Trouver les locaux de son association : le Guide Complet

Trouver les locaux de son association est bien souvent une étape délicate pour les gérants d’associations, notamment lorsqu’ils doivent conjuguer avec un budget serré. De combien de mètres carrés avez-vous besoin ? Quel type de bail choisir ? De quel organisme se rapprocher pour louer un local à moindres frais ? Voilà trois excellentes questions auxquelles nous allons répondre dans ce guide complet !

1. Définir les besoins de son association  

Que votre association soit spécialisée dans la restauration, dans le sport ou dans tout autre domaine, vous devrez définir vos besoins avec précision. 

Voici quelques questions à vous poser : 

• De quels types d'espaces avez-vous besoin (bureau, salle de réunion, espace de stockage, gymnase, etc.) ?
• De combien de places assises aurez-vous besoin pour recevoir les membres de l’association ? 
• Dans quel(s) secteur(s) recherchez-vous les locaux de votre association et pourquoi ? 

Une surface minimale de travail de 10 m² par personne est préconisée en entreprise comme en association. 

2. Se fixer un budget mensuel 

Deuxième étape : se fixer un budget mensuel pour que la location du local, quel que soit son prix, soit envisageable sur le plan budgétaire. 

C’est l’heure de réaliser un prévisionnel financier pour savoir si vous pouvez louer un bureau opéré, des postes en open-space ou un espace de travail privatif et dédié à l’association ? 

Outre le loyer, vous devrez également prendre en compte les charges, les impôts, les taxes, les frais téléphoniques, l’abonnement internet… En choisissant des bureaux au sein d'un espace de coworking, de nombreux frais seront inclus dans votre abonnement mensuel, et vous n'aurez pas à débourser des coûts supplémentaires pour les charges, l'accès à Internet ou le mobilier.

3. Évaluer toutes ses options

Faire une demande à la mairie de sa ville

Certaines mairies sont très généreuses vis-à-vis des associations. Elles mettent des locaux (bâtiment ou salle de travail publique) à disposition des gérants d’associations à bas prix ou gratuitement pour les aider à faire avancer leurs projets. 

Nous vous conseillons donc de passer un coup de fil à votre mairie pour savoir si une salle disponible peut être mise à votre disposition pour usage associatif. 

Si la réponse est oui, vous devrez monter un dossier pour présenter : 

• votre structure ; 
• la nature des activités de votre association ; 
• ses objectifs. 

Si votre association est à but non lucratif et exerce des activités d’intérêt général, il est possible que votre mairie mette un espace de travail à votre disposition à titre gracieux. Mais cela n’est pas toujours possible. Elle peut fixer librement son prix pour vous accorder la jouissance d’un local.

Louer son local associatif 

En principe, les associations loi 1901 ne peuvent pas signer de bail commercial faute d’être immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS).

À deux exceptions près : 

• les associations dont l’objet principal est l’enseignement ; 
• les associations immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et qui exploitent un fonds, dont elles sont propriétaires.

Outre le bail commercial classique, vous pouvez aussi signer un bail professionnel ou un bail emphytéotique. 

Sous-louer son local associatif 

Pour faire des économies et mutualiser les charges, vous pouvez sous-louer le futur local de votre association. 

En sous-louant vos bureaux à une entreprise ou à une autre association, vous aurez accès à une partie de son local. Vous devrez obligatoirement obtenir l’autorisation écrite du propriétaire des locaux et ne devrez pas payer un loyer supérieur au sien. 

Envisager une colocation avec d’autres associations

Autre alternative : la colocation. Dans ce cas précis, le propriétaire des locaux pourra signer un bail unique pour toutes les associations ou des baux distincts avec chaque colocataire.

La seule différence entre la sous-location et la colocation, c’est la personne à qui vous allez payer votre loyer à la fin du mois. 

Si c’est à une entreprise ou à une association, vous serez en sous-location. Si c’est à un bailleur, vous serez en colocation. Dans les deux cas, vous réduirez vos charges et pourrez interagir avec d’autres dirigeants d'associations. 

