Een pand vinden voor je vereniging: de complete gids

Het vinden van een pand voor je vereniging is vaak lastig, vooral als je een krap budget hebt. Hoeveel vierkante meter heb je nodig? Welk type huurcontract moet je kiezen? Met welke organisatie moet je contact opnemen om goedkoper een pand te huren? Dit zijn slechts drie van de vragen die we beantwoorden in deze uitgebreide gids!

1. De behoeften van je vereniging bepalen

Of je vereniging nu gespecialiseerd is in catering, sport of een ander gebied, je moet precies bepalen wat je behoeften zijn.

Hier zijn een paar vragen die je jezelf kunt stellen:

• Wat voor soort ruimte heb je nodig (kantoor, vergaderzaal, opslagruimte, gymzaal, enz.)?
• Hoeveel zitplaatsen heb je nodig voor de leden van de vereniging?
• In welke sector(en) zoek je ruimte voor je vereniging en waarom?

Een minimale werkruimte van 10 m² per persoon wordt aanbevolen voor zowel bedrijven als verenigingen.

2. Bepaal een maandelijks budget

De tweede stap is het bepalen van een maandelijks budget, zodat het huren van de ruimte, ongeacht de kosten, budgettair haalbaar is.

Het is tijd om een financiële prognose op te stellen om uit te zoeken of je een managed office, open werkplekken of een eigen werkruimte voor je vereniging kunt huren.

Naast de huur moet je ook rekening houden met nutsvoorzieningen, belastingen, telefoonkosten, internetabonnement... Als je kiest voor kantoren in een coworkingruimte, zijn veel kosten inbegrepen in je maandelijkse abonnement en hoef je niet extra te betalen voor nutsvoorzieningen, internettoegang of meubilair.

3. Evalueer al uw opties

Dien een aanvraag in bij uw gemeente

Sommige gemeentehuizen zijn erg gul met verenigingen. Ze stellen lokalen (gebouwen of openbare werkruimten) tegen lage kosten of gratis ter beschikking van verenigingsmanagers om hen te helpen hun projecten vooruit te helpen.

We raden je daarom aan om je gemeente te bellen om te vragen of er een ruimte beschikbaar is die jouw vereniging kan gebruiken.

Als het antwoord ja is, moet je een dossier samenstellen om het volgende te presenteren:

• je structuur ;
• de aard van de activiteiten van je vereniging
• de doelstellingen.

Als je vereniging geen winstoogmerk heeft en activiteiten van algemeen belang uitvoert, kan je gemeente je misschien gratis een werkruimte ter beschikking stellen. Maar dit is niet altijd mogelijk. De gemeente kan vrijelijk de prijs bepalen voor het gebruik van de ruimte.

Een ruimte huren voor een vereniging

In principe kunnen verenigingen die vallen onder de wet van 1901 geen commercieel huurcontract tekenen , tenzij ze geregistreerd zijn bij het handels- en ondernemingsregister (RCS).

Er zijn twee uitzonderingen:

• verenigingen met onderwijs als hoofddoel;
• verenigingen die geregistreerd zijn bij het Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) en die een bedrijf runnen waarvan ze eigenaar zijn.

Naast het klassieke handelshuurcontract kun je ook een professioneel huurcontract of een erfpachtcontract afsluiten .

Onderverhuur van je verenigingslokalen

Om geld te besparen en kosten te delen, kun je de toekomstige gebouwen van je vereniging onderverhuren.

Door je kantoren onder te verhuren aan een bedrijf of een andere vereniging, krijg je toegang tot een deel van de gebouwen. Je hebt schriftelijke toestemming nodig van de eigenaar van het gebouw en je hoeft geen hogere huur te betalen dan de eigenaar.

Overweeg delen met andere verenigingen

Een ander alternatief: La Coloc. In dit geval kan de eigenaar van het pand één huurovereenkomst tekenen voor alle verenigingen, of aparte huurovereenkomsten met elke huurder.

Het enige verschil tussen onderverhuren en delen is aan wie je de huur aan het einde van de maand betaalt.

Als het een bedrijf of vereniging is, dan onderhuur je. Als je huurt van een verhuurder, dan deel je. In beide gevallen verlaag je je kosten en kun je samenwerken met andere verenigingsmanagers.

