Encontrar un local para su asociación: la guía completa

Encontrar un local para su asociación suele ser complicado, sobre todo cuando el presupuesto es ajustado. ¿Cuántos metros cuadrados necesita? ¿Qué tipo de alquiler debe elegir? ¿A qué organización debe dirigirse para alquilar un local más barato? Éstas son sólo tres de las preguntas a las que responderemos en esta completa guía.

1. Definir las necesidades de su asociación

Tanto si su asociación está especializada en la restauración, el deporte o cualquier otro ámbito, tendrá que definir con precisión sus necesidades.

He aquí algunas preguntas que debe plantearse:

• ¿Qué tipo de espacio necesita (oficina, sala de reuniones, almacén, gimnasio, etc.)?
• ¿Cuántas plazas necesitará para acoger a los miembros de la asociación?
• ¿En qué sector o sectores busca locales para su asociación y por qué?

Se recomienda una superficie de trabajo mínima de 10 m² por persona, tanto para empresas como para asociaciones.

2. Establecer un presupuesto mensual

El segundo paso consiste en fijar un presupuesto mensual, para que el alquiler del local, sea cual sea su coste, sea viable desde el punto de vista presupuestario.

Es el momento de elaborar una previsión financiera para saber si puede alquilar una oficina gestionada, puestos de trabajo diáfanos o un espacio de trabajo privado dedicado a su asociación.

Además del alquiler, también tendrás que tener en cuenta los servicios, impuestos, gastos de teléfono, suscripción a Internet... Al elegir oficinas en un espacio de coworking, muchos costes estarán incluidos en tu suscripción mensual, y no tendrás que pagar más por los servicios públicos, el acceso a Internet o el mobiliario.

3. Evalúa todas tus opciones

Presenta una solicitud a tu ayuntamiento

Algunos ayuntamientos son muy generosos con las asociaciones. Ponen locales (edificios o salas de trabajo públicas) a disposición de los responsables de las asociaciones a bajo coste o gratuitamente, para ayudarles a sacar adelante sus proyectos.

Por ello, te aconsejamos que llames a tu ayuntamiento para saber si hay alguna sala disponible para uso de tu asociación.

Si la respuesta es afirmativa, tendrá que elaborar un dossier para presentar :

• su estructura ;
• la naturaleza de las actividades de la asociación
• sus objetivos.

Si su asociación no tiene ánimo de lucro y realiza actividades de interés general, es posible que el ayuntamiento ponga a su disposición gratuitamente un espacio de trabajo. Pero esto no siempre es posible. Puede fijar libremente el precio por el uso del local.

Arrendamiento de locales para una asociación

En principio, las asociaciones regidas por la ley de 1901 no pueden firmar un contrato de arrendamiento comercial a menos que estén inscritas en el Registro Mercantil y de Sociedades (RCS).

Hay dos excepciones

• las asociaciones cuyo objetivo principal es la educación
• asociaciones inscritas en el Registro de Comercio y Sociedades (RCS) que explotan una empresa de su propiedad.

Además del clásico contrato de arrendamiento comercial, también puede firmar un contrato de arrendamiento profesional o un contrato de arrendamiento enfitéutico .

Subarrendar los locales de su asociación

Para ahorrar dinero y compartir gastos, puede subarrendar los futuros locales de su asociación.

Al subarrendar sus oficinas a una empresa o a otra asociación, tendrá acceso a una parte de sus locales. Tendrá que obtener una autorización por escrito del propietario del local, y no tendrá que pagar un alquiler superior al del propietario.

Considere la posibilidad de compartir con otras asociaciones

Otra alternativa: La Coloc. En este caso, el propietario del local puede firmar un único contrato de arrendamiento para todas las asociaciones, o contratos independientes con cada inquilino.

La única diferencia entre subarrendar y compartir es a quién se paga el alquiler a final de mes.

