Coworking: hoe bereid je werknemers voor op flexibel werken?

Telewerken, flexwerken, coworking: werkpatronen zijn de afgelopen jaren snel geëvolueerd. En terwijl ze bedrijven dwingen om hun bedrijfsmodellen te heroverwegen, dwingen ze ook tot een heroverweging van de regels en kaders voor werknemers. Nu coworking spaces steeds meer werknemers voor zich winnen, hoe kunnen bedrijven deze verschuiving naar meer flexibiliteit ondersteunen zonder aan cohesie of prestaties in te boeten? Hier zijn een paar tips!

Flexibele kantoorruimte: een model dat nog steeds sterk in opkomst is

Al in 2020, volgens een studie van Coworking Resources en Coworker, zou het aantal coworkingruimtes wereldwijd tegen 2024 meer dan 40.000 bedragen, met een marktgroei van meer dan 15% per jaar tot 2030. Het fenomeen coworking was goed ingeburgerd.

Deze cijfers zijn in de loop der jaren bevestigd en onderstrepen de groeiende acceptatie van hybride ruimtes, met name in de markt voor flexibele werkplekken in Frankrijk. Het model is onderdeel geworden van het dagelijks leven van zowel Franse werknemers als bedrijven en vertoont geen tekenen van verzwakking. Integendeel zelfs!

In Parijs bijvoorbeeld is de gemiddelde penetratiegraad van het flexibele kantoor 5,4%, volgens een recente analyse van Wojo. De penetratiegraad varieert van 8,6% tot 14% in het 2e, 3e, 9e, 10e en 18e arrondissement, waaruit blijkt dat de markt stevig gevestigd is in het hart van de hoofdstad. Flexibele kantoorruimte in Parijs vertegenwoordigt het equivalent van 23% van de vraag naar traditionele kantoorruimte, en tegen 2025 zal er ongeveer 350.000 m² operationele kantoorruimte beschikbaar zijn in Parijs, wat neerkomt op bijna 70% van het nationale aanbod.

Het fenomeen betreft ook grote bedrijven. Veel van hen, zoals Orange, L'Oréal, BNP Paribas en Accor, zijn samenwerkingsverbanden aangegaan met netwerken zoals Wojo en Spaces, en bieden hun werknemers de mogelijkheid om op een derde plek te werken, zo dicht mogelijk bij huis.

De uitdagingen van de overstap naar coworking

Hoewel gedeelde werkplekken het welzijn, de concentratie en de autonomie van werknemers kunnen verbeteren, roepen ze ook een aantal vragen op: Hoe kan de teamgeest behouden blijven als iedereen op zijn eigen manier en in zijn eigen tempo werkt? Welke regels moeten worden opgesteld om de vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen? Welke instrumenten en managementattitudes moeten worden aangenomen om werk op afstand te beheren?
De overstap naar coworking is veel meer dan een simpele verandering van omgeving: het verandert de werkmethoden grondig en roept vragen op over teamcohesie, management, veiligheid en eerlijkheid.
Collectieve rituelen moeten worden heroverwogen en het management moet evolueren in de richting van meer vertrouwen en autonomie, terwijl er tegelijkertijd een duidelijk kader moet worden vastgesteld, in het bijzonder op het gebied van cyberveiligheid en vertrouwelijkheid en om gelijke toegang tot middelen voor alle werknemers te garanderen.
Indien goed begeleid, kan coworking of werken vanuit een flexibele ruimte een hefboom worden voor aantrekkelijkheid en welzijn. Het moet deel uitmaken van een inclusieve, veilige en duurzame managementcultuur.

Werknemers voorbereiden: 4 belangrijke hefbomen

1. Een cultuur van vertrouwen creëren

In een flexibele omgeving is vertrouwen essentieel. Dit vereist duidelijke doelstellingen, empowerment van werknemers en geleidelijke autonomie. De Axa Groep, die hybride werken heeft ingevoerd voor 100% van zijn werknemers, vertrouwt op de opleiding van managers in leiderschap op afstand. Het aantal en de dagen van de " teamdagen" worden overgelaten aan de vrije keuze van de werknemers. "Het is duidelijk dat deze dag van delen sterk bijdraagt aan de teamcohesie. De rest van de week kan het werk flexibel worden verdeeld en gepland op basis van individuele voorkeuren. " zegt een van de werknemers.

2. Opleiding voor werken in een coworking space

Werken in een coworking space kan niet geïmproviseerd worden. Je moet je leren aanpassen aan nieuwe ritmes, omgaan met afleidingen en digitale tools effectief gebruiken. Sommige bedrijven bieden e-learning modules of best practice kits aan voor zowel werknemers als managers. De VYV Group heeft bijvoorbeeld in verschillende regio's geëxperimenteerd met ondersteuningsprogramma's voor flexibel werken.

3. Hybride teamrituelen

Sociale banden blijven een hoeksteen. Het is essentieel om regelmatige synchronisatiemomenten te creëren (videovergaderingen, teamvergaderingen, virtuele cafés), naast face-to-face tijd.

4. Zorg voor een flexibel maar veilig kader

Het bedrijf moet zorgen voor gegevensbeveiliging (VPN, beveiligde toegang), het welzijn van de werknemers (ergonomisch meubilair, balans werk/privé) en een deel van de kosten dekken (coworkingabonnementen, vervoer). Voor sommige bedrijven kan de keuze van de ruimte aan de werknemers worden overgelaten, maar de trend gaat meer in de richting van partnerschappen tussen coworkingmerken en bedrijven om een gelijkaardig kwaliteitsmodel voor alle werknemers te garanderen.

Flexibel werken is een fundamentele transformatie. Het herdefinieert de ruimtes, verbindingen en tijdstippen van werk. En hoewel het op een beredeneerde manier evolueert, is het vandaag niettemin een "must have"! Met de juiste ondersteuning - bijvoorbeeld van een expert op het gebied van flexibele werkplekken zoals workin.space - kan coworking een krachtige hefboom worden voor betrokkenheid, efficiëntie en aantrekkelijkheid. Maar zonder een kader of ondersteuning dreigt het ook kloven te vergroten en groepen te versnipperen. Laat je horen!