Après avoir soulevé de nombreuses résistances, enfin les sociétés et mentalités se transforment ! La vision du travail change. On commence à passer de la comptabilisation des heures, du présentéisme, et des réunionites. Nous commençons à voir apparaître de nouvelles formes d'organisation du travail : Télétravail, méthode agile et organisation horizontale. Doucement, nous transitionnons vers une approche plus moderne de l'emploi.

Cela demande de revoir nos outils professionnels. Quels sont les meilleures plateformes, logiciels et moyens de communication pour bien travailler à distance ?

On vous dévoile 5 outils gratuits parfaits pour vous organiser en équipe malgré la distance.

Dropbox : l'outil de stockage de fichiers

Lorsqu'on est à distance, sans accès au serveur ou espace de stockage du bureau. Pourtant, pour travailler sur vos dossiers, il faut tout de même bien que vous puissiez y accéder ! Impossible de tout prendre sur clé USB ou disque dur externe. Sans compter que ce n'est vraiment pas sûr.

Bonne nouvelle, des outils de stockage en ligne gratuit pour vos fichiers existent. Une des références en la matière est Dropbox. La version non payante vous offre 2Go de stockage de données. Partout dans le monde, en quelques clics et avec une connexion internet, vous pourrez travailler en ligne, partager vos fichiers avec vos collaborateurs et consulter les autres documents.

Skype : Outil de communication et de réunion à distance

Si vous n’êtes pas physiquement dans la même pièce, cela ne signifie pas que vous devez couper le contact avec vos collaborateurs. Entre une messagerie instantanée et un outil de conférence audio et vidéo, Skype vous permet de contacter quelqu'un où qu'il soit. Jusqu'à juillet 2021, vous pouvez profiter de l'offre Skype entreprise pour rester en contact et organiser vos calls entre équipe lorsque vous travaillez de chez vous.

Slack : Messagerie instantanée

Dans la continuité des outils de communication, Slack est un autre outil pour échanger des informations. Cette plateforme d'échange permet de créer des chaînes de communication par projet, équipe ou sujet pour partager instantanément les fichiers, les dossiers et informations nécessaires. Vous pouvez également créer des chaînes privées pour échanger avec vos collègues en toute discrétion.

Trello : Outil de gestion des tâches

Inspiré des anciens tableaux blancs avec multiples post-it, Trello est un outil d’organisation des tâches en équipe. Sur un tableau compartimenté, chaque tâche est décrite et associée à une ou plusieurs personnes.

Grâce à Trello, vous pouvez avoir en un coup d’œil une vision sur toutes les tâches à effectuer sur un projet spécifique et les personnes impliquées dans sa réalisation. C'est un support idéal pour faire un point d'avancement avec votre équipe projet lors de votre journée de télétravail.

Toggl : Outil d'organisation

Enfin, s'il est important d'avoir les bons outils pour vous organiser en équipe, il est aussi important de garder un bon suivi de votre société au global. Toggl est un outil puissant pour vous y aider. Grâce à son suivi détaillé, il permet de vous aider à garder une vision d'ensemble sur votre activité. Cela comptabilise le temps passé, les facturations et un outil de reporting. Dans la même lignée, Zoho est un autre outil d'organisation tout aussi performant. Parfait lorsque vous êtes en freelance, entrepreneur ou PME et souhaitez garder un œil constant sur votre activité.

Et il existe d'autres nombreux outils pour vous aider à passer à des méthodes de travail plus agiles et plus flexibles. Avec ces 5 outils, vous avez votre starter kit pour bien vous préparer au télétravail.