Hoe stel je een agenda op voor een effectieve vergadering?

Volgens een IFOP-onderzoek dat werd uitgevoerd in samenwerking met Wisembly, geeft 1 op de 3 leidinggevenden toe in slaap te zijn gevallen tijdens een vergadering! Tegelijkertijd zegt het onderzoek van Barco en Circle Research uit 2019 dat ze 27 dagen per jaar vergaderen. Dus als leidinggevenden het hele jaar door meer vergaderen dan op vakantie zijn, kunnen zeer net zo goed"het beste van maken"!

Hier lees je hoe je een effectieve agenda voor je vergadering opstelt (en iedereen wakker houdt).

Wat is een vergaderagenda?

Een vergaderagenda is een lijst met onderwerpen die tijdens een vergadering moeten worden besproken. Dit document is nuttig ongeacht het soort vergadering: teamvergadering, brainstorm of training.

Het somt op :

• deelnemers aan de vergadering ;
• duur van de vergadering ;
• te bespreken onderwerpen of uit te voeren werk;
• de doelstellingen van de vergadering.

De agenda moet minstens 2 dagen voor het begin van de vergadering naar alle deelnemers worden gestuurd. Je kunt de agenda bijvoorbeeld op maandag naar je collega's sturen voor een vergadering op woensdag of donderdag. Zo hebben ze genoeg tijd om zich voor te bereiden en je om meer informatie te vragen als dat nodig is. Niets is erger voor een werknemer dan overvallen te worden.

Het recept voor een succesvolle vergaderagenda

Het maken van een effectieve agenda kost tijd en zorgvuldige planning.

Wacht niet tot het laatste moment!

1. Bepaal de doelstellingen en de naam van de vergadering

Doelstellingen van de vergadering

Er zijn 3 mogelijke doelstellingen voor een vergadering:

1. informatie delen met het team ;
2. ideeën en meningen verzamelen;
3. debatteren om tot een beslissing te komen.

De doelstellingen moeten voor iedereen duidelijk zijn. Als ze niet van tevoren bekend zijn bij alle deelnemers, zal de vergadering in hun ogen weinig betekenis hebben... En dan kan het gevreesde snurken beginnen!

De titel van de vergadering

De titel van de vergadering moet het "waarom" van de vergadering uitleggen. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn "definitie van het redactiestatuut met het oog op het standaardiseren van het communicatiebeleid van het bedrijf". Met deze titel weten medewerkers wat ze gaan doen (keuzes maken) en waarom (een richtlijn definiëren die moet worden toegepast op al hun communicatie).

2. Bepaal de duur van een vergadering

Zelfs met een effectieve agenda kan een vergadering gemakkelijk uitdraaien op een fiasco als er geen ritme wordt vastgesteld. Dit is waar de organisator van de vergadering om de hoek komt kijken en een sleutelrol speelt. Hij of zij moet een schatting maken van de tijd die nodig is voor elk punt dat moet worden behandeld om de vergadering op schema te houden.

Als de vergadering bijvoorbeeld gepland staat voor 50 minuten en er staan 5 punten op de agenda, dan mag de tijd die aan elk punt wordt toegewezen niet langer zijn dan 10 minuten. Tenzij sommige punten meer tijd vragen dan andere. Maar je snapt het idee!

Door een specifieke hoeveelheid tijd aan elk punt toe te wijzen, kun je de vergadering precies timen en de discussie op gang houden.

3. Maak een lijst van de te behandelen punten en de toegewezen tijd

In het theater bestaat een klassiek toneelstuk uit 3 of 5 aktes verdeeld in scènes.

Om een agenda op te stellen voor een effectieve vergadering, moet je doen wat je ook in het theater doet: de te bespreken onderwerpen bepalen, de verwachte beslissingen die moeten worden genomen en de tijd die voor elk onderwerp is ingeruimd.

Een concreet voorbeeld

U kunt bijvoorbeeld

• beoordeling van bestaande content audit - 15 minuten ;
• benchmark van concurrerende redactionele strategieën - 15 minuten ;
• definitie van de doelstellingen van het redactiestatuut - 15 minuten.

Hier heb je 3 punten om te behandelen, een tijdslot voor elk punt en een totale vergadertijd van 45 minuten, wat redelijk is. En ja: volgens het onderzoek van Wisembly en IFOP haakt iedereen af na 52 minuten. Het opstellen van een redactiestatuut is een langdurig proces. Het is het beste om het op te splitsen in meerdere vergaderingen.

Ons advies: bespreek de belangrijkste kwesties meteen aan het begin van de vergadering. Deelnemers zullen veel meer gefocust zijn dan aan het einde van de vergadering.

4. Verdeel spreektijd

Als meerdere mensen tijdens de vergadering het woord moeten voeren, moet hun spreektijd van tevoren worden vastgesteld. Dit voorkomt"manterrupting" (een woord dat gebruikt wordt om aan te geven dat een man een vrouw afkapt vanwege haar geslacht). Volgens een onderzoek van Opinionway heeft 60% van de vrouwen zich buitengesloten gevoeld van strategische besluitvormingsprocessen. Dus als je wilt dat een vergadering soepel en respectvol verloopt, weet je wat je moet doen!

5. Zet de puntjes op de i

Om je vergadering met een goede noot af te sluiten, kan je :

• kort samenvatten hoe de vergadering vooruitgang heeft gebracht;
• de datum en naam geven van de volgende vergadering over hetzelfde thema;
• iedereen herinneren aan de acties die individueel ondernomen moeten worden, de beroemde "kifékoi".

Idealiter schrijft één persoon deze 3 elementen op in een set notulen en stuurt deze naar de afwezigen. Zo weten ze wat ze gemist hebben en hoe ze zich het best kunnen voorbereiden op de volgende vergadering.

Voorbeeldagenda voor een informatievergadering

Agenda voor vergadering 02/02 Datum: 02 februari 20XX Tijd: 10 uur Locatie: Zahia-zaal Titel bijeenkomst: "Samenstelling van het team - wedstrijd Frankrijk/Duitsland (vriendschappelijk)". Deelnemers : Didier DESCHAMPS Franck RAVIOT Guy STÉPHAN Cyril MOINE Doelstellingen van de vergadering + toegestane tijd: keuze van vaste en vervangende verdedigers - 15 minuten ; keuze van startende en vervangende voorwaartsen - 15 minuten ; keuze van vaste en vervangende middenvelders - 15 minuten ; keuze van vaste en vervangende keepers - 5 minuten.

Het is mogelijk om een meer gedetailleerde beschrijving voor elk thema toe te voegen indien gewenst.

Een vergaderagenda opstellen: in het kort

Virtueel of face-to-face, vergaderingen hoeven niet saai te zijn. En agenda's zijn er om ze ritme en betekenis te geven!

Daarom raden we je aan om vandaag nog aan de slag te gaan met dit hulpmiddel om van je volgende vergadering een echt succes te maken.

Hier is een samenvatting van de stappen die je moet volgen om een succesvolle agenda voor je vergaderingen te maken:

1. bepaal de doelstellingen en de naam van de vergadering ;
2. bepaal de duur van de vergadering
3. maak een lijst van de punten die tijdens de vergadering moeten worden behandeld en de toegewezen tijd;
4. spreektijd toewijzen;
5. verfijn de conclusie om met een goede noot te eindigen.

Nu je de "hoe" vraag hebt beantwoord, gaan we verder met de "waar". Hier zijn de 10 mooiste vergaderzalen in Parijs.

Werk je buiten Parijs? workin.space heeft kantoren in heel Frankrijk om je te helpen bij het vinden van je toekomstige vergader-/werkruimte.