Si es una empresa o asociación, estarás subarrendando. Si alquilas a un propietario, estarás compartiendo. En ambos casos, reducirás tus gastos y podrás relacionarte con otros gestores de asociaciones.

Nuestro consejo: redacte un acuerdo de coubicación con la otra u otras asociaciones. Este documento describe cómo funciona la cou bicación y aclara los compromisos de cada parte.

4. Encontrar un local para su asociación

Hay varias formas de encontrar un local para tu asociación. Puede ponerse en contacto con el ayuntamiento de su localidad (como se ha explicado anteriormente) o buscar locales adecuados en los anuncios clasificados. Otra opción es confiar en el boca a boca poniéndose en contacto con su red profesional.

La forma más rápida de encontrar una oficina llave en mano para tu futura asociación es con workin.space. Nuestros expertos te propondrán oficinas que se adapten a tus especificaciones, en tu zona de búsqueda.

5. Cumplir las obligaciones de gestión

Normas ERP (establecimientos abiertos al público)

Ya sean inquilinos o propietarios, los administradores de una comunidad se consideran los gestores de su ERP. Como tales, son responsables de la seguridad de los usuarios y del personal del establecimiento.

Tanto si el acceso a su asociación es de pago como si es gratuito, sin restricciones, restringido o por invitación, debe cumplir las normas de seguridad de un establecimiento abierto al público (ERP). Así que tendrá que hacer los ajustes necesarios antes de pasar a la siguiente etapa: su instalación.

Impuesto municipal

Todas las asociaciones están obligadas a pagar la taxe d'habitation, a excepción de :

• las asociaciones de libre acceso al público (por ejemplo, auditorios, salas de exposiciones de asociaciones, museos, etc.);
• los edificios religiosos públicos y sus dependencias;
• los halls de competición, vestuarios e instalaciones higiénicas de asociaciones deportivas.

Para más información, véase BOI-IF-TH-10-10-20. Cubre el ámbito de los locales imponibles.

Seguros para asociaciones

Necesitarás contratar un seguro de responsabilidad civil profesional que cubra los daños causados o sufridos por los empleados, voluntarios, socios y directivos de tu asociación. También tendrá que asegurar los locales de su asociación en Lea contra incendios, daños por agua y explosión.

Elseguro de hogar para proteger los locales de su asociación es obligatorio para los inquilinos y opcional (aunque muy recomendable) para los propietarios. Esto es así a pesar de la supresión del impuesto de habitación sobre la vivienda principal de los hogares el 1 de enero de 2023.

Si el Le Local de tu asociación es también tu vivienda personal o la de un miembro, tendrás que notificarlo a tu aseguradora.

6. Trasladarse al local de su asociación

Encontrar un local para su asociación no es cosa de un día. Pero a estas alturas, ya debería haber encontrado el que busca.

Para que te sientas como en casa, te recomendamos que instales todo el equipo que necesites para trabajar por la causa que te interesa. Por ejemplo, si vas a abrir un refugio para animales abandonados, tendrás que instalar las casetas del tamaño adecuado, una oficina para recibir al público y comprar comida para perros y gatos.

Cuando lo tengas todo listo, es hora de organizar la inauguración del local de tu asociación. En este acto, podrás promocionarte localmente y compartir tu nueva dirección con los demás. No dudes en repartir tarjetas de visita en este acto, para que te puedan contactar fácilmente en el futuro.

Encontrar un local para tu asociación: resumen

Encontrar un local para tu asociación consta de 6 sencillos pasos:

1. definir las necesidades de tu asociación (número de metros cuadrados, número de personas que se alojarán, cómo funcionará el local);
2. fije su presupuesto anual
3. evalúe todas las opciones;
4. encontrar un local para su asociación;
5. respetar las obligaciones de gestión;
6. poner en marcha el local de su asociación.

Esperamos que esta guía le ayude a encontrar el lugar perfecto para llevar a cabo sus proyectos.

Y si necesitas ayuda para encontrar el local ideal, podemos ayudarte.