Wie stellt man eine Tagesordnung für eine effektive Sitzung auf?

Laut einer IFOP-Studie, die zusammen mit Wisembly durchgeführt wurde, gibt 1 von 3 Führungskräften zu, in einem Meeting eingeschlafen zu sein! Gleichzeitig sagt die Studie von Barco und Circle Research für 2019, dass sie 27 Tage im Jahr in Meetings sind. Wenn Führungskräfte also mehr Meetings abhalten, als sie im Jahr Urlaub machen, sollten sie dasBeste daraus machen"!

Hier erfahren Sie, wie Sie eine effektive Tagesordnung für Ihre Besprechung erstellen (und alle wach halten).

Was ist eine Besprechungsagenda?

Eine Besprechungsagenda ist eine Liste von Themen, die während einer Besprechung diskutiert werden sollen. Dieses Dokument ist unabhängig von der Art der Sitzung nützlich: Teambesprechung, Brainstorming oder Schulung.

Es listet auf:

• Sitzungsteilnehmer ;
• die Dauer der Besprechung ;
• die zu besprechenden Themen oder die zu erledigenden Arbeiten;
• die Ziele der Sitzung.

Die Tagesordnung muss mindestens 2 Tage vor Beginn der Sitzung an alle Teilnehmer verschickt werden. Sie könnten die Tagesordnung zum Beispiel am Montag an Ihre Kollegen für eine Sitzung am Mittwoch oder Donnerstag schicken. So haben sie genügend Zeit, sich vorzubereiten und Sie gegebenenfalls um weitere Informationen zu bitten. Es gibt nichts Schlimmeres für einen Mitarbeiter, als unvorbereitet zu sein.

Das Rezept für eine erfolgreiche Besprechungsagenda

Die Erstellung einer effektiven Tagesordnung erfordert Zeit und sorgfältige Planung.

Warten Sie nicht bis zur letzten Minute!

1. Legen Sie die Ziele und den Namen der Besprechung fest

Ziele der Besprechung

Es gibt 3 mögliche Ziele für eine Besprechung:

1. Austausch von Informationen mit dem Team;
2. Sammeln von Ideen und Meinungen;
3. eine Diskussion zu führen, um eine Entscheidung zu treffen.

Die Ziele müssen allen klar sein. Wenn sie nicht allen Teilnehmern im Voraus bekannt sind, wird die Sitzung in ihren Augen wenig Sinn haben... Und dann kann das gefürchtete Schnarchen beginnen!

Der Titel der Besprechung

Der Titel der Besprechung sollte das "Warum" der Besprechung erklären. Er könnte z. B. lauten: "Definition der Redaktionscharta im Hinblick auf die Vereinheitlichung der Kommunikationspolitik des Unternehmens". Mit diesem Titel wissen die Mitarbeiter, was sie zu tun haben (Entscheidungen treffen) und warum (Festlegung einer Leitlinie, die für die gesamte Kommunikation gelten soll).

2. Dauer der Sitzung festlegen

Selbst mit einer effektiven Tagesordnung kann eine Sitzung leicht zu einem Fiasko werden, wenn kein Rhythmus festgelegt wird. An dieser Stelle kommt dem Organisator der Sitzung eine Schlüsselrolle zu. Er muss die für jeden zu behandelnden Punkt benötigte Zeit abschätzen, damit die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft.

Wenn die Besprechung beispielsweise für 50 Minuten angesetzt ist und 5 Punkte auf der Tagesordnung stehen, sollte die für jeden Punkt vorgesehene Zeit 10 Minuten nicht überschreiten. Es sei denn, einige Punkte erfordern mehr Zeit als andere. Aber Sie haben die Idee!

Wenn Sie jedem Punkt eine bestimmte Zeitspanne zuordnen, können Sie die Besprechung genau planen und die Diskussion in Gang halten.

3. Listen Sie die zu behandelnden Punkte und die dafür vorgesehene Zeit auf.

Im Theater besteht ein klassisches Stück aus 3 oder 5 Akten, die in Szenen unterteilt sind.

