Coworking: como preparar os trabalhadores para o trabalho flexível?

Teletrabalho, escritório flexível, coworking: os padrões de trabalho evoluíram rapidamente nos últimos anos. E, ao mesmo tempo que estão a obrigar as empresas a repensar os seus modelos de negócio, estão também a obrigar a repensar as regras e os enquadramentos a estabelecer para os trabalhadores. À medida que os espaços de coworking conquistam cada vez mais empregados, como podem as empresas apoiar esta mudança para uma maior flexibilidade, sem perder coesão ou desempenho? Aqui ficam algumas dicas!

Espaços de escritório flexíveis: um modelo que continua a crescer

Já em 2020, de acordo com um estudo da Coworking Resources e da Coworker, previa-se que o número de espaços de coworking em todo o mundo ultrapassasse os 40 000 até 2024, com um crescimento do mercado superior a 15% por ano até 2030. O fenómeno do coworking estava bem estabelecido.

Estes números foram confirmados ao longo dos anos, sublinhando a adoção crescente de espaços híbridos, em particular no mercado de espaços de trabalho flexíveis em França. O modelo passou a fazer parte do quotidiano dos trabalhadores e das empresas francesas e não dá sinais de enfraquecimento. Muito pelo contrário!

Em Paris, por exemplo, a taxa média de penetração do escritório flexível é de 5,4%, de acordo com uma análise recente da Wojo. Esta varia entre 8,6% e 14% nos 2º, 3º, 9º, 10º e 18º arrondissements, o que demonstra um mercado firmemente implantado no coração da capital. Os espaços de escritórios flexíveis em Paris representam o equivalente a 23% da procura de espaços de escritórios tradicionais, e cerca de 350.000 m² de espaços de escritórios explorados estarão disponíveis em Paris até 2025, representando quase 70% da oferta nacional.

Este fenómeno diz igualmente respeito às grandes empresas. Muitas delas, como a Orange, a L'Oréal, o BNP Paribas e a Accor, estabeleceram parcerias com redes como a Wojo e a Spaces, oferecendo aos seus empregados a possibilidade de trabalhar a partir de terceiros locais, o mais perto possível de casa.

Os desafios da mudança para o coworking

Embora os espaços de trabalho partilhados possam melhorar o bem-estar, a concentração e a autonomia dos empregados, também levantam uma série de questões: Como manter o espírito de equipa quando cada um trabalha à sua maneira e ao seu ritmo? Que regras devem ser estabelecidas para preservar a confidencialidade das informações? Que ferramentas e atitudes de gestão devem ser adoptadas para gerir o trabalho à distância?
A passagem para o coworking representa muito mais do que uma simples mudança de cenário: transforma profundamente os métodos de trabalho, levantando questões sobre a coesão das equipas, a gestão, a segurança e a equidade.
Os rituais colectivos devem ser repensados e a gestão deve evoluir no sentido de uma maior confiança e autonomia, assegurando simultaneamente o estabelecimento de um quadro claro, nomeadamente em termos de cibersegurança e confidencialidade.e confidencialidade, e garantir a igualdade de acesso aos recursos para todos os trabalhadores.
Quando bem controlado, o coworking ou o trabalho num espaço flexível pode tornar-se uma alavanca de atratividade e de bem-estar. Deve fazer parte de uma cultura de gestão inclusiva, segura e sustentável.

Preparar os trabalhadores: 4 alavancas fundamentais

1. Estabelecer uma cultura de confiança

Num ambiente flexível, a confiança é essencial. Para isso, é necessário ter objectivos claros, dar poder aos empregados e autonomia progressiva. O Grupo Axa, que adoptou o trabalho híbrido para 100% dos seus empregados, baseia-se na formação dos gestores em liderança à distância. O número e os dias dos " team days" são deixados à livre escolha dos colaboradores. "É evidente que este dia de partilha contribui muito para a coesão da equipa. Durante o resto da semana, o trabalho pode ser distribuído de forma flexível e planeado de acordo com as preferências individuais. " , afirma um dos colaboradores.

2. Formação para trabalhar num espaço de coworking

Trabalhar num espaço de coworking não pode ser improvisado. É preciso aprender a adaptar-se a novos ritmos, a gerir as distracções e a utilizar eficazmente as ferramentas digitais. Algumas empresas oferecem módulos de e-learning ou kits de boas práticas para funcionários e gestores. O Grupo VYV, por exemplo, experimentou programas de apoio ao trabalho flexível em várias regiões.

3. Hibridizar os rituais de equipa

Os laços sociais continuam a ser uma pedra angular. É essencial criar momentos regulares de sincronização (videoconferências, reuniões de equipa, cafés virtuais), bem como momentos presenciais.

4. Proporcionar um quadro flexível mas seguro

A empresa deve garantir a segurança dos dados (VPN, acesso seguro), o bem-estar dos empregados (mobiliário ergonómico, equilíbrio trabalho/vida pessoal) e cobrir parte dos custos (assinaturas de coworking, transporte). Se, para algumas empresas, a escolha dos espaços pode ser deixada ao critério dos trabalhadores, a tendência é mais no sentido da implementação de parcerias entre marcas de coworking e empresas para garantir um modelo de qualidade semelhante para todos os trabalhadores.

O trabalho flexível é uma transformação fundamental. Redefine os espaços, as ligações e as temporalidades do trabalho. E, embora esteja a progredir de forma racional, não deixa de ser um "must have" atual! Com o apoio certo - de um especialista em espaços de trabalho flexíveis como o workin.space, por exemplo - o coworking pode tornar-se uma poderosa alavanca de empenho, eficiência e atratividade. Mas sem um enquadramento ou apoio, corre o risco de alargar as lacunas e fragmentar os grupos. Vamos a isso!