Compreender as suas necessidades imobiliárias: número de postos de trabalho ou número de m²?

Por isso, vamos agora tentar explicar por que razão a utilização deve estar sempre em primeiro lugar na escolha dos seus espaços de trabalho flexíveis e por que razão é imperativo pensar em termos de número de postos de trabalho e não em termos de número de m² (Isso é tão pré-covarde!). No mundo profissional atual, em rápida mutação, a questão do espaço de trabalho é colocada de uma forma muito diferente.

Tradicionalmente, falávamos em termos de metros quadrados, mas esta abordagem baseada na área está agora a mostrar as suas limitações face às novas práticas e expectativas em termos de flexibilidade. Avaliar as necessidades em termos de postos de trabalho e de utilização, em vez de metros quadrados, permite otimizar os custos, promover o bem-estar dos empregados e adaptar o espaço às necessidades específicas da empresa. Nós explicamos tudo!

Porquê não falar em m²? A utilização está em primeiro lugar

Um escritório flexível requer uma reflexão que vai muito para além da simples medição da superfície. Quando pensamos em termos de postos de trabalho, estamos interessados nas actividades e movimentos dos empregados e não nas dimensões das paredes. Esta abordagem baseia-se no princípio de que cada posto de trabalho deve ser concebido para permitir a realização de uma atividade específica e para proporcionar as melhores condições de trabalho, e não para cumprir um número mínimo de metros quadrados por pessoa. Além disso, como sabemos, com o aumento do teletrabalho, o espaço dos escritórios está a diminuir, e os postos de trabalho são agora partilhados entre vários empregados, de acordo com o número de dias em que estão presentes nas instalações da empresa ou nos espaços flexíveis que ocupam.

É também de salientar que a lei não estipula o número de metros quadrados por empregado. Mais precisamente, o Código do Trabalho francês não fixa uma superfície mínima em m² para cada trabalhador, mas impõe critérios relativos à segurança e ao bem-estar dos trabalhadores. O artigo R 4214-22 do Código do Trabalho especifica que o espaço de trabalho deve ser adaptado de modo a garantir a todos uma liberdade de movimentos suficiente, tanto em termos de altura como de superfície, e condições de trabalho isentas de riscos para a saúde e a segurança. Embora não existam regras estritas, existem normas que constituem recomendações.

Por exemplo, a norma AFNOR NF X 35-102 (facultativa) recomenda 10 m² para um escritório individual, 11 m² para um espaço partilhado e 15 m² para zonas ruidosas. Estas normas, embora facultativas, podem orientar as empresas na criação de espaços de trabalho confortáveis. A crise da COVID-19 também serviu para recordar a importância de um espaço suficiente para limitar a propagação de doenças e garantir um ambiente de trabalho saudável.

6 critérios essenciais para determinar as necessidades reais de m²

Então, como determinar a superfície de que a sua empresa realmente necessita e, mais especificamente, se pretende alugar espaços de trabalho flexíveis? Eis seis critérios a ter em conta na avaliação das suas necessidades específicas:

1. Organização do trabalho: teletrabalho ou presencial

O teletrabalho reduz a necessidade de escritórios fixos para cada empregado. Uma empresa 100% remota pode optar por soluções flexíveis como o coworking ou o aluguer pontual de escritórios, evitando assim os custos de um arrendamento a longo prazo. Por outro lado, se a empresa necessitar de uma presença quotidiana, este facto influenciará a escolha da área de superfície para acomodar todos os empregados.

2. Tipo de empresa e necessidades de equipamento

As necessidades de espaço variam também em função das actividades da empresa. Por exemplo, as equipas com necessidades de armazenamento (informática, equipamentos específicos) ou as actividades que exigem espaços tranquilos para a concentração (programadores, designers gráficos) terão necessidades diferentes das equipas que realizam reuniões regulares ou recebem clientes.

3. A localização e as suas implicações orçamentais

A localização dos seus escritórios tem um impacto direto no seu orçamento. Nas grandes cidades, onde os preços dos imóveis são elevados, é essencial otimizar cada metro quadrado. Em Paris, por exemplo, as rendas elevadas obrigam as empresas a adaptar a sua superfície e a otimizar cada posto de trabalho para evitar despesas inúteis.

4. A escolha do espaço de trabalho: open space ou escritórios fechados

A escolha entre open space e escritórios fechados depende da cultura da empresa e do seu estilo de trabalho. O espaço aberto, preferido pelas empresas em fase de arranque devido aos seus custos mais baixos, é, por outro lado, criticado pelo ruído que pode causar. Um espaço dividido requer frequentemente mais m² por pessoa, mas melhora a confidencialidade e o conforto, especialmente para actividades que exigem maior concentração.

5. Áreas comuns: salas de reunião, cozinha, áreas de relaxamento

Estes espaços devem ser tidos em conta na avaliação da superfície total. Geralmente, estimamos entre 3 e 4 m² por pessoa para os espaços colectivos. Uma sala de reuniões para 4 pessoas necessita, em média, de 12 a 16 m², enquanto uma zona de relaxamento ou uma cozinha podem ocupar cerca de 10 m². Estes espaços são essenciais para o bem-estar no trabalho, mas devem ser dimensionados em função da sua utilização efectiva.

6. Espaços "cinzentos": corredores, salas técnicas, casas de banho

Embora estes espaços não sejam diretamente dedicados ao trabalho, são essenciais para a acessibilidade e o conforto. Para evitar uma sobrecarga desnecessária de m², recomendamos edifícios modernos que ofereçam uma melhor otimização destes espaços.

Um espaço de trabalho bem concebido, um fator-chave para o bem-estar

Por fim, pensar nos escritórios em termos de postos de trabalho e não de m² tem um impacto direto no bem-estar dos trabalhadores. Um espaço confortável e adaptado às suas actividades melhora a produtividade e a satisfação. É também crucial prestar atenção a elementos como a temperatura, a qualidade do ar e a ergonomia do posto de trabalho, que desempenham um papel importante no bem-estar no trabalho.

Determinar a superfície ideal para os seus escritórios requer uma avaliação complexa que tem em conta muitos factores. Em vez de calcular um número fixo de m² por empregado, faz sentido concentrar-se nos postos de trabalho e na utilização efectiva. Esta abordagem optimizará os seus custos, adaptará os seus espaços a novas formas de trabalho e oferecerá às suas equipas um ambiente de trabalho mais flexível e agradável.