Encontrar instalações para a sua associação: o guia completo

Encontrar instalações para a sua associação é muitas vezes uma tarefa complicada, especialmente quando se tem um orçamento apertado. De quantos metros quadrados precisa? Que tipo de aluguer deve escolher? Que organização deve contactar para alugar instalações mais baratas? Estas são apenas três das perguntas a que vamos responder neste guia completo!

1. Definir as necessidades da sua associação

Quer a sua associação seja especializada em restauração, desporto ou qualquer outra área, terá de definir com precisão as suas necessidades.

Eis algumas perguntas a fazer a si próprio:

• De que tipo de espaço necessita (escritório, sala de reuniões, armazém, ginásio, etc.)?
• Quantos lugares são necessários para acolher os membros da associação?
• Em que sector(es) procura instalações para a sua associação e porquê?

Recomenda-se um espaço de trabalho mínimo de 10 m² por pessoa, tanto para as empresas como para as associações.

2. Definir um orçamento mensal

A segunda etapa consiste em definir um orçamento mensal, para que o aluguer do local, seja qual for o custo, seja viável do ponto de vista orçamental.

É altura de fazer uma previsão financeira para saber se pode alugar um escritório gerido, postos de trabalho em open space ou um espaço de trabalho privado dedicado à sua associação.

Para além da renda, é necessário ter em conta os serviços públicos, os impostos, as despesas de telefone, a assinatura da Internet... Ao escolher escritórios num espaço de coworking, muitos custos serão incluídos na sua assinatura mensal e não terá de pagar mais por serviços públicos, acesso à Internet ou mobiliário.

3. Avalie todas as suas opções

Candidate-se à sua câmara municipal

Algumas câmaras municipais são muito generosas com as associações. Colocam instalações (edifícios ou salas de trabalho públicas) à disposição dos dirigentes associativos, a baixo custo ou gratuitamente, para os ajudar a fazer avançar os seus projectos.

Aconselhamo-lo, portanto, a contactar a sua câmara municipal para saber se existe uma sala disponível para a sua associação.

Se a resposta for afirmativa, é necessário preparar um dossier para apresentar :

• a sua estrutura ;
• a natureza das actividades da sua associação ;
• os seus objectivos.

Se a sua associação não tiver fins lucrativos e desenvolver actividades de interesse geral, pode ser possível que a sua autarquia local lhe disponibilize um espaço de trabalho gratuitamente. Mas isso nem sempre é possível. A autarquia pode fixar livremente o preço de utilização das instalações.

Aluguer de instalações para uma associação

Em princípio, as associações regidas pela lei de 1901 não podem celebrar um contrato de arrendamento comercial sem estarem inscritas no Registo Comercial e das Sociedades (RCS).

Existem duas excepções:

• as associações cujo objetivo principal é a educação;
• as associações inscritas no Registo do Comércio e das Sociedades (RCS) que exploram uma empresa de que são proprietárias.

Para além do contrato de arrendamento comercial clássico, pode também assinar um contrato de arrendamento profissional ou um contrato de arrendamento enfitêutico.

Subarrendamento das instalações da sua associação

Para poupar dinheiro e partilhar despesas, pode subarrendar as futuras instalações da sua associação.

Ao subarrendar os seus escritórios a uma empresa ou a outra associação, terá acesso a uma parte das suas instalações. Terá de obter uma autorização por escrito do proprietário das instalações e não terá de pagar uma renda superior à do proprietário.

Considere a possibilidade de partilhar com outras associações

Outra alternativa: La Coloc. Neste caso, o proprietário do imóvel pode assinar um único contrato de arrendamento para todas as associações ou contratos separados para cada inquilino.

A única diferença entre o subarrendamento e a partilha é a quem se paga a renda no final do mês.

Se se tratar de uma empresa ou de uma associação, estará a subarrendar. Se for um senhorio, estará a partilhar. Em ambos os casos, reduzirá as suas despesas e poderá interagir com outros gestores de associações.

Onosso conselho: elabore um acordo de co-localização com a(s) outra(s) associação(ões). Este documento descreve o funcionamento da co-localização e clarifica os compromissos de cada uma das partes.

4. Encontrar instalações para a sua associação

Existem várias formas de encontrar instalações para a sua associação. Pode contactar o seu município (como explicado acima) ou procurar nos anúncios classificados instalações adequadas. Outra opção é recorrer ao "boca-a-boca", contactando a sua rede profissional.

A forma mais rápida de encontrar um escritório chave-na-mão para a sua futura associação é através da workin.space. Os nossos especialistas sugerem-lhe escritórios adequados às suas especificações, na sua área de pesquisa.

5. Cumprir as obrigações de gestão

Normas ERP (estabelecimentos abertos ao público)

Quer sejam inquilinos ou proprietários, os gestores de associações são considerados como os operadores do seu ERP. Como tal, são responsáveis pela segurança dos utilizadores e do pessoal do estabelecimento.

Quer o acesso à sua associação seja pago ou gratuito, sem restrições, limitado ou por convite, deve respeitar as regras de segurança de um estabelecimento aberto ao público (ERP). Assim, é necessário efetuar as adaptações necessárias antes de passar à fase seguinte: a sua instalação.

Imposto municipal

Todas as associações são obrigadas a pagar o imposto de habitação, com exceção de :

• as associações de livre acesso ao público (auditórios, salas de espectáculos de associações, museus, etc.);
• um edifício religioso público e os seus anexos;
• salas de competição, balneários e instalações de higiene das associações desportivas.

Para mais informações, ver BOI-IF-TH-10-10-20. Abrange o âmbito das instalações tributáveis.

Seguros para as associações

É necessário subscrever um seguro de responsabilidade profissional para cobrir os danos causados ou sofridos pelos empregados, voluntários, membros e dirigentes da associação. Também é necessário segurar as instalações da sua associação contra incêndios, danos causados pela água e explosões.

O seguro de habitação para proteger as instalações da sua associação é obrigatório para os inquilinos e facultativo (embora fortemente recomendado) para os proprietários. Isto apesar da abolição da taxa de habitação sobre a residência principal dos agregados familiares em 1 de janeiro de 2023.

Se o Le Local da sua associação for também a sua residência pessoal ou a de um membro da associação, terá de notificar a sua seguradora.

6. Mudança para as instalações da sua associação

Encontrar instalações para a sua associação não é algo que se possa fazer num dia. Mas, nesta fase, já deve ter encontrado o local que procurava.

Para que se sinta em casa, recomendamos-lhe que instale todo o equipamento necessário para trabalhar para a causa que lhe é cara. Por exemplo, se vai abrir um abrigo para animais abandonados, vai precisar de instalar os estábulos de tamanho adequado, um escritório para receber o público e comprar comida para cães e gatos.

Depois de ter tudo pronto, é altura de organizar a inauguração das instalações da sua associação. Durante este evento, poderá promover-se localmente e partilhar o seu novo endereço com os outros. Não hesite em distribuir cartões de visita durante este evento, para que possa ser facilmente contactado no futuro.

Encontrar instalações para a sua associação: a recapitulação

Existem 6 passos simples para encontrar instalações para a sua associação:

1. definir as necessidades da sua associação (número de metros quadrados, número de pessoas a alojar, funcionamento das instalações)
2. definir o seu orçamento anual;
3. avaliar todas as suas opções;
4. encontrar um local para a sua associação;
5. respeitar as obrigações de gestão;
6. instalação das instalações da sua associação.

Esperamos que este guia o ajude a encontrar o local ideal para realizar os seus projectos.

E se precisar de ajuda para encontrar o local ideal, nós podemos ajudar.