Het perfecte kantoor vinden: stappenplan voor het huren van flexibele ruimte

In een steeds veranderende professionele wereld worden flexibele werkplekken een essentiële oplossing voor bedrijven. Deze nieuwe generatie kantoren zijn flexibel, modulair en aangepast aan verschillende behoeften en komen tegemoet aan verschillende uitdagingen: kosten optimaliseren, het welzijn van teams verbeteren en zich flexibel aanpassen aan onvoorziene omstandigheden. Maar hoe vindt u de juiste flexibele ruimte voor uw bedrijf? Bij workin.space hebben we altijd de oplossing! Hier zijn de belangrijkste stappen voor een succesvol kantoorverhuurproject.

1. Bepaal je behoeften: welke ruimte voor welke activiteit?

Voordat je op zoek gaat naar het ideale flexibele kantoor, moet je de tijd nemen om de basis van je project te leggen. Het is essentieel om jezelf de juiste vragen te stellen en niet overhaast te werk te gaan. Stel jezelf onder andere de vraag of je telewerken en toegang tot flexibele kantoren wilt openstellen voor al je teams of niet? Voor alle geografische gebieden? Voor alle functies? ... Als je eenmaal de basis hebt gelegd, vraag je dan af of je team snel zal groeien, welke faciliteiten het nodig heeft (vergaderruimtes, vaste werkplekken, samenwerkingsruimtes, rustruimtes, etc.) en hoe vaak je deze service wilt aanbieden. ...
De vragen zijn talrijk, zoals je ziet, en het is cruciaal om het juiste antwoord te vinden.

Merk ook op dat flexibele kantoren vaak een veelheid aan opties bieden, van hot desking (gedeelde kantoren) tot volledig privéruimtes. Je antwoorden zullen je keuzes bepalen.

2. Inzicht in de voordelen van flexibele kantoren

De opkomst van flexibele kantoorruimte is geen toeval: het komt tegemoet aan de veranderende behoeften van bedrijven en biedt hen waardevolle flexibiliteit.

Dankzij hun contractuele flexibiliteit kunnen deze ruimtes worden gehuurd zonder langetermijnverbintenis, met maandelijkse of jaarlijkse opties die zijn aangepast aan de huidige behoeften. Wat besparingen betreft, onderscheiden deze ruimtes zich door hun "à la carte"-model, waarbij je alleen betaalt voor wat je gebruikt, terwijl je de vaste kosten vermijdt die gepaard gaan met de aankoop of het onderhoud van een conventioneel kantoor. Tegelijkertijd onderscheiden ze zich door hun moderne faciliteiten: ergonomisch meubilair, hogesnelheids-WiFi, verbonden vergaderzalen... alles is ontworpen om het comfort en de efficiëntie van het team te maximaliseren. Tot slot stimuleert hun collaboratieve en stimulerende omgeving interactie tussen collega's en zelfs tussen bedrijven, met name in coworking spaces. Deze troeven maken van flexibele kantoren de ideale oplossing voor snelgroeiende start-ups, KMO's die hun kosten willen rationaliseren of zelfs grote bedrijven die hun locaties willen diversifiëren.

3. De markt van flexibele kantoren verkennen

Terwijl de vraag naar flexibele werkruimten de afgelopen jaren explosief is gestegen, is het aanbod aanzienlijk gediversifieerd. En dat over het hele land! Deze ruimtes beslaan nu alle grote regionale metropolen, maar ook kleinere stedelijke agglomeraties en zelfs enkele landelijke gebieden. De markt is dus relatief dicht en het is niet eenvoudig om je weg te vinden of om aanbiedingen en ruimtes te vergelijken. Hier zijn een paar tips om de verschillende gebieden te verkennen:

• Gespecialiseerde platforms: Platforms zoals workin.space (what else?!) brengen alle coworking en flexibele kantoorruimtes in Frankrijk en internationaal samen. Je vindt er marktleiders zoals WeWork, Spaces, Wojo, maar ook meer thematische ruimtes.
• Virtuele en fysieke rondleidingen: Dit is de grote trend sinds Covid. De meeste aanbieders bieden nu zowel online als persoonlijke bezoeken aan om locaties te evalueren.
• Analyse van opties: Vergelijk aanbiedingen op prijs, inbegrepen diensten en annuleringsvoorwaarden.
• Tip van de ene professional aan de andere : ruimtes in stadscentra of strategische gebieden kunnen duurder zijn. Evalueer het belang van de locatie in relatie tot uw werkelijke behoeften.

4. Onderhandel over huurvoorwaarden

Flexibele ruimtes bieden weliswaar een verscheidenheid aan formules om te voldoen aan zakelijke behoeften, maar vereisen niettemin zorgvuldige aandacht voor de voorwaarden van het contract.
De duur van de verbintenis is een belangrijk punt: sommige contracten voorzien in opzegging op korte termijn, terwijl andere een minimale verbintenis van enkele maanden opleggen. Het is ook cruciaal om de bijkomende kosten te onderzoeken: nutsvoorzieningen, extra apparatuur of toegang tot vergaderzalen kunnen allemaal een aanzienlijke impact hebben op de totale kosten.
Controleer tot slot de opties voor toekomstige groei: biedt het contract de mogelijkheid om de gehuurde ruimte uit te breiden of in te krimpen afhankelijk van je toekomstige behoeften? Goed om te weten: onderhandelen is vaak mogelijk, vooral bij langetermijnverbintenissen of de huur van meerdere ruimtes, waardoor u uw contractvoorwaarden kunt optimaliseren.

Flexibele kantoorruimte huren is duidelijk een antwoord op de uitdagingen waarmee bedrijven vandaag de dag worden geconfronteerd. Of u nu een jonge, snelgroeiende start-up bent, een KMO die de kosten wil optimaliseren of een grote onderneming die op zoek is naar flexibiliteit, deze ruimtes bieden een ongeëvenaarde vrijheid. Door een methodische aanpak te volgen, van het bepalen van de behoeften tot het aanpassen van de ruimte, maximaliseert u de voordelen van deze oplossing. In de snel veranderende wereld van vandaag zijn flexibele kantoren meer dan alleen een ruimte: ze weerspiegelen de nieuwe manier van werken. Dus bent u klaar om de sprong naar flexibiliteit te wagen?