Coworking: Wie bereitet man Mitarbeiter auf flexibles Arbeiten vor?

Telearbeit, flexibles Büro, Coworking: Die Arbeitsformen haben sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. Sie zwingen nicht nur die Unternehmen, ihre Geschäftsmodelle zu überdenken, sondern auch die Regeln und Rahmenbedingungen, die für die Mitarbeiter gelten sollen. Wie können Unternehmen diesen Wandel hin zu mehr Flexibilität unterstützen , ohne dass der Zusammenhalt und die Leistung darunter leiden? Hier sind ein paar Tipps!

Flexible Büroräume: ein Modell, das immer noch boomt

Bereits im Jahr 2020 wurde in einer Studie von Coworking Resources und Coworker prognostiziert, dass die Zahl der Coworking Spaces weltweit bis 2024 auf über 40.000 ansteigen wird, mit einem Marktwachstum von über 15 % pro Jahr bis 2030. Das Phänomen Coworking hat sich also etabliert.

Diese Zahlen haben sich im Laufe der Jahre bestätigt und unterstreichen die zunehmende Akzeptanz von Hybridräumen, insbesondere auf dem Markt für flexible Arbeitsräume in Frankreich. Das Modell hat sich im Alltag der französischen Arbeitnehmer und Unternehmen etabliert, und es gibt keine Anzeichen für eine Abschwächung. Das Gegenteil ist der Fall!

In Paris zum Beispiel liegt der durchschnittliche Verbreitungsgrad des flexiblen Büros bei 5,4 %, wie eine aktuelle Analyse von Wojo zeigt. Die Spanne reicht von 8,6 % bis 14 % im 2., 3., 9., 10. und 18. Arrondissement und zeigt, dass der Markt im Herzen der Hauptstadt fest etabliert ist. Flexible Büroflächen in Paris entsprechen 23 % der Nachfrage nach traditionellen Büroflächen, und bis 2025 werden in Paris rund 350.000 m² betriebene Büroflächen verfügbar sein, was fast 70 % des nationalen Angebots entspricht.

Dieses Phänomen betrifft auch große Unternehmen. Viele von ihnen, wie Orange, L'Oréal, BNP Paribas und Accor, sind Partnerschaften mit Netzwerken wie Wojo und Spaces eingegangen, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, von einem dritten Ort aus zu arbeiten, der so nah wie möglich am Wohnort liegt.

Die Herausforderungen beim Umstieg auf Coworking

Gemeinsame Arbeitsräume können zwar das Wohlbefinden, die Konzentration und die Autonomie der Mitarbeiter verbessern, werfen aber auch eine Reihe von Fragen auf: Wie kann der Teamgeist aufrechterhalten werden, wenn jeder auf seine eigene Weise und in seinem eigenen Tempo arbeitet? Welche Regeln müssen aufgestellt werden, um die Vertraulichkeit von Informationen zu wahren? Welche Instrumente und Verhaltensweisen sollten für die Verwaltung der Fernarbeit eingesetzt werden?
Die Umstellung auf Coworking ist weit mehr als ein einfacher Tapetenwechsel: Sie verändert die Arbeitsmethoden grundlegend und wirft Fragen zu Teamzusammenhalt, Management, Sicherheit und Fairness auf.
Die kollektiven Rituale müssen überdacht werden, und das Management muss sich in Richtung eines größeren Vertrauens und einer größeren Autonomie entwickeln, wobei gleichzeitig ein klarer Rahmen geschaffen werden muss, insbesondere in Bezug auf die Cybersicherheit und die Vertraulichkeit, und allen Mitarbeitern der gleiche Zugang zu den Ressourcen garantiert werden muss.
Bei richtiger Betreuung kann Coworking oder das Arbeiten in einem flexiblen Raum zu einem Hebel für Attraktivität und Wohlbefinden werden. Es muss Teil einer integrativen, sicheren und nachhaltigen Managementkultur sein .

Vorbereitung der Mitarbeiter: 4 wichtige Hebel

1. Eine Kultur des Vertrauens etablieren

In einem flexiblen Umfeld ist Vertrauen unerlässlich. Dies erfordert klare Ziele, die Befähigung der Mitarbeiter und eine zunehmende Autonomie. Die Axa-Gruppe, die für 100 % ihrer Mitarbeiter hybride Arbeitsformen eingeführt hat, setzt auf die Ausbildung von Führungskräften im Bereich der Fernsteuerung. Die Anzahl und die Tage der " Teamtage" werden den Mitarbeitern zur freien Wahl überlassen. "Es ist klar, dass dieser Tag des Teilens sehr zum Zusammenhalt des Teams beiträgt. Für den Rest der Woche kann die Arbeit flexibel verteilt und nach den individuellen Vorlieben geplant werden. ", sagt einer der Mitarbeiter.

2. Einarbeitung in die Arbeit in einem Coworking Space

Die Arbeit in einem Coworking Space kann nicht improvisiert werden. Man muss lernen, sich an neue Arbeitsrhythmen anzupassen, mit Ablenkungen umzugehen und digitale Werkzeuge effektiv zu nutzen. Einige Unternehmen bieten E-Learning-Module oder Best-Practice-Kits für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen an. Die VYV-Gruppe beispielsweise hat in mehreren Regionen mit Programmen zur Unterstützung der flexiblen Arbeit experimentiert.

3. Hybridisierung von Teamritualen

Soziale Bindungen bleiben ein Eckpfeiler. Es ist wichtig, regelmäßige Momente der Synchronisierung (Videokonferenzen, Teambesprechungen, virtuelle Cafés) sowie Zeit für persönliche Gespräche zu schaffen.

4. Bereitstellung eines flexiblen, aber sicheren Rahmens

Das Unternehmen muss für die Datensicherheit (VPN, sicherer Zugang), das Wohlbefinden der Mitarbeiter (ergonomische Möbel, Work-Life-Balance) und die Übernahme eines Teils der Kosten (Coworking-Abonnements, Transport) sorgen. Während in einigen Unternehmen die Wahl der Räumlichkeiten den Mitarbeitern überlassen werden kann, geht der Trend eher zu Partnerschaften zwischen Coworking-Marken und Unternehmen , um eine ähnliche Modellqualität für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.

Flexibles Arbeiten ist ein grundlegender Wandel. Sie definiert die Räume, die Verbindungen und die zeitlichen Abläufe der Arbeit neu. Sie schreitet zwar auf vernünftige Art und Weise voran, ist aber dennoch heute ein "Muss"! Mit der richtigen Unterstützung - zum Beispiel durch einen Experten für flexible Arbeitsräume wie workin.space - kann Coworking ein starker Hebel für Engagement, Effizienz und Attraktivität werden. Ohne Rahmen und Unterstützung besteht jedoch auch die Gefahr, dass sich die Kluft zwischen den Unternehmen vergrößert und die Gruppen fragmentiert werden. Applaus, bitte!