Notre conseil : rédigez un pacte de colocation avec l’autre ou les autres associations. Ce document décrit le fonctionnement de la colocation et clarifie les engagements des uns et des autres. 

4. Rechercher les locaux de son association 

Pour trouver des locaux associatifs, plusieurs voies peuvent être empruntées. Vous pouvez contacter votre mairie (comme expliqué plus haut) ou consulter les petites annonces à la recherche d’un local adapté. Une autre option consiste à miser sur le bouche-à-oreille en contactant son réseau professionnel. 

La solution la plus rapide pour trouver le bureau opéré & clé en main de votre future association, c’est workin.space. Nos experts vous proposeront des bureaux correspondant à votre cahier des charges, dans votre zone de recherche. 

5. Respecter les obligations en matière de gestion 

Les normes ERP (établissement recevant du public)

Locataires ou propriétaires, les gérants des associations sont considérés comme les exploitants de leur ERP. De ce fait, ils sont responsables de la sécurité des usagers et du personnel de l’établissement. 

Que l'accès à votre association soit payant ou gratuit, libre, restreint ou sur invitation, vous devrez respecter les règles de sécurité d'un établissement recevant du public (ERP). Ainsi, vous devrez effectuer les aménagements nécessaires avant de passer à l’étape suivante : votre installation.

La taxe d’habitation 

La taxe d’habitation doit être payée par toutes les associations, sauf par :

• les associations accessibles librement par le public (exemple : salle de spectacle, la salle d'exposition d'une association ou d'un musée…) ;
• un édifice public du culte et ses dépendances ;
• les salles de compétition, vestiaires et locaux d'hygiène des groupements sportifs.

Pour aller plus loin, voici le BOI-IF-TH-10-10-20. Il s’agit du champ d’applications des locaux imposables.

Les assurances pour associations

Pour indemniser les dommages causés ou subis par les salariés, les bénévoles, les adhérents et les dirigeants de l'association, vous devrez souscrire une assurance RC professionnelle. Vous devrez également assurer le local de votre association pour le protéger en cas d'incendie, de dégât des eaux ou d'explosion.

Une assurance habitation pour protéger les locaux de son association est obligatoire pour les locataires et facultative (bien que vivement conseillée) pour les propriétaires. Et ce, malgré la suppression de la taxe d'habitation sur la résidence principale des foyers depuis le 1er janvier 2023.

Si le local de votre association est aussi votre logement personnel ou celui d’un membre, vous devrez avertir votre assureur. 

6. S’installer dans les locaux de son association 

Trouver les locaux de son association ne se fait pas en un jour. Mais à cette étape, vous devriez avoir trouvé la perle rare. 

Pour vous sentir comme à la maison, nous vous conseillons d’installer tout le matériel nécessaire pour œuvrer pour la cause qui vous tient à cœur. Par exemple, si vous ouvrez un refuge pour animaux abandonnés, vous devrez installer des boxes aux dimensions réglementaires, un bureau pour accueillir le public et acheter de la nourriture pour chiens et chats. 

Une fois que vous aurez tout aménagé, il sera temps d’organiser l’inauguration de votre local associatif. À cette occasion, vous pourrez vous faire connaître localement et partager votre nouvelle adresse aux tiers. N’hésitez pas à distribuer des cartes de visite lors de cet événement afin d’être contacté facilement à l’avenir. 

Trouver les locaux de son association : le récap’

6 étapes suffisent pour trouver les locaux de son association : 

1. définir les besoins de son association (nombre de mètres carrés, nombre de personnes à accueillir, fonctionnement du lieu) ; 
2. fixer son budget annuel ; 
3. évaluer toutes ses options ; 
4. rechercher les locaux de son association ; 
5. respecter les obligations en matière de gestion ; 
6. s’installer dans ses locaux associatifs.

Nous espérons que ce guide vous aidera à trouver le lieu parfait pour mener à bien les projets qui vous animent. 

Et si vous avez besoin d’aide pour trouver le local idéal, nous pouvons vous épauler.