden genomen en de acties die moeten worden ondernomen (+ deadline);
• een conclusie;
• je naam en beroepstitel.

10. Plan indien nodig een nieuwe vergadering

Als het erop aankomt om actie te ondernemen, is het tijd om de balans op te maken.

Om ervoor te zorgen dat het actieplan wordt uitgevoerd zoals gepland, raden we je aan een vervolgvergadering te plannen. Dit is ideaal om contact te houden met je werknemers en er tegelijkertijd voor te zorgen dat het werk gedaan wordt.

Zorg ervoor dat je voor deze nieuwe vergadering de 10 stappen in deze gids volgt. Als het helpt, kun je dit artikel bookmarken voor toekomstig gebruik.

Tips voor het faciliteren van vergaderingen in een notendop

Ter herinnering, hier zijn de 10 hendels die je moet activeren om een professionele vergadering te leiden:

• stel vergaderdoelen vast (niet meer dan 3) ;
• kies de lengte van de vergadering in functie van de vooropgestelde doelstelling;
• nodig een beperkt aantal deelnemers uit;
• zoek en reserveer een vergaderruimte;
• stel een agenda op en stuur deze naar de deelnemers;
• wees punctueel;
• iedereen in staat stellen om op het juiste moment deel te nemen;
• herinner de deelnemers aan het actieplan aan het einde van de vergadering;
• notulen versturen;
• Plan indien nodig een nieuwe vergadering.

Nog 2 minuten te gaan? Bekijk deze 10 hacks voor milieuvriendelijke kantoren.