Coworking: ¿cómo preparar a los empleados para el trabajo flexible?

Teletrabajo, oficina flexible, coworking: los modelos de trabajo han evolucionado rápidamente en los últimos años. Y al tiempo que obligan a las empresas a replantearse sus modelos de negocio, también exigen un replanteamiento de las normas y los marcos que deben establecerse para los empleados. A medida que los espacios de coworking conquistan cada vez a más empleados, ¿cómo pueden las empresas apoyar este cambio hacia una mayor flexibilidad, sin perder cohesión ni rendimiento? He aquí algunos consejos.

Espacio de oficina flexible: un modelo que sigue en auge

Ya en 2020, según un estudio de Coworking Resources y Coworker, se preveía que el número de espacios de coworking en todo el mundo superaría los 40.000 en 2024, con un crecimiento del mercado superior al 15% anual hasta 2030. El fenómeno del coworking estaba bien asentado.

Estas cifras se han confirmado a lo largo de los años, subrayando la creciente adopción de espacios híbridos, especialmente en el mercado de espacios de trabajo flexibles en Francia. El modelo se ha convertido en parte de la vida cotidiana de los empleados franceses y las empresas por igual, y no muestra signos de debilitamiento. Más bien al contrario.

En París, por ejemplo, la tasa media de penetración de la oficina flexible es del 5,4%, según un reciente análisis de Wojo. Oscila entre el 8,6% y el 14% en los distritos 2, 3, 9, 10 y 18, lo que demuestra un mercado firmemente establecido en el corazón de la capital. El espacio de oficinas flexibles en París representa el equivalente al 23% de la demanda de espacio de oficinas tradicional, y alrededor de 350.000 m² de espacio de oficinas operativas estarán disponibles en París en 2025, lo que representa casi el 70% de la oferta nacional.

El fenómeno afecta también a las grandes empresas. Muchas de ellas, como Orange, L'Oréal, BNP Paribas y Accor, se han asociado a redes como Wojo y Spaces, ofreciendo a sus empleados la posibilidad de trabajar desde terceros lugares, lo más cerca posible de casa.

Los retos de pasarse al coworking

Aunque los espacios de trabajo compartidos pueden mejorar el bienestar, la concentración y la autonomía de los empleados, también plantean una serie de interrogantes: ¿Cómo puede mantenerse el espíritu de equipo cuando cada uno trabaja a su manera y a su ritmo? ¿Qué normas deben establecerse para preservar la confidencialidad de la información? ¿Qué herramientas y actitudes directivas deben adoptarse para gestionar el trabajo a distancia?
El paso al coworking representa mucho más que un simple cambio de escenario: transforma profundamente los métodos de trabajo y plantea interrogantes sobre la cohesión de los equipos, la gestión, la seguridad y la equidad.
Hay que replantearse los rituales colectivos, y la gestión debe evolucionar hacia una mayor confianza y autonomía, velando al mismo tiempo por establecer un marco claro, sobre todo en materia de ciberseguridad y confidencialidad.y confidencialidad, y garantizar la igualdad de acceso a los recursos para todos los empleados.
Cuando se supervisa adecuadamente, el coworking o trabajo desde un espacio flexible puede convertirse en una palanca de atractivo y bienestar. Debe formar parte de una cultura de gestión inclusiva, segura y sostenible.

Preparar a los empleados: 4 palancas clave

1. Establecer una cultura de confianza

En un entorno flexible, la confianza es esencial. Esto requiere objetivos claros, capacitación de los empleados y autonomía progresiva. El Grupo Axa, que ha adoptado el trabajo híbrido para el 100% de sus empleados, se basa en la formación de los directivos en liderazgo a distancia. El número y los días de los " team days " se dejan a la libre elección de los empleados. "Está claro que este día compartido contribuye mucho a la cohesión del equipo. El resto de la semana, el trabajo puede distribuirse y planificarse con flexibilidad, según las preferencias individuales. ", afirma uno de los empleados.

2. Formación para trabajar en un espacio de coworking

Trabajar en un espacio de coworking no se improvisa. Hay que aprender a adaptarse a los nuevos ritmos, gestionar las distracciones y utilizar las herramientas digitales con eficacia. Algunas empresas ofrecen módulos de e-learning o kits de buenas prácticas para empleados y directivos. El Grupo VYV, por ejemplo, ha experimentado con programas de apoyo al trabajo flexible en varias regiones.

3. Hibridar los rituales de equipo

Los lazos sociales siguen siendo una piedra angular. Es esencial crear momentos regulares de sincronización (videoconferencias, reuniones de equipo, cafés virtuales), así como tiempo cara a cara.

4. Proporcionar un marco flexible pero seguro

La empresa debe garantizar la seguridad de los datos (VPN, acceso seguro), el bienestar de los empleados (mobiliario ergonómico, equilibrio entre trabajo y vida privada) y cubrir parte de los costes (suscripciones a coworking, transporte). Mientras que para algunas empresas la elección de los espacios puede dejarse en manos de los empleados, la tendencia apunta más hacia el despliegue de asociaciones entre marcas de coworking y empresas para garantizar un modelo de calidad similar para todos los empleados.

El trabajo flexible es una transformación fundamental. Redefine los espacios, los vínculos y las temporalidades del trabajo. Y, aunque avanza de forma razonada, ¡no deja de ser un "must have" hoy en día! Con el apoyo adecuado -de un experto en espacios de trabajo flexibles como workin.space, por ejemplo-, el coworking puede convertirse en una poderosa palanca de compromiso, eficacia y atractivo. Pero sin un marco o apoyo, también corre el riesgo de ampliar las diferencias y fragmentar los grupos. Un aplauso.