Encontrar o escritório perfeito: passos para alugar um espaço flexível

Num mundo profissional em constante mutação, os espaços de trabalho flexíveis estão a tornar-se uma solução essencial para as empresas. Ágeis, modulares e adaptados a diferentes necessidades, estes escritórios de nova geração respondem a uma série de desafios: otimizar os custos, melhorar o bem-estar das equipas e adaptar-se de forma flexível a circunstâncias imprevistas. Mas como encontrar o espaço flexível certo para a sua empresa? No workin.space temos sempre a solução! Eis os principais passos para um projeto de aluguer de escritórios bem sucedido.

1. Defina as suas necessidades: que espaço para que atividade?

Antes de começar a procurar o escritório flexível ideal, dedique algum tempo a estabelecer as bases do seu projeto. É essencial fazer a si próprio as perguntas certas e não se precipitar. Entre estas, pergunte a si próprio se pretende abrir o teletrabalho e o acesso a escritórios flexíveis a todas as suas equipas ou não? a todos os territórios geográficos? a todas as funções? ... Uma vez lançadas as bases, pergunte a si próprio se a sua equipa é suscetível de crescer rapidamente, quais as instalações de que necessita (salas de reunião, postos de trabalho fixos, espaços de colaboração, áreas de descanso, etc.) e com que frequência pretende oferecer este serviço? ...
As questões são numerosas, como vê, e é fundamental encontrar a resposta correta.

Note-se também que os escritórios flexíveis oferecem muitas vezes uma multiplicidade de opções, desde o hot desking (escritórios partilhados) até aos espaços totalmente privados. As suas respostas guiarão as suas escolhas.

2. Compreender as vantagens dos escritórios flexíveis

O crescimento dos escritórios flexíveis não é acidental: responde às necessidades evolutivas das empresas, oferecendo-lhes uma agilidade preciosa.

Graças à sua flexibilidade contratual, estes espaços podem ser alugados sem compromisso a longo prazo, com opções mensais ou anuais adaptadas às necessidades actuais. Em termos de poupança, estes espaços distinguem-se pelo seu modelo "à la carte", em que só se paga o que se utiliza, evitando os custos fixos associados à compra ou à manutenção de um escritório convencional. Ao mesmo tempo, distinguem-se pelas suas instalações modernas: mobiliário ergonómico, Wi-Fi de alta velocidade, salas de reunião conectadas... tudo foi concebido para maximizar o conforto e a eficiência das equipas. Por fim, o seu ambiente colaborativo e estimulante favorece a interação entre colegas, e mesmo entre empresas, nomeadamente nos espaços de coworking. Estes trunfos fazem dos escritórios flexíveis uma solução ideal para as empresas em fase de arranque e em rápido crescimento, para as PME que procuram racionalizar os seus custos, ou mesmo para as grandes empresas que pretendem diversificar as suas localizações.

3. Explorar o mercado dos escritórios flexíveis

A procura de espaços de trabalho flexíveis explodiu nos últimos anos, mas a oferta diversificou-se consideravelmente. E em todo o país! Estes espaços cobrem atualmente todas as grandes metrópoles regionais, bem como as aglomerações urbanas mais pequenas e até algumas zonas rurais. O mercado é, portanto, relativamente denso e não é fácil orientar-se ou comparar ofertas e espaços. Aqui ficam algumas dicas para explorar as diferentes áreas:

• Plataformas especializadas: Plataformas como workin.space (que mais?!) reúnem todos os espaços de coworking e de escritórios flexíveis em França e no estrangeiro. Encontrará líderes de mercado como WeWork, Spaces, Wojo, bem como espaços mais temáticos.
• Visitas virtuais e físicas: Esta tem sido a grande tendência desde a Covid. A maioria dos fornecedores oferece agora visitas online e presenciais para avaliar os locais.
• Análise das opções: Comparar as ofertas por preço, serviços incluídos e condições de anulação.
• Dica de um profissional para outro : os espaços situados no centro das cidades ou em zonas estratégicas podem ser mais caros. Avalie a importância da localização em relação às suas necessidades reais.

4. Negociar as condições de aluguer

Os espaços flexíveis, embora ofereçam uma variedade de fórmulas para satisfazer as necessidades da empresa, exigem, no entanto, uma atenção especial às condições do contrato.
A duração do compromisso é um ponto-chave: alguns contratos prevêem a rescisão a curto prazo, enquanto outros impõem um compromisso mínimo de vários meses. É igualmente crucial examinar os custos acessórios: os serviços públicos, o equipamento adicional ou o acesso às salas de reunião podem ter um impacto significativo no custo total.
Finalmente, verifique as opções de crescimento futuro: o contrato permite-lhe expandir ou reduzir a área arrendada de acordo com as suas necessidades futuras? É bom saber: a negociação é muitas vezes possível, especialmente para compromissos a longo prazo ou para o aluguer de vários espaços, o que pode permitir-lhe otimizar as suas condições contratuais.

O aluguer flexível de escritórios é claramente uma resposta aos desafios enfrentados pelas empresas de hoje. Quer se trate de uma jovem empresa em pleno crescimento, de uma PME que procura otimizar os custos ou de uma grande empresa que procura agilidade, estes espaços oferecem uma liberdade sem igual. Ao seguir uma abordagem metódica, desde a avaliação das necessidades até à personalização do espaço, maximiza os benefícios desta solução. No mundo atual em rápida evolução, os escritórios flexíveis são mais do que um simples espaço: são um reflexo da nova forma de trabalhar. Então, está pronto para dar o mergulho na flexibilidade?