Gestor de Coworking : EL preciado recurso de los espacios de coworking

Si has visitado recientemente un espacio de coworking, sea de la marca que sea, seguro que te ha recibido un anfitrión de calidad: el coworking manager o el hospitality manager. Una persona con un perfil múltiple cuya misión diaria es darte la bienvenida en su espacio de coworking, gestionarlo y animarlo en función de los eventos y las estaciones. Una profesión emergente que actúa como una navaja suiza para el placer de los coworkers y de las empresas.

¿Cuáles son las misiones del gestor de coworking?

El gestor de coworking es el enlace perfecto entre los coworkers y los responsables de los centros y empresas que alquilan espacios de trabajo para sus empleados. Es la cara del centro de coworking. Su papel se encuentra en la encrucijada de varias profesiones y está muy solicitado en temas relacionados con la gestión de los Spaces, los servicios generales, la administración o incluso la animación del catálogo de servicios que pilota con mano maestra.

Así, las misiones del gestor de coworking o gestor de espacios giran en torno a tres áreas principales:

• Lagestión logística y técnica del espacio de coworking
• La animación de la comunidad de coworkers a través de animaciones, eventos y una oferta de servicios enriquecida
• Lacomunicación comercial para mantener el vínculo con las empresas clientes y responder a las solicitudes de alquiler entrantes.

Périnne L. Space Manager en uno de los centros WeWork nos confía que "Mi trabajo es mucho más rico que el de un Office Manager en una empresa o el de una secretaria polivalente. Hoy en día asumo varias misiones consecuentes y estoy en el corazón del reactor: sin el responsable de coworking la comercialización de los Spaces no se hace y el alma misma del centro ya no existe. "

Florian, que trabaja para Morning, está de acuerdo : "Gestionar un espacio Morning significa asegurarse de que todos nuestros compañeros tienen un buen día de trabajo todos los días: mantener el lugar en orden, proporcionar entretenimiento, marketing...

Combinar todos estos aspectos del trabajo nos permite varias cosas: aprender competencias muy diversas y complementarias, pero también tener días que nunca son iguales, alternando el trabajo de oficina y las misiones sobre el terreno, y todo ello en un equipo extremadamente unido y cohesionado. Si a esto añadimos las numerosas reuniones diarias con personas que trabajan en ámbitos muy diferentes, ¡seguro que nunca te aburrirás de gestionar un espacio Morning!

¿Cómo participa el gestor de coworking en el alquiler de los espacios de trabajo?

Si su papel es central en el alquiler de espacios de trabajo, ya sean oficinas cerradas o espacios abiertos, el papel del gestor de coworking es también y sobre todo apoyarse en la fuerza de redes eficientes capaces de actuar como facilitadores de negocio. Y aquí se piensa, con razón, en workin.space.

De hecho, como el mercado del coworking ha explotado literalmente en los últimos años, las marcas de coworking han tenido que utilizar técnicas para destacar en este entorno tan competitivo. En el contexto actual del mercado, la programación de servicios y eventos aparece como uno de los ejes de diferenciación para promocionar y animar su espacio. Corresponde entonces al responsable del coworking poner en marcha una planificación de animaciones adaptada a las necesidades para los usuarios y relativamente innovadora. Además, si algunos eventos están reservados únicamente a los miembros y a la comunidad de coworking, otros pueden estar abiertos a un mayor número de personas (periodistas, socios, asociaciones, autoridades locales, representantes de la CCI...) con el fin de promover la imagen del centro extramuros.

3 preguntas a Clémence, Responsable de Coworking en Hiptown

¿Cómo consiguen identificar los servicios que deben implantarse en su espacio?

"Hay varias formas de implantar servicios en un espacio de coworking. En primer lugar, está el despliegue y el soporte de los llamados servicios clásicos sobre los que debemos garantizar una relativa excelencia operativa. Estoy pensando en servicios como dar la bienvenida a los clientes, garantizar espacios limpios y seguros, facilitar el acceso a equipos y herramientas que permitan realizar diversas tareas sin obstáculos...

En segundo lugar, para los centros que forman parte del ADN de una marca como la nuestra, es necesario garantizar la visibilidad y el despliegue de los llamados servicios diferenciadores que se hacen eco de la marca.

Por último, es importante gestionar los espacios con sentido común y garantizar la receptividad de los coworkers: si un servicio no se utiliza o se utiliza poco a pesar de las solicitudes regulares, significa que no responde a las expectativas de los coworkers de ese centro. Para evaluar estas necesidades, dedicamos tiempo a explicar el uso de cada espacio y realizamos encuestas periódicas para validar la apreciación de cada uno de los servicios ofrecidos.

Nuestro espacio vital está en constante evolución. Nada está grabado en piedra. De un mes a otro aparecen servicios adicionales en función de la demanda. Es el caso de los despachos privados para el día, almuerzo incluido, cuyas solicitudes son numerosas. Los miembros también presentan muchas ideas que merecen ser pensadas: taller de narración pro/perso, por ejemplo".

¿Qué acciones le parecen más eficaces para conseguir que los usuarios alquilen un espacio en su sede?

"Dependemos mucho de las plataformas y los proveedores de negocios para hacer la transición entre los criterios de búsqueda y elección. Somos una herramienta, una solución que los expertos o socios pueden recomendar en función de las necesidades del cliente.

Además, ponemos mucha energía en la comunicación y en hacer más atractivos nuestros Spaces, ya que estamos convencidos de que el boca a boca es decisivo en la decisión de crear una empresa. Por eso animamos a la gente a que venga y pruebe los Spaces, y usted lo sabe mejor que yo, probar nuestros espacios significa adoptarlos.

Por último, la personalización de la acogida y la hiperreactividad de nuestras propuestas comerciales son esenciales para que la gente quiera visitarnos. Quiero que cada cliente potencial pueda proyectarse a través de un ambiente auténtico, amistoso, profesional y relajado."

¿Cómo ve la evolución de su negocio?

"Creo que el futuro de los centros de coworking tenderá hacia más y más servicios y apoyo. Creo que mi negocio evolucionará sin duda hacia algo que sea siempre transversal y con más métricas. Hoy en día, tenemos que asegurar a nuestros clientes que han hecho la elección correcta y esto se hará necesariamente analizando la relevancia de nuestros Spaces y nuestras soluciones, con pruebas que lo respalden".

En conclusión, como responsables de hostelería, nos hacemos expertos en los pequeños problemas de los clientes y cada día un poco mejores gracias a la anticipación. Tenemos mucha imaginación para encontrar soluciones y estamos acostumbrados a los cambios. Así que estamos preparados para responder a los nuevos usos con soluciones concretas y prácticas. ¿Necesita 10 cabinas telefónicas insonorizadas en su oficina? De acuerdo. "

Una empresa a la vez rica y estratégica, que tiende a estructurarse y profesionalizarse para responder a las expectativas de los usuarios y justificar las ventajas del trabajo descentralizado. Nos vemos en 2023 para seguir de cerca la evolución de esta profesión cambiante y descubrir las iniciativas puestas en marcha para medir la felicidad y el rendimiento en los espacios de coworking.