Inzicht in uw vastgoedbehoeften: aantal werkplekken of aantal m²?

Daarom gaan we nu met beide benen op de grond staan en proberen we uit te leggen waarom het gebruik altijd op de eerste plaats moet komen bij het kiezen van flexibele werkplekken en waarom het absoluut noodzakelijk is om te denken in termen van het aantal werkplekken in plaats van het aantal m² (That's So pre-covid!). In de snel veranderende professionele wereld van vandaag wordt de vraag naar werkruimte op een heel andere manier gesteld.

Traditioneel spraken we in termen van vierkante meters, maar deze op oppervlakte gebaseerde aanpak toont nu zijn beperkingen in het licht van nieuwe praktijken en verwachtingen op het gebied van flexibiliteit. Het beoordelen van behoeften in termen van werkplekken en gebruik, in plaats van vierkante meters, helpt kosten te optimaliseren, het welzijn van werknemers te bevorderen en de ruimte aan te passen aan de specifieke behoeften van het bedrijf. We leggen het allemaal uit!

Waarom niet praten in m²? Gebruik staat voorop

Een flexibel kantoor vereist een denkwijze die veel verder gaat dan het eenvoudig meten van oppervlakten. Als we denken in termen van werkplekken, zijn we geïnteresseerd in de activiteiten en bewegingen van werknemers, niet in de afmetingen van muren. Deze benadering is gebaseerd op het principe dat elke werkplek moet worden ontworpen om een specifieke activiteit te kunnen uitvoeren en om optimale werkomstandigheden te bieden, in plaats van te voldoen aan een minimum aantal vierkante meters per persoon. Bovendien wordt, zoals we weten, met de opkomst van telewerken de kantoorruimte kleiner en worden werkplekken nu gedeeld door verschillende werknemers op basis van het aantal dagen dat ze aanwezig zijn op het bedrijfsterrein of in de flexibele ruimtes die ze innemen.

Het is ook de moeite waard om op te merken dat de wet het aantal vierkante meters per werknemer niet voorschrijft. Om precies te zijn, de Franse arbeidswet stelt geen minimum oppervlakte in m² vast voor elke werknemer, maar legt wel criteria op met betrekking tot de veiligheid en het welzijn van werknemers. Artikel R 4214-22 van de Franse arbeidswet bepaalt dat de werkruimte zodanig moet worden aangepast dat iedereen voldoende bewegingsvrijheid heeft, zowel wat hoogte als oppervlakte betreft, en dat de werkomstandigheden vrij moeten zijn van gezondheids- en veiligheidsrisico's. Hoewel er geen strikte regels zijn vastgelegd, bestaan er normen als aanbevelingen.

AFNOR-norm NF X 35-102 (vrijwillig) beveelt bijvoorbeeld 10 m² aan voor een individueel kantoor, 11 m² voor een gedeelde ruimte en 15 m² voor lawaaierige zones. Hoewel deze normen optioneel zijn, kunnen ze bedrijven helpen om comfortabele werkruimtes te creëren. De COVID-19 crisis heeft ook gediend als een herinnering aan het belang van voldoende ruimte om de verspreiding van ziekten te beperken en een gezonde werkomgeving te garanderen.

6 essentiële criteria voor het bepalen van de werkelijke m²-behoeften

Dus hoe bepaal je de oppervlakte die je bedrijf echt nodig heeft, en meer specifiek als je flexibele werkruimten wilt huren? Hier zijn zes criteria waarmee je rekening moet houden bij het bepalen van je specifieke behoeften:

1. Organisatie van het werk: telewerken of face-to-face

Telewerken vermindert de behoefte aan vaste kantoren voor elke werknemer. Een bedrijf dat 100% op afstand werkt, kan kiezen voor flexibele oplossingen zoals coworking of eenmalige kantoorhuur, waardoor de kosten van een langlopend huurcontract vermeden worden. Omgekeerd, als het bedrijf een dagelijkse aanwezigheid vereist, zal dit de keuze van de oppervlakte beïnvloeden om alle werknemers te huisvesten.

2. Type bedrijf en vereisten voor apparatuur

De ruimtevereisten variëren ook naargelang de activiteiten van het bedrijf. Zo zullen teams met opslagbehoeften (IT, specifieke apparatuur) of activiteiten die rustige concentratieruimten vereisen (ontwikkelaars, grafisch ontwerpers) andere behoeften hebben dan teams die regelmatig vergaderen of klanten ontvangen.

3. Locatie en budgettaire gevolgen

De locatie van je kantoren heeft een directe impact op je budget. In grote steden, waar de vastgoedprijzen hoog zijn, is het essentieel om elke vierkante meter te optimaliseren. In Parijs bijvoorbeeld dwingen hoge huurprijzen bedrijven om hun oppervlakte aan te passen en elke werkplek te optimaliseren om onnodige uitgaven te vermijden.

4. De keuze van werkruimte: open ruimte of gesloten kantoren

De keuze tussen open ruimtes en gesloten kantoren hangt af van de bedrijfscultuur en de manier van werken. Een open ruimte, favoriet bij starters vanwege de lagere kosten, wordt aan de andere kant bekritiseerd vanwege het lawaai dat het kan veroorzaken. Een gedeelde ruimte vereist vaak meer m² per persoon, maar verbetert de vertrouwelijkheid en het comfort, vooral voor activiteiten die meer concentratie vereisen.

5. 5. Gemeenschappelijke ruimtes: vergaderzalen, keuken, ontspanningsruimtes

Met deze ruimtes moet rekening worden gehouden bij het beoordelen van de totale oppervlakte. Over het algemeen schatten we tussen 3 en 4 m² per persoon voor collectieve ruimtes. Een vergaderruimte voor 4 personen heeft gemiddeld 12 tot 16 m² nodig, terwijl een ontspanningsruimte of keuken ongeveer 10 m² kan beslaan. Deze ruimtes zijn essentieel voor het welzijn op het werk, maar moeten worden aangepast aan het werkelijke gebruik.

6. Grijze" ruimtes: gangen, technische ruimtes, sanitaire ruimtes

Hoewel deze ruimtes niet direct bestemd zijn voor het werk, zijn ze essentieel voor de toegankelijkheid en het comfort. Om onnodige overbelasting van m² te voorkomen, raden we moderne gebouwen aan die deze ruimtes beter optimaliseren.

Een goed ontworpen werkruimte, een sleutelfactor voor welzijn

Tot slot heeft het denken over kantoren in termen van werkplekken in plaats van m² een directe invloed op het welzijn van werknemers. Een comfortabele ruimte die is aangepast aan hun activiteiten verbetert de productiviteit en tevredenheid. Het is ook cruciaal om aandacht te besteden aan elementen zoals temperatuur, luchtkwaliteit en ergonomie van de werkplek, die allemaal een rol spelen bij het welzijn op het werk.

Het bepalen van de ideale oppervlakte voor uw kantoren vereist een complexe beoordeling die rekening houdt met veel factoren. In plaats van een vast aantal m² per werknemer te berekenen, is het zinvol om te focussen op werkplekken en feitelijk gebruik. Met deze aanpak optimaliseert u uw kosten, past u uw ruimtes aan nieuwe manieren van werken aan en biedt u uw teams een flexibelere en prettigere werkomgeving.