Auf der Suche nach dem perfekten Büro: Schritte zur Anmietung flexibler Flächen

In einer sich ständig verändernden Berufswelt werden flexible Arbeitsräume zu einer wesentlichen Lösung für Unternehmen. Agil, modular und an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst, erfüllen diese Büros der neuen Generation eine Vielzahl von Herausforderungen: Kostenoptimierung, Verbesserung des Wohlbefindens der Teams und flexible Anpassung an unvorhergesehene Umstände. Aber wie finden Sie den richtigen flexiblen Raum für Ihr Unternehmen? Bei workin.space haben wir immer eine Lösung! Hier sind die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Büromietprojekt.

1. Definieren Sie Ihren Bedarf: Welcher Raum für welche Tätigkeit?

Bevor Sie sich auf die Suche nach dem idealen flexiblen Büro machen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Grundlagen für Ihr Projekt zu schaffen. Es ist wichtig, sich die richtigen Fragen zu stellen und nichts überstürzen zu wollen. Fragen Sie sich beispielsweise, ob Sie die Telearbeit und den Zugang zu flexiblen Büros für alle Ihre Teams öffnen wollen oder nicht? für alle geografischen Gebiete? für alle Funktionen? ... Wenn Sie den Grundstein gelegt haben, fragen Sie sich, ob Ihr Team wahrscheinlich schnell wachsen wird, welche Einrichtungen es braucht (Besprechungsräume, feste Arbeitsplätze, Räume für die Zusammenarbeit, Ruhezonen usw.) und wie oft Sie diesen Service anbieten wollen? ...
Wie Sie sehen, sind die Fragen zahlreich, und es ist wichtig, die richtige Antwort zu finden.

Beachten Sie auch, dass flexible Büros oft eine Vielzahl von Optionen bieten, vom Hot Desking (gemeinsam genutzte Büros) bis hin zu vollständig privaten Räumen. Ihre Antworten werden Ihre Wahl leiten.

2. Die Vorteile flexibler Büros verstehen

Das Aufkommen flexibler Büroräume ist kein Zufall: Sie entsprechen den sich wandelnden Bedürfnissen der Unternehmen und bieten ihnen wertvolle Flexibilität.

Dank ihrer vertraglichen Flexibilität können diese Räume ohne langfristige Bindung gemietet werden, mit monatlichen oder jährlichen Optionen, die an den aktuellen Bedarf angepasst sind. Was die Einsparungen betrifft, so zeichnen sich diese Räume durch ihr "à la carte"-Modell aus, bei dem Sie nur für das bezahlen, was Sie nutzen, und dabei die Fixkosten vermeiden, die mit dem Kauf oder der Wartung eines herkömmlichen Büros verbunden sind. Gleichzeitig zeichnen sie sich durch ihre moderne Ausstattung aus: ergonomische Möbel, High-Speed-Wi-Fi, vernetzte Besprechungsräume... alles ist darauf ausgerichtet, den Komfort und die Effizienz des Teams zu maximieren. Und schließlich fördert ihr kollaboratives und anregendes Umfeld die Interaktion zwischen Kollegen und sogar zwischen Unternehmen, vor allem in Coworking Spaces. Diese Vorzüge machen flexible Büros zu einer idealen Lösung für schnell wachsende Start-ups, KMU, die ihre Kosten rationalisieren wollen, oder auch große Unternehmen, die ihre Standorte diversifizieren möchten.

3. Erkundung des Marktes für flexible Büros

Da die Nachfrage nach flexiblen Arbeitsräumen in den letzten Jahren explodiert ist, hat sich das Angebot stark diversifiziert. Und zwar im ganzen Land! Diese Flächen sind heute in allen großen regionalen Metropolen, aber auch in kleineren städtischen Ballungsräumen und sogar in einigen ländlichen Gebieten zu finden. Der Markt ist also relativ dicht, und es ist nicht einfach, sich zurechtzufinden oder Angebote und Räume zu vergleichen. Hier sind einige Tipps für die Erkundung der verschiedenen Bereiche:

• Spezialisierte Plattformen: Plattformen wie workin.space (was sonst?!) führen alle Coworking- und flexiblen Büroräume in Frankreich und international zusammen. Sie finden dort Marktführer wie WeWork, Spaces, Wojo, aber auch thematische Räume.
• Virtuelle und physische Besichtigungen: Dies ist der große Trend seit Covid. Die meisten Anbieter bieten jetzt sowohl Online- als auch persönliche Besichtigungen an, um die Standorte zu bewerten.
• Analyse der Optionen: Vergleichen Sie die Angebote nach Preis, Inklusivleistungen und Stornobedingungen.
• Tipp von einem Fachmann zum anderen : Räume im Stadtzentrum oder in strategischen Gegenden können teurer sein. Bewerten Sie die Bedeutung des Standorts im Verhältnis zu Ihren tatsächlichen Bedürfnissen.

4. Verhandeln Sie die Mietbedingungen

Flexible Räume bieten zwar eine Vielzahl von Möglichkeiten, um den geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden, erfordern jedoch eine sorgfältige Prüfung der Vertragsbedingungen.
Die Dauer der Bindung ist ein wichtiger Punkt: Einige Verträge sehen eine kurzfristige Kündigung vor, während andere eine Mindestbindung von mehreren Monaten vorsehen. Es ist auch wichtig, die Nebenkosten zu prüfen: Nebenkosten, zusätzliche Ausrüstung oder der Zugang zu Sitzungsräumen können sich erheblich auf die Gesamtkosten auswirken.
Prüfen Sie schließlich die Optionen für künftiges Wachstum: Erlaubt Ihnen der Vertrag, Ihre gemietete Fläche entsprechend Ihrem künftigen Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern? Gut zu wissen: Vor allem bei langfristigen Verpflichtungen oder der Anmietung mehrerer Räume ist es oft möglich, zu verhandeln und so Ihre Vertragsbedingungen zu optimieren.

Die flexible Anmietung von Büroräumen ist eindeutig eine Antwort auf die Herausforderungen, denen sich die Unternehmen von heute stellen müssen. Ob Sie nun ein junges, schnell wachsendes Start-up-Unternehmen sind, ein KMU, das seine Kosten optimieren möchte, oder ein Großunternehmen, das auf der Suche nach Flexibilität ist - diese Räume bieten Ihnen eine unvergleichliche Freiheit. Mit einem methodischen Ansatz, der von der Bedarfsanalyse bis zur individuellen Anpassung der Räumlichkeiten reicht, können Sie die Vorteile dieser Lösung maximieren. In der heutigen schnelllebigen Welt sind flexible Büros mehr als nur ein Raum: Sie sind ein Spiegelbild der neuen Arbeitsweise. Sind Sie also bereit, den Schritt in die Flexibilität zu wagen?