¿Qué es la oficina gestionada?

Recién llegada a la jerga de los espacios de trabajo de nueva generación y de los inmuebles corporativos, la oficina operativa hace su aparición. Un concepto que va más allá del coworking, el corpoworking y los espacios de trabajo compartidos, ya que integra la flexibilidad de estos espacios con las ventajas ultraservicio que buscan las empresas y sus empleados. Además, ofrece otras muchas ventajas consideradas "prácticas" por sus beneficiarios y que marcan la diferencia a la hora de encontrar una solución de urgencia o económica. En resumen, una oferta "llave en mano" que pretende ofrecer una solución global para el trabajo nómada o autónomo.

Oficinas gestionadas: definición

Los espacios de oficina operados nacieron a raíz de la crisis sanitaria de 2020 -a pesar de algunos tartamudeos en 2019- y de la necesidad urgente de las empresas de beneficiarse de ofertas de trabajo flexibles para sus empleados. Al cuestionarse en este periodo tanto la organización como la disposición de los espacios de trabajo, unido al deseo de ofrecer espacios de trabajo seguros, eficientes y controlados, aparecieron las oficinas operativas. También se habla de oficinas llave en mano.

Más concretamente, al decidir alquilar un espacio de trabajo en una oficina operada para sus empleados, una empresa no sólo puede beneficiarse del alquiler del espacio y del acceso a los servicios habituales, sino también del préstamo de mobiliario y herramientas informáticas, servicios de mantenimiento del espacio, un servicio de recepción y gestión del correo, etc.

Las oficinas operativas son espacios de trabajo privados e independientes con múltiples ventajas y servicios. Son la definición misma de flexibilidad y pueden contratarse mediante contratos de servicios.

También tienen la ventaja de seguir siendo espacios de trabajo de tamaño humano, llave en mano y adaptados al ritmo de teletrabajo que ahora emprenden o incluso imponen las empresas.

"En general, los espacios objetivo de las oficinas llave en mano o explotadas oscilan entre 200 y 1.500 m² y se sitúan en los centros neurálgicos de las ciudades: Si a veces hay que hacer obras, no requieren una reestructuración completa, sino sólo ligeros retoques, de modo que en sólo 2 ó 3 semanas puede estar seguro de disponer de un Workspace sano y con los colores de su empresa.", afirma François Vermeil, fundador de workin.space.

Según un reciente análisis del mercado de oficinas realizado por una empresa de alquiler de oficinas, hasta la fecha se han identificado en París cerca de 250 espacios de trabajo, con superficies que oscilan entre los 100 y los 2.700 m². Esta tendencia se mantendrá en otras ciudades de la región, como Lyon, Marsella y Burdeos.

¿Cuál es el mercado objetivo de Oficinas gestionadas?

La oferta actual de oficinas operativas de Oficinas gestionadas principalmente a las empresas que desean tomarse el tiempo necesario para replantear su estrategia inmobiliaria y ofrecer a sus empleados una respuesta adaptada a sus nuevas necesidades.

Preocupan tanto a los directivos de las empresas como a los responsables inmobiliarios, de compras o de recursos humanos. El sector inmobiliario se ha convertido en un proyecto de empresa con vocación social y comercial que requiere la validación de la experiencia y las recomendaciones de todas las fuerzas de decisión de la empresa. En efecto, Oficinas gestionadas puede responder a varias necesidades:

• Oficinas gestionadas permite un ahorro de tiempo considerable. La oferta llave en mano gestionada mensualmente permite a los equipos liberarse de las obligaciones de la gestión operativa.
• Oficinas gestionadas le permite hacer crecer sus equipos sin dejar de ser ágil y flexible.
• Oficinas gestionadas es una solución fácil y económica para todas las empresas en transición (nuevos locales, traslado, estrategia inmobiliaria, etc.).
• Oficinas gestionadas es una solución que permite a los equipos trabajar en su propio Workspace y disponer de una dirección de calidad bien posicionada en las principales ciudades francesas.

Oficinas gestionadas se inscribe en una fuerte voluntad de flexibilización del trabajo, una tendencia importante entre los empresarios para simplificar su vida. De hecho,sSegún un importante estudio sobre el auge del mercado regional de Oficinas gestionadas más de la mitad de las empresas que se han hecho con una oficina operativa en los últimos años lo han hecho para contratar un contrato de servicios para parte de sus necesidades inmobiliarias en lugar de un alquiler tradicional. Ello debería traducirse en una importante cuota de oficinas operativas en los próximos años.

Datos confirmados por François Vermeil, fundador de workin.space "Desde hace unos meses, hemos observado que los esfuerzos de investigación y las solicitudes se concentran en las oficinas flexibles e independientes. Sin embargo, al estar la oferta en desarrollo, los espacios de coworking replantean su propuesta para colmar las expectativas. Sin embargo, sigue siendo difícil encontrar una respuesta adaptada a sus necesidades reales. Estamos aquí para ayudarle.

También hay que tener en cuenta que, siempre según el mismo estudio, el precio de alquiler de estos espacios de trabajo de nueva generación es entre 1,6 y 1,8 veces más caro que un espacio de trabajo con un alquiler clásico. El precio medio de una oficina explotada en París es de 965 euros por m² al año y por puesto. La flexibilidad tiene un coste. Un coste que sigue siendo muy razonable teniendo en cuenta las ventajas que estos Spaces aportan a las empresas y a los empleados que se benefician de ellos.

¿Cuáles son las diferencias entre Oficinas gestionadas y el coworking?

Inspirados en gran medida en el coworking, son los dignos herederos. Oficinas gestionadas se creó para ofrecer la máxima flexibilidad a sus usuarios sin dejar de ser privado. Por el contrario, los espacios de coworking ofrecen una mayor variedad de espacios de trabajo: espacios privados, espacios abiertos, espacios colaborativos, espacios de reunión... La oferta es más completa. Sin embargo, no nos malinterprete, las oficinas operadas siguen ofreciendo espacios de trabajo compartidos, pero en un número mucho menor y en un formato más tradicional.

Los servicios ofrecidos en las oficinas operadas son los mismos que en los espacios de coworking, con la diferencia de que están disponibles únicamente para sus equipos en su espacio de trabajo totalmente independiente: café, conexión a Internet, servicio de limpieza, equipos multimedia... tantos servicios que se convierten en ultra personalizados.

¡Una oficina como en un hotel!

Oficinas gestionadas todavía está en pañales, aunque su respuesta y contractualización ya están muy avanzadas. Aparece hoy como la respuesta más solicitada por las empresas gracias al operador de estos espacios que se ocupa de todo. Es un producto adaptable a todas las clases de activos y que permite una puesta en marcha relativamente rápida. ¿Y si las oficinas operadas fueran el futuro modelo win-win para los inmuebles de oficinas?