Gestor de coworking: O valioso recurso para espaços de coworking

Se visitou recentemente um espaço de coworking, qualquer que seja a marca, terá certamente sido bem recebido por um anfitrião de qualidade: o gestor de coworking ou o gestor de hospitalidade. Uma pessoa com um perfil múltiplo cuja missão diária é recebê-lo no seu espaço de coworking, geri-lo e animá-lo de acordo com os eventos e estações do ano. Uma profissão emergente que actua como faca do exército suíço para grande prazer de colegas de trabalho e empresas.

Quais são as tarefas do gestor do coworking?

O gestor de coworking é o intermediário perfeito entre os colegas de trabalho e os gestores de centros e empresas que alugam espaços de trabalho para os seus empregados. Ele é o rosto do centro de coworking. O seu papel está na encruzilhada de várias profissões e é muito requisitado em assuntos relacionados com a gestão de espaços, serviços gerais, administração ou mesmo a animação do catálogo de serviços que ele pilota com a mão de um mestre.

Assim, as tarefas do gestor de coworking ou gestor do espaço giram em torno de três áreas principais:

• Gestão logística e técnica do espaço de coworking
• Animação da comunidade do coworking através de actividades, eventos e uma oferta de serviços melhorada
• Comunicação comercial para manter a ligação com as empresas clientes e para responder aos pedidos de aluguer recebidos.

Périnne L. Gestor Espacial num dos centros da WeWork, disse-nos que "O meu trabalho é muito mais rico do que o de um Gestor de Escritório numa empresa ou de uma secretária polivalente. Hoje assumo uma variedade de missões consequenciais e estou no coração do reactor: sem o gestor de coworking a comercialização dos espaços não é feita e a própria alma do centro já não o é. "

Florian, que trabalha para a manhã, concorda : "Gerir um espaço matinal significa assegurar que todos os nossos colegas de trabalho tenham um bom dia de trabalho todos os dias: manter o espaço em ordem, organizar o evento, marketing, etc.

A combinação de todos estes aspectos do trabalho permite-lhe aprender uma vasta gama de competências complementares, mas também ter dias que nunca são iguais, alternando entre trabalho de escritório e missões no terreno, e tudo isto numa equipa extremamente unida e solidária. Acrescente a isto as muitas reuniões diárias com pessoas que trabalham em campos muito diferentes, e tem a certeza de nunca se aborrecer a gerir um espaço matinal!

Como é que o gestor do coworking participa no aluguer de espaços de trabalho?

Se o seu papel é central no aluguer de espaços de trabalho, sejam eles escritórios fechados ou espaços abertos, o papel do gestor de coworking é também e sobretudo contar com a força de redes eficientes que possam actuar como facilitadores de negócios. E aqui está a pensar, com razão, em trabalhar no espaço.

De facto, como o mercado de coworking explodiu literalmente nos últimos anos, as marcas de coworking tiveram de utilizar técnicas para se destacarem neste ambiente altamente competitivo. No contexto actual do mercado, a programação de serviços e eventos parece ser uma das formas de se diferenciar para promover e animar o próprio espaço. Cabe portanto ao gestor do coworking implementar um calendário de eventos adaptado às necessidades dos utilizadores e relativamente inovador. Além disso, enquanto alguns eventos são reservados exclusivamente aos membros e à comunidade coworking, outros podem ser abertos a um público mais vasto (jornalistas, parceiros, associações, autoridades locais, representantes da CCI, etc.) a fim de promover ainda mais a imagem do centro fora das suas paredes.

3 perguntas a Clémence, Coworking Manager na Hiptown

Como consegue identificar os serviços a serem implementados no seu espaço?

"Há várias formas de implementar serviços num espaço de coworking. Em primeiro lugar, há a implantação e o apoio dos chamados serviços clássicos sobre os quais temos de assegurar a relativa excelência operacional. Estou a pensar em serviços como o acolhimento dos clientes, a garantia de espaços limpos e seguros, o acesso a equipamentos e ferramentas que permitam a realização de várias tarefas sem impedimentos...

Em segundo lugar, para os centros que fazem parte do ADN de uma marca como a nossa, é necessário assegurar a visibilidade e a implantação dos chamados serviços diferenciadores que ecoam a marca.

Finalmente, é uma questão de animar os espaços com bom senso e de assegurar que os colegas de trabalho sejam receptivos: Se um serviço não é utilizado ou é pouco utilizado apesar dos pedidos regulares, significa que não satisfaz as expectativas dos colegas de trabalho daquele centro. Para avaliar estas necessidades, gastamos tempo a explicar a utilização de cada espaço e realizamos inquéritos regulares para validar a apreciação de cada um dos serviços oferecidos.

O nosso espaço de vida está em constante evolução. Nada está gravado em pedra. Os serviços adicionais aparecem de um mês para o outro, de acordo com a procura. Este é o caso dos escritórios privados para o dia, incluindo o almoço, para o qual existem muitos pedidos. Os membros também submetem muitas ideias que merecem ser consideradas: por exemplo, um workshop pró/perso de narração de histórias.

Que acções pensa que são mais eficazes para conseguir que os utilizadores aluguem espaço nas suas instalações?

"Contamos fortemente com plataformas e introdutores de negócios para colmatar a lacuna entre os critérios de busca e selecção. Somos uma ferramenta, uma solução que os especialistas ou parceiros podem recomendar de acordo com as necessidades do cliente.

Além disso, colocamos muita energia na comunicação e em tornar os nossos espaços mais atractivos, uma vez que estamos convencidos de que a palavra de boca em boca é decisiva na decisão de criar um negócio. Por conseguinte, encorajamos as pessoas a vir e testar os espaços, e sabem melhor do que eu, testar os nossos espaços significa adoptá-los.

Finalmente, a personalização do acolhimento e a hiper-reactividade nas nossas propostas comerciais são essenciais para criar um desejo de visita. Quero realmente que cada perspectiva seja capaz de se projectar através de um ambiente autêntico, amigável, profissional e descontraído.

Como vê o seu negócio desenvolver-se?

"Penso que o futuro dos centros de coworking tenderá para mais e mais serviços e apoio. Penso que o meu trabalho irá certamente evoluir para algo tão transversal como sempre com mais métrica. Hoje temos de assegurar aos nossos clientes utilizadores que fizeram a escolha certa e isto implicará necessariamente analisar e provar a relevância dos nossos espaços e das nossas soluções.

Em conclusão, como gestores de hospitalidade, tornamo-nos especialistas em pequenos problemas de clientes e cada dia um pouco melhor graças à antecipação. Temos muita imaginação para encontrar soluções e estamos habituados a mudanças. Assim, estamos prontos a responder a novas utilizações com soluções concretas e práticas. Precisa de 10 cabines telefónicas à prova de som no seu escritório? Já o temos! "

Um negócio simultaneamente rico e estratégico, que tende a ser mais estruturado e profissionalizado para satisfazer as expectativas dos utilizadores e justificar os benefícios do trabalho descentralizado. Vemo-nos em 2023 para acompanhar de perto a evolução desta profissão em mudança e descobrir as iniciativas implementadas para medir a felicidade e o desempenho nos espaços de coworking.