De la reducción de costes a la transformación cultural: los verdaderos retos de la oficina flexible

Durante mucho tiempo, la oficina flexible se presentó como una solución esencialmente económica, una forma pragmática de optimizar un espacio que había quedado sobredimensionado a la vista de las nuevas prácticas laborales. Y las cifras parecían hablar por sí solas: incluso antes del auge masivo del teletrabajo, las oficinas sólo estaban ocupadas la mitad del tiempo. La adopción generalizada de prácticas de trabajo híbridas ha acabado por socavar la pertinencia de un modelo basado en el puesto de trabajo fijo, inmóvil e individual. En este contexto, renunciar a la asignación personal de una oficina ya no se veía como un trastorno, sino como una forma obvia de reducir costes, mejorar la eficiencia inmobiliaria y adaptar los espacios a los usos contemporáneos. Sin embargo, las empresas que han dado el paso reconocen que la realidad supera con creces esta justificación inicial. Se ha puesto en marcha una auténtica transformación cultural. Se lo contamos todo.

La oficina personal, un hito silencioso pero esencial

Una vez implantada, la oficina flexible-más conocida hoy en día como oficina flexible- no sólo cambia la forma en que ocupamos el espacio. Cambia la forma en que los empleados se proyectan en su trabajo, cómo perciben su lugar en la organización y cómo interpretan el vínculo colectivo que les une. En otras palabras, impone una transformación cultural que no puede improvisarse ni subestimarse. No obstante, la oficina individual sigue teniendo a veces su lugar.

El despacho individual, por modesto que sea, es un símbolo desde hace décadas. Simboliza la pertenencia a un equipo, la antigüedad y, a veces, incluso el reconocimiento implícito de la jerarquía. Eliminar esta territorialidad crea inevitablemente un desequilibrio, incluso cuando los empleados comprenden las razones racionales del cambio.

Para que la oficina flexible funcione, debe convertirse en un proyecto de empresa, y no en un simple acondicionamiento, ya que implica transformaciones que van mucho más allá del mobiliario o los metros cuadrados. Impone una nueva forma de trabajar, de coordinarse, de gestionar el tiempo e incluso de concebir la propia autonomía. Las organizaciones que se han tomado en serio este cambio coinciden en un punto: la oficina flexible sólo es posible si la empresa está dispuesta a avanzar hacia una cultura de confianza. La oficina ya no es el lugar que garantiza la presencia y, por tanto, la supuesta productividad. Se convierte en un espacio entre otros en el que hacer el trabajo, un espacio elegido y no impuesto. Esto significa pasar de un estilo de gestión centrado en el control a otro basado en objetivos, misiones claras y resultados de calidad.

Una profunda transformación del trabajo y de la gestión

Esta transición hacia un modelo de oficina flexible no puede decretarse: exige una actualización de las competencias de los directivos, una transformación de las prácticas de RRHH y un replanteamiento colectivo de la forma de trabajar en equipo. Paradójicamente, la oficina flexible requiere más organización que la oficina tradicional. Presupone reglas claras, y exige un mayor dominio de las herramientas digitales, un reparto transparente del espacio... Esta nueva codificación no es una limitación si se entiende, se co-construye y se explica, pero cuando se impone sin apoyo, puede alimentar una sensación de rigidez paradójica de un modelo que se supone que ofrece más libertad.

A medida que las organizaciones experimentan, surge otra dimensión: la oficina flexible es también una respuesta a las expectativas contemporáneas de los empleados. La relación con la oficina ha cambiado. Para muchos, ya no es el centro de gravedad del trabajo, sino un lugar donde reunirse, intercambiar ideas y ser creativos. Es un centro de recursos donde la gente viene a redescubrir lo colectivo, a beneficiarse de un entorno inspirador, a tener acceso a servicios o espacios de colaboración que no pueden reproducirse en casa. En este sentido, la oficina flexible, cuando está bien pensada, puede convertirse en una herramienta para mejorar la experiencia del empleado.

Hacia una oficina flexible de segunda generación

En la actualidad, estamos asistiendo a la aparición de una oficina flexible de segunda generación, más madura y responsable. Es un modelo que ya no se contenta con mover tabiques, sino que realmente cuestiona el significado que se da al trabajo en común. Los espacios se diseñan para fomentar la salud, la creatividad y la colaboración, y la sobriedad se convierte en un elemento de compromiso medioambiental.

Los empleados ya no son meros ocupantes, sino actores de su entorno profesional. La oficina deja de ser un lugar de limitaciones para convertirse en un lugar de recursos, adaptable y centrado en los usos.

De este modo, la oficina flexible abre el camino a una nueva forma más satisfactoria de concebir el trabajo. Eso sí, siempre que entendamos que no se trata de un cambio de disposición, sino de un cambio de cultura. Y una cultura no se traslada como un mueble: hay que construirla, discutirla y compartirla.