Coworking manager : LA ressource précieuse des espaces de coworking

S’il vous est arrivé de vous rendre récemment dans un espace de coworking, et ce quelle que soit la marque, vous avez certainement dû être reçu par un hôte de qualité : le coworking manager ou hospitality manager. Une personne au profil multiple dont la mission quotidienne est de vous accueillir au mieux dans son espace de coworking, de le gérer et de l’animer au gré des événements et des saisons. Une profession émergente qui fait office de couteau suisse pour le plus grand plaisir des coworkers et des entreprises.

Quelles sont les missions du coworking manager ?

Le coworking manager est le parfait relais entre les coworkers et les responsables de centres et entreprises qui y louent des espaces de travail pour leurs collaborateurs. Il est le visage du centre de coworking. Son rôle se situe au croisement de plusieurs métiers et il est très sollicité sur les sujets liés à la gestion des espaces, les services généraux, l’administratif ou encore l’animation du catalogue de services qu’il pilote d’une main de maître.

Ainsi, les missions du coworking manager ou space manager s’articulent autour de trois grands axes :

• La gestion logistique et technique de l’espace de coworking
• L’animation de la communauté de coworkers par le biais d’animations, d’événements et d’une offre servicielle enrichie
• La communication commerciale visant à maintenir le lien avec les entreprises clientes et à répondre aux demandes de location entrantes.

Périnne L. Space Manager dans l’un des centres de WeWork nous a confié que « Mon métier est beaucoup plus riche que celui d’un Office Manager en entreprise ou qu’une secrétaire polyvalente. J’assume aujourd’hui une variété de missions conséquentes et je suis au cœur du réacteur : sans le coworking manager la commercialisation des espaces ne se fait pas et l’âme même du centre n’est plus. »

Des propos partagés par Florian qui œuvre de son côté pour Morning « Gérer un espace Morning c'est s'assurer au quotidien que tous nos colocs passent une bonne journée de travail : bonne tenue du lieu, animation, commercialisation…

Conjuguer tous ces aspects du métier permet plusieurs choses : d'apprendre des compétences très diverses et complémentaires, mais aussi d'avoir des journées qui ne se ressemblent jamais, alternances de travail de bureau et de missions terrains, et le tout dans une équipe extrêmement soudée et solidaire. Ajoutez à cela les nombreuses rencontres quotidiennes avec des personnes travaillant dans des domaines très différents, et vous êtes sûr de ne jamais vous ennuyer en gérant un espace Morning !  ».

Comment le coworking manager participe à la location des espaces de travail ?

Si son rôle est central dans la location des espaces de travail, qu’il s’agisse des bureaux fermés ou des espaces ouverts, le rôle du coworking manager est aussi et surtout de s’appuyer sur la force de réseaux performants à même d’agir comme des facilitateurs de business. Et là vous pensez très justement à workin.space.

En effet, le marché du coworking ayant littéralement explosé ces dernières années, les marques de coworking ont dû user de techniques pour se démarquer dans cet environnement devenu très concurrentiel. Dans le contexte de marché actuel, la programmation servicielle et événementielle apparaît comme l’un des axes de différenciation pour promouvoir et animer son espace. Il appartient alors au coworking manager de mettre en œuvre un planning d’animations adapté aux besoins des utilisateurs et relativement novateur. Par ailleurs, si certains sont uniquement réservés aux membres et à la communauté de coworkers, d’autres peuvent être ouverts au plus grand nombre (journalistes, partenaires, associations, collectivités, représentants de CCI… de sorte à porter toujours plus l’image du centre hors les murs.

 3 questions à Clémence, Coworking Manager de chez Hiptown

Comment réussissez-vous à identifier les services à mettre en œuvre au sein de votre espace ?

« La mise en œuvre de services au sein d’un espace de coworking se fait de plusieurs façons. D’abord il y a le déploiement et l’accompagnement des services dits classiques et sur lesquels nous devons assurer une relative excellence opérationnelle. Je pense aux services tels que l’accueil des clients, le fait de garantir des espaces propres et sécurisés, de donner accès à du matériel et des outils permettant la réalisation de diverses tâches sans encombre… 

Ensuite, pour les centres s’intégrant dans l’ADN d’une marque telle que la nôtre, il faut assurer la visibilité et le déploiement des services dits différenciants et qui font écho à la marque. 

Enfin, il s’agit d’animer les espaces avec bon sens et s’assurer de la bonne réceptivité des coworkers : si un service n’est pas ou peu utilisé malgré des sollicitations régulières, c’est qu’il ne répond pas aux attentes des coworkers de ce centre. Pour évaluer ces besoins, nous passons du temps à expliquer l’usage de chacun des espaces et menons des enquêtes régulières nous permettant de valider l’appréciation de chacun des services proposés. 

Notre lieu de vie est en constante évolution. Rien n’est figé. Des services complémentaires apparaissent d’un mois sur l’autre selon la demande. C’est le cas des bureaux privatifs à la journée déjeuner inclus pour lesquels les sollicitations sont nombreuses. Les membres nous soumettent aussi beaucoup d’idées qui méritent d'être réfléchies: atelier storytelling pro/perso par exemple.»

Quelles actions vous semblent les plus efficaces pour amener des utilisateurs à louer des espaces dans vos locaux ?

« Nous nous appuyons beaucoup sur des plateformes et des apporteurs d’affaires pour faire la transition entre les critères de recherche et de choix. Nous sommes un outil, une solution que des experts ou des partenaires peuvent recommander en fonction des besoins du client.

Par ailleurs, nous déployons beaucoup d’énergie dans la communication et dans l’événementialisation de nos espaces puisque nous sommes convaincus que le bouche à oreille est décisif dans la décision d’implantation. Nous incitons donc à venir tester les espaces, et vous le savez mieux que moi, testez nos espaces, c’est les adopter.

Enfin la personnalisation de l’accueil et l'hyperréactivité dans nos propositions commerciales est incontournable pour donner envie. J’ai vraiment à cœur que chaque prospect puisse se projeter à travers une ambiance authentique, conviviale, professionnelle et détendue à la fois.»

Comment voyez-vous évoluer votre activité ?

« Je pense que l’avenir des centres de coworking va tendre vers toujours plus de services et d’accompagnement. Je pense que mon métier va certainement évoluer vers quelque chose de toujours aussi transverse avec davantage de metrics. Aujourd’hui nous devons rassurer nos clients utilisateurs sur le fait qu’ils ont fait le bon choix et cela passera nécessairement par l’analyse, preuve à l’appui, de la pertinence de nos espaces et de nos solutions. 

En conclusion, en tant qu'hospitality manager, nous devenons experts des petits problèmes clients et tous les jours un peu meilleurs grâce à l’anticipation. Nous avons beaucoup d’imagination pour trouver des solutions et sommes habitués aux changements. Alors nous sommes prêts à répondre aux nouveaux usages par des solutions concrètes et pratiques. Vous avez besoin de 10 cabines téléphoniques insonorisées dans votre bureau? Ok on a ! »

Un métier à la fois riche et stratégique, qui tend à se structurer et à se professionnaliser davantage pour répondre aux attentes des utilisateurs et justifier les bénéfices du travail décentralisé. Rendez-vous en 2023 pour suivre de près l’évolution de ce métier en pleine mutation et découvrir les initiatives mises en œuvre pour mesurer bonheur et performance dans les espaces de coworking.