5 hulpmiddelen voor werken en organiseren in een team op afstand

Na veel weerstand veranderen de samenlevingen en mentaliteiten eindelijk! De visie op werk verandert. We beginnen af te stappen van tijdregistratie, aanwezigheid en vergaderingen. We beginnen nieuwe vormen van werkorganisatie te zien: telewerken, agile methoden en horizontale organisatie. Langzaam gaan we naar een modernere benadering van werkgelegenheid.

Dit vereist dat we onze professionele instrumenten herzien. Wat zijn de beste platforms, software en communicatiemiddelen om goed op afstand te werken?

Wij onthullen 5 gratis tools die perfect zijn om je team te organiseren ondanks de afstand.

Dropbox: de tool voor bestandsopslag

Wanneer u op afstand bent, heeft u geen toegang tot uw kantoorserver of opslagruimte. Maar om aan uw bestanden te werken, moet u er wel toegang toe hebben! Je kunt niet alles meenemen op een USB-stick of externe harde schijf. Niet te vergeten dat het niet echt veilig is.

Het goede nieuws is dat er gratis online opslagmogelijkheden zijn voor uw bestanden. Een van de referenties op dit gebied is Dropbox. De gratis versie biedt 2GB aan gegevensopslag. Overal ter wereld kunt u met een paar klikken en een internetverbinding online werken, uw bestanden delen met uw collega's en andere documenten raadplegen.

Skype: hulpmiddel voor communicatie en vergadering op afstand

Als je niet fysiek in dezelfde ruimte bent, betekent dat niet dat je het contact met je collega's moet verbreken. Met Skype, deels instant messenger, deels audio- en videoconferentieprogramma, kun je contact opnemen met iemand, waar die zich ook bevindt. Tot juli 2021 kunt u profiteren van Skype for Business om in contact te blijven en teamgesprekken te organiseren wanneer u thuis werkt.

Slack: Instant messaging

Slack is een andere tool om informatie uit te wisselen. Met dit uitwisselingsplatform kunt u communicatiekanalen creëren per project, team of onderwerp om direct bestanden, mappen en informatie te delen. U kunt ook privé-kanalen aanmaken om in alle discretie met uw collega's uit te wisselen.

Trello: hulpmiddel voor taakbeheer

Trello, geïnspireerd op de oude whiteboards met meerdere post-it's, is een hulpmiddel voor het organiseren van teamtaken. Op een gecompartimenteerd bord wordt elke taak beschreven en geassocieerd met een of meer personen.

Met Trello ziet u in één oogopslag alle taken die voor een bepaald project moeten worden uitgevoerd en de mensen die bij de voltooiing ervan betrokken zijn. Het is een ideaal hulpmiddel om op uw telewerkdag de voortgang met uw projectteam te bespreken.

Toggl: een organisatie-instrument

Als het ten slotte belangrijk is om over de juiste instrumenten te beschikken om je als team te organiseren, is het ook belangrijk om je bedrijf als geheel in de gaten te houden. Toggl is een krachtig hulpmiddel om je daarbij te helpen. Met zijn gedetailleerde tracking helpt het u het overzicht over uw bedrijf te bewaren. Het houdt de bestede tijd en de facturen bij en heeft een rapportagetool. In dezelfde geest is Zoho een ander even krachtig organisatorisch hulpmiddel. Perfect als u een freelancer, ondernemer of KMO bent en uw bedrijf voortdurend in de gaten wilt houden.

En er zijn vele andere hulpmiddelen om u te helpen over te stappen op meer flexibele en flexibele werkwijzen. Met deze 5 hulpmiddelen heeft u uw startpakket om u voor te bereiden op telewerken.