Comprender sus necesidades inmobiliarias: ¿número de puestos de trabajo o número de m²?

Así que vamos a ponernos manos a la obra e intentar explicar por qué el uso siempre debe ser lo primero a la hora de elegir los espacios de trabajo flexibles, y por qué es imperativo pensar en términos de número de puestos de trabajo en lugar de número de m² (¡Eso es tan pre-covid!). En el cambiante mundo profesional actual, la cuestión del espacio de trabajo se plantea de forma muy diferente.

Tradicionalmente, solíamos hablar en términos de metros cuadrados, pero este enfoque basado en la superficie está mostrando ahora sus limitaciones frente a las nuevas prácticas y expectativas en términos de flexibilidad. Evaluar las necesidades en términos de puestos de trabajo y uso, en lugar de metros cuadrados, ayuda a optimizar costes, promover el bienestar de los empleados y adaptar el espacio a las necesidades específicas de la empresa. Se lo explicamos todo

¿Por qué no hablar en m²? El uso es lo primero

Una oficina flexible requiere un pensamiento que va mucho más allá de la simple medición de superficies. Cuando pensamos en términos de puestos de trabajo, nos interesan las actividades y los movimientos de los empleados, no las dimensiones de las paredes. Este planteamiento se basa en el principio de que cada puesto de trabajo debe diseñarse para permitir el desarrollo de una actividad concreta y ofrecer unas condiciones de trabajo óptimas, y no para cumplir un número mínimo de metros cuadrados por persona. Además, como sabemos, con el auge del teletrabajo, el espacio de oficinas se está reduciendo, y los puestos de trabajo se reparten ahora entre varios empleados en función del número de días que están presentes en los locales de la empresa o en los espacios flexibles que ocupan.

También hay que señalar que la ley no estipula el número de metros cuadrados por empleado. Más concretamente, el Código Laboral francés no fija una superficie mínima en m² para cada empleado, pero sí impone criterios relativos a la seguridad y el bienestar de los trabajadores. El artículo R 4214-22 del Código Laboral francés especifica que el espacio de trabajo debe estar adaptado para garantizar a todos una libertad de movimientos suficiente, tanto en altura como en superficie, y unas condiciones de trabajo exentas de riesgos para la salud y la seguridad. Aunque no se establecen reglas estrictas, existen normas a modo de recomendaciones.

Por ejemplo, la norma AFNOR NF X 35-102 (voluntaria) recomienda 10 m² para una oficina individual, 11 m² para un espacio compartido y 15 m² para zonas ruidosas. Estas normas, aunque opcionales, pueden orientar a las empresas a la hora de proporcionar espacios de trabajo confortables. La crisis COVID-19 también ha servido para recordar la importancia de disponer de espacio suficiente para limitar la propagación de enfermedades y garantizar un entorno de trabajo saludable.

6 criterios esenciales para determinar las necesidades reales de m²

Entonces, ¿cómo determinar la superficie que realmente necesita su empresa y, más concretamente, si desea alquilar espacios de trabajo flexibles? He aquí seis criterios que debe tener en cuenta a la hora de evaluar sus necesidades específicas:

1. Organización del trabajo: teletrabajo o presencial

El teletrabajo reduce la necesidad de oficinas fijas para cada empleado. Una empresa 100% remota podría optar por soluciones flexibles como el coworking o el alquiler puntual de oficinas, evitando así los costes de un alquiler a largo plazo. Por el contrario, si la empresa requiere una presencia diaria, esto influirá en la elección de la superficie para acoger a todos los empleados.

2. Tipo de empresa y necesidades de equipamiento

Las necesidades de espacio también varían en función de las actividades de la empresa. Por ejemplo, los equipos con necesidades de almacenamiento (informática, equipos específicos) o las actividades que requieren espacios tranquilos para la concentración (desarrolladores, diseñadores gráficos) tendrán necesidades diferentes a las de los equipos que celebran reuniones periódicas o reciben clientes.

3. La ubicación y sus implicaciones presupuestarias

La ubicación de sus oficinas tiene un impacto directo en su presupuesto. En las grandes ciudades, donde los precios inmobiliarios son elevados, es esencial optimizar cada metro cuadrado. En París, por ejemplo, los elevados alquileres obligan a las empresas a ajustar su superficie y optimizar cada puesto de trabajo para evitar gastos innecesarios.

4. La elección del espacio de trabajo: espacio abierto u oficinas cerradas

La elección entre espacio abierto y oficinas cerradas depende de la cultura corporativa y el estilo de trabajo. El espacio abierto, favorecido por las start-ups por sus menores costes, es por otro lado criticado por el ruido que puede provocar. Un espacio compartimentado suele requerir más m² por persona, pero mejora la confidencialidad y el confort, sobre todo para las actividades que requieren mayor concentración.

5. Espacios comunes: salas de reunión, cocina, zonas de descanso

Estos espacios deben tenerse en cuenta a la hora de evaluar la superficie total. En general, estimamos entre 3 y 4 m² por persona para los espacios colectivos. Una sala de reuniones para 4 personas requiere una media de 12 a 16 m², mientras que una zona de descanso o una cocina pueden ocupar unos 10 m². Estos espacios son esenciales para el bienestar en el trabajo, pero deben dimensionarse en función del uso real.

6. Espacios "grises": pasillos, salas técnicas, aseos

Aunque estos espacios no están directamente dedicados al trabajo, son esenciales para la accesibilidad y el confort. Para evitar una sobrecarga innecesaria de m², se recomiendan edificios modernos que ofrezcan una mejor optimización de estos espacios.

Un espacio de trabajo bien diseñado, factor clave de bienestar

Por último, pensar en las oficinas en términos de puestos de trabajo y no de m² tiene un impacto directo en el bienestar de los empleados. Un espacio cómodo y adaptado a sus actividades mejora la productividad y la satisfacción. También es crucial prestar atención a elementos como la temperatura, la calidad del aire y la ergonomía de los puestos de trabajo, que influyen en el bienestar laboral.

Determinar la superficie ideal para sus oficinas requiere una evaluación compleja que tiene en cuenta muchos factores. En lugar de calcular un número fijo de m² por empleado, tiene sentido centrarse en los puestos de trabajo y el uso real. Este enfoque optimizará sus costes, adaptará sus espacios a las nuevas formas de trabajo y ofrecerá a sus equipos un entorno laboral más flexible y agradable.