Ons advies: stel een colocatieovereenkomst op met de andere vereniging(en). Dit document beschrijft hoe de colocatie werkt en verduidelijkt de verplichtingen van elke partij.

4. Lokalen vinden voor je vereniging

Er zijn verschillende manieren om een pand te vinden voor je vereniging. Je kunt contact opnemen met je gemeente (zoals hierboven uitgelegd) of in advertenties zoeken naar geschikte ruimtes. Een andere optie is om te vertrouwen op mond-tot-mondreclame door contact op te nemen met je professionele netwerk.

De snelste manier om een kant-en-klaar kantoor te vinden voor je toekomstige vereniging is via workin.space. Onze experts stellen kantoren voor die voldoen aan jouw specificaties, in jouw zoekgebied.

5. Voldoen aan beheerverplichtingen

ERP-normen (openbare gebouwen)

Of ze nu huurders of eigenaars zijn, verenigingsmanagers worden beschouwd als de beheerders van hun ERP. Als zodanig zijn ze verantwoordelijk voor de veiligheid van de gebruikers en het personeel van de instelling.

Of de toegang tot je vereniging nu betaald of gratis is, onbeperkt, beperkt of op uitnodiging, je moet voldoen aan de veiligheidsvoorschriften van een voor het publiek toegankelijke inrichting (ERP). Je moet dus de nodige aanpassingen doen voordat je verder gaat met de volgende fase: je installatie.

Gemeentebelasting

Alle verenigingen zijn verplicht om taxe d'habitation te betalen, met uitzondering van :

• verenigingen die vrij toegankelijk zijn voor het publiek (bijv. aula's, verenigingsshowrooms, musea, enz;)
• een openbaar religieus gebouw en zijn bijgebouwen;
• wedstrijdzalen, kleedkamers en sanitaire voorzieningen voor sportverenigingen.

Zie BOI-IF-TH-10-10-20 voor meer informatie. Het dekt het toepassingsgebied van belastbare gebouwen.

Verzekering voor verenigingen

Je moet een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten ter dekking van schade veroorzaakt aan of geleden door medewerkers, vrijwilligers, leden en managers van je vereniging. Je moet ook de Lea-lokalen van je vereniging verzekeren tegen brand, waterschade en ontploffingen.

Een opstalverzekering om de gebouwen van je verenigingte beschermen is verplicht voor huurders, en optioneel (maar sterk aanbevolen) voor eigenaars. Dit ondanks de afschaffing van de taxe d'habitation op het hoofdverblijf van huishoudens op 1 januari 2023.

Als Le Local van je vereniging ook jouw persoonlijke woning of die van een lid is, moet je je verzekeraar hiervan op de hoogte stellen.

6. Verhuizen naar de lokalen van je vereniging

Het vinden van een pand voor je vereniging doe je niet in één dag. Maar in dit stadium zou je het pand moeten hebben gevonden dat je zoekt.

Om ervoor te zorgen dat je je thuis voelt, raden we je aan alle apparatuur te installeren die je nodig hebt om te werken voor de zaak die je na aan het hart ligt. Als je bijvoorbeeld een opvangcentrum voor achtergelaten dieren opent, moet je kraampjes van de juiste grootte installeren, een kantoor om het publiek te ontvangen en voer voor honden en katten kopen.

Als alles klaar is, is het tijd om de opening van het gebouw van je vereniging te organiseren. Tijdens dit evenement kun je jezelf lokaal promoten en je nieuwe adres met anderen delen. Aarzel niet om op dit evenement visitekaartjes uit te delen, zodat men in de toekomst gemakkelijk contact met je kan opnemen.

Een pand vinden voor je vereniging: de samenvatting

Er zijn 6 eenvoudige stappen om een pand te vinden voor je vereniging:

1. Bepaal de behoeften van je vereniging (aantal vierkante meter, aantal mensen dat moet worden gehuisvest, hoe de ruimte zal functioneren);
2. bepaal je jaarlijkse budget
3. evalueer alle opties;
4. vind een pand voor je vereniging;
5. de beheersverplichtingen respecteren;
6. je verenigingslokaal inrichten.

We hopen dat deze gids je zal helpen om de perfecte plek te vinden om je projecten uit te voeren.

En als je hulp nodig hebt bij het vinden van de ideale locatie, kunnen wij je helpen.