Encontrar la oficina perfecta: pasos para alquilar un espacio flexible

En un mundo profesional en constante evolución, los espacios de trabajo flexibles se están convirtiendo en una solución esencial para las empresas. Ágiles, modulares y adaptadas a las distintas necesidades, estas oficinas de nueva generación responden a diversos retos: optimizar costes, mejorar el bienestar de los equipos y adaptarse con flexibilidad a circunstancias imprevistas. Pero, ¿cómo encontrar el espacio flexible adecuado para su empresa? En workin.space siempre tenemos la solución. Estos son los pasos clave para el éxito de un proyecto de alquiler de oficinas.

1. Defina sus necesidades: ¿qué espacio para qué actividad?

Antes de iniciar la búsqueda de la oficina flexible ideal, tómese su tiempo para sentar las bases de su proyecto. Es esencial plantearse las preguntas adecuadas y no precipitarse. Entre ellas, pregúntese si desea abrir el teletrabajo y el acceso a oficinas flexibles a todos sus equipos o no? a todos los territorios geográficos? a todas las funciones? ... Una vez sentadas las bases, pregúntese si es probable que su equipo crezca rápidamente, qué instalaciones necesita (salas de reuniones, puestos de trabajo fijos, espacios de colaboración, zonas de descanso, etc.) y con qué frecuencia desea ofrecer este servicio... ...
Las preguntas son numerosas, como puede ver, y es crucial encontrar la respuesta adecuada.

Ten en cuenta también que las oficinas flexibles suelen ofrecer multitud de opciones, desde el hot desking (oficinas compartidas) hasta espacios totalmente privados. Tus respuestas guiarán tus elecciones.

2. Entender las ventajas de las oficinas flexibles

El auge de las oficinas flexibles no es casual: responde a las necesidades cambiantes de las empresas y les ofrece una valiosa agilidad.

Gracias a su flexibilidad contractual, estos espacios pueden alquilarse sin compromiso a largo plazo, con opciones mensuales o anuales adaptadas a las necesidades del momento. En cuanto al ahorro, estos espacios destacan por su modelo "a la carta", en el que sólo se paga por lo que se utiliza, evitando los costes fijos asociados a la compra o el mantenimiento de una oficina convencional. Al mismo tiempo, destacan por sus modernas instalaciones: mobiliario ergonómico, Wi-Fi de alta velocidad, salas de reuniones conectadas... todo está diseñado para maximizar el confort y la eficiencia de los equipos. Por último, su entorno colaborativo y estimulante fomenta la interacción entre compañeros, e incluso entre empresas, sobre todo en los espacios de coworking. Estas bazas hacen de las oficinas flexibles una solución ideal para las start-ups de rápido crecimiento, las pymes que buscan racionalizar sus costes o incluso las grandes empresas que desean diversificar sus ubicaciones.

3. Explorar el mercado de oficinas flexibles

A medida que la demanda de espacios de trabajo flexibles se ha disparado en los últimos años, la oferta se ha diversificado considerablemente. ¡Y por todo el país! Estos espacios abarcan ahora todas las grandes metrópolis regionales, así como aglomeraciones urbanas más pequeñas e incluso algunas zonas rurales. El mercado es por tanto relativamente denso, y no es fácil orientarse ni comparar ofertas y espacios. He aquí algunos consejos para explorar las distintas zonas:

• Plataformasespecializadas: Plataformas como workin.space (¿qué si no?) reúnen todos los espacios de coworking y oficinas flexibles de Francia y del resto del mundo. Encontrará líderes del mercado como WeWork, Spaces, Wojo, así como espacios más temáticos.
• Visitas virtuales y físicas: Esta ha sido la gran tendencia desde Covid. La mayoría de los proveedores ofrecen ahora visitas tanto en línea como en persona para evaluar las ubicaciones.
• Análisis de opciones: Compare las ofertas por precio, servicios incluidos y condiciones de cancelación.
• Consejo de un profesional a otro : los espacios situados en el centro de las ciudades o en zonas estratégicas pueden ser más caros. Evalúe la importancia de la ubicación en relación con sus necesidades reales.

4. Negociar las condiciones de alquiler

Los espacios flexibles, aunque ofrecen una gran variedad de fórmulas para satisfacer las necesidades de la empresa, exigen sin embargo prestar mucha atención a las condiciones del contrato.
La duración del compromiso es un punto clave: algunos contratos prevén la rescisión con poca antelación, mientras que otros imponen un compromiso mínimo de varios meses. También es crucial examinar los costes accesorios: los servicios públicos, el equipamiento adicional o el acceso a las salas de reuniones pueden tener un impacto significativo en el coste total.
Por último, compruebe las opciones de crecimiento futuro: ¿le permite el contrato ampliar o reducir la superficie arrendada en función de sus necesidades futuras? Conviene saberlo: a menudo es posible negociar, sobre todo para los compromisos a largo plazo o el alquiler de varios espacios, lo que puede permitirle optimizar sus condiciones contractuales.

El alquiler flexible de oficinas es claramente una respuesta a los retos a los que se enfrentan las empresas de hoy en día. Tanto si se trata de una joven start-up de rápido crecimiento, de una PYME que busca optimizar costes o de una gran empresa que busca agilidad, estos espacios ofrecen una libertad inigualable. Siguiendo un enfoque metódico, desde la evaluación de las necesidades hasta la personalización del espacio, maximizará las ventajas de esta solución. En un mundo tan cambiante como el actual, las oficinas flexibles son algo más que un espacio: son un reflejo de la nueva forma de trabajar. ¿Está preparado para dar el salto a la flexibilidad?