Um eine Tagesordnung für eine effektive Besprechung aufzustellen, müssen Sie dasselbe tun wie im Theater: die zu besprechenden Themen, die zu erwartenden Entscheidungen und die für jedes Thema vorgesehene Zeit festlegen.

Ein konkretes Beispiel

Sie können zum Beispiel

• Überprüfung des bestehenden Inhaltsaudits - 15 Minuten ;
• Benchmarking konkurrierender Redaktionsstrategien - 15 Minuten ;
• Definition der Ziele der Redaktionscharta - 15 Minuten.

Hier haben Sie 3 Punkte zu behandeln, ein Zeitfenster für jeden Punkt und eine Gesamtdauer der Sitzung von 45 Minuten, was angemessen ist. Und ja: Laut der Wisembly- und IFOP-Studie brechen alle nach 52 Minuten ab. Die Ausarbeitung einer Redaktionscharta ist ein langwieriger Prozess. Am besten ist es, ihn auf mehrere Sitzungen aufzuteilen.

Unser Rat: Gehen Sie gleich zu Beginn der Sitzung auf die wichtigsten Themen ein. Die Teilnehmer sind dann viel konzentrierter als am Ende der Sitzung.

4. Redezeit einteilen

Wenn mehrere Personen während der Sitzung sprechen sollen, sollte ihre Redezeit im Voraus festgelegt werden. Auf diese Weise wird ein"Manterrupting" vermieden (ein Wort, das verwendet wird, um die Tatsache zu definieren, dass ein Mann eine Frau aufgrund ihres Geschlechts unterbricht). Laut einer Opinionway-Umfrage fühlen sich 60 % der Frauen bei strategischen Entscheidungsprozessen übergangen. Wenn Sie also wollen, dass eine Sitzung reibungslos und respektvoll abläuft, wissen Sie, was Sie tun müssen!

5. Geben Sie Ihrem Schlusswort den letzten Schliff

Um Ihre Besprechung mit einer guten Note zu beenden, können Sie :

• kurz zusammenfassen, wie die Besprechung vorangekommen ist;
• das Datum und den Namen des nächsten Treffens zum gleichen Thema nennen;
• alle an die individuell zu ergreifenden Maßnahmen erinnern, die berühmten "kifékoi".

Idealerweise sollte eine Person diese 3 Elemente in einem Protokoll festhalten und es an die Abwesenden schicken. Auf diese Weise wissen sie, was sie verpasst haben und wie sie sich am besten auf die nächste Sitzung vorbereiten können.

Muster einer Tagesordnung für ein Informationstreffen

Tagesordnung für die Sitzung am 02/02 Datum: Februar 02, 20XX Uhrzeit: 10.00 Uhr Ort: Raum Zahia Titel der Sitzung: "Mannschaftsaufstellung - Spiel Frankreich/Deutschland (Freundschaftsspiel)". Teilnehmende: Didier DESCHAMPS Franck RAVIOT Guy STÉPHAN Cyril MOINE Ziele der Sitzung + Zeitvorgaben: Auswahl der Stamm- und Ersatzverteidiger - 15 Minuten ; Auswahl der Stamm- und Ersatzstürmer - 15 Minuten ; Wahl der Stammspieler und der Ersatzspieler im Mittelfeld - 15 Minuten; Wahl des Stammtorhüters und des Ersatztorhüters - 5 Minuten.

Es ist möglich, eine detailliertere Beschreibung für jedes Thema hinzuzufügen, falls erforderlich.

Erstellung einer Tagesordnung: kurz und bündig

Ob virtuell oder von Angesicht zu Angesicht, Sitzungen müssen nicht langweilig sein. Und Tagesordnungen sind dazu da, ihnen Rhythmus und Bedeutung zu verleihen!

Wir empfehlen Ihnen daher, sich noch heute mit diesem Instrument vertraut zu machen, damit Ihre nächste Sitzung ein echter Erfolg wird.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Schritte, die Sie befolgen müssen, um eine erfolgreiche Tagesordnung für Ihre Besprechungen zu erstellen:

1. Legen Sie die Ziele und den Namen der Besprechung fest;
2. Legen Sie die Dauer der Besprechung fest;
3. Auflistung der Punkte, die während