Quand l'IA s'infiltre dans les espaces de coworking

Nés de la révolution numérique et des mutations du monde du travail, les espaces de coworking ont d’abord répondu à un besoin d’autonomie et de flexibilité. Mais à l’ère de l’intelligence artificielle (IA), ces espaces de travail flexibles ne se contentent plus d’être des bureaux partagés. Ils deviennent des hubs technologiques où l’IA s’immisce dans tous les recoins : de la gestion des locaux à l’accompagnement des usagers, en passant par la mise en réseau. Une transformation discrète mais profonde, qui redéfinit l’expérience coworker. Focus sur quelques innovations clés.

 

Espaces de travail flexibles : des lieux qui apprennent de leurs utilisateurs

Dans les espaces de travail flexibles, dès l’entrée, l’IA est à l’œuvre. Grâce à des capteurs et des logiciels d’analyse, certains espaces apprennent à connaître les habitudes de leurs membres pour anticiper leurs besoins. On ne parle pas ici de science-fiction, mais bien d’une réalité qui tend à rendre les espaces de travail de plus en plus à la pointe de la technologie.

Ainsi, l'utilisation de l'IA et des capteurs IoT dans la gestion des espaces de coworking est une tendance émergente. Ces technologies permettent d'optimiser l'utilisation des espaces, d'améliorer l'expérience utilisateur et de réduire les coûts opérationnels. Par exemple, des capteurs intelligents peuvent collecter des données sur l'occupation des espaces, la température, la luminosité et la qualité de l'air, tandis que l'IA analyse ces données pour ajuster automatiquement les conditions environnementales. ​

Ø  Les espaces de coworking à l’ère de l’IA

 

Des assistants intelligents pour libérer du temps

Dans ces environnements ultra-connectés, l’IA joue aussi un rôle de concierge numérique. Tout l’enjeu est d’offrir une expérience collaborateur augmentée.

L’IA prend en charge les tâches répétitives, comme la réservation de salles, la gestion des badges d’accès ou l’envoi de rappels. L’assistant IA, intégré à l’application mobile des espaces, peut même proposer des recommandations personnalisées d’événements, en fonction du profil professionnel et des intérêts de l’utilisateur.

Grâce aux informations recueillies par les objets connectés, comme les capteurs de mouvement et les applications quand elles sont disponibles, il est ainsi possible de repérer les salles de réunion les plus fréquemment occupées par les utilisateurs. Ces données permettent alors de comprendre les raisons de leur popularité : un éclairage naturel plus agréable, un mobilier ergonomique ou un agencement plus fonctionnel, par exemple. Cela permet ensuite d’optimiser l’usage global des espaces de travail flexibles, en adaptant leur aménagement et leur répartition en fonction des préférences réelles des collaborateurs.

Ce type d’assistance est d’autant plus précieux que les équipes de gestion et les entreprises doivent jongler avec des besoins et des équipes très hétérogènes : freelances, salariés en télétravail, consultants, mais tous recherchent une expérience fluide mais différenciée.

 

IA + coworking = nouveau levier d'accompagnement pro

Loin de se limiter à la logistique, l’IA devient aussi un outil d’accompagnement professionnel, notamment dans les espaces orientés innovation. L’intelligence artificielle peut aider alors les collaborateurs à structurer leur business plan, à analyser leur marché ou à rédiger leurs premiers pitchs. Des algorithmes détectent même les points faibles dans une présentation ou un CV, et proposent des ajustements en langage clair.

À Lyon, le réseau H7 a mis en place des rendez-vous de l’intelligence artificielle. Ces rendez-vous sont autant des espaces d’acculturation et de connaissance, que de co-construction. L’objectif est clair : passer d’un lieu de passage à un espace de fertilisation croisée.

 

Des risques à surveiller : données, éthique et fracture numérique

Mais cette intelligence ambiante n’est pas sans poser question. Quels types de données sont collectées ? Comment sont-elles anonymisées, conservées, utilisées ? La confidentialité est un enjeu majeur, notamment dans les espaces partagés où plusieurs entreprises ou professions cohabitent. Si certaines structures garantissent une charte RGPD stricte, d’autres, plus petites ou internationales, offrent encore trop peu de transparence sur le traitement des données. Car une question reste clé : à qui appartiennent les données collectées ?

Par ailleurs, l’expérience utilisateur pilotée par IA peut aussi devenir intrusive, voire standardisée : faut-il que l’algorithme décide de la température idéale ou de la playlist du jour ? À qui appartiennent les décisions dans ces environnements "intelligents" ? Sans garde-fous, l’IA peut appauvrir l’autonomie ou générer une forme de dépendance technologique.

Enfin, le risque d’exclusion est bien réel. Tous les utilisateurs ne sont pas à l’aise avec les outils numériques complexes. L’enjeu pour les opérateurs d’espaces est donc de proposer une expérience inclusive, avec des interfaces simples, des supports humains disponibles et des parcours d’initiation pour les novices.

Malgré ces réserves, l’IA peut jouer un rôle positif si elle est mise au service du lien social, et non en remplacement. De nombreux gestionnaires d’espaces affirment que l’IA libère du temps pour ce qui compte vraiment : l’écoute, l’accueil, l’animation de la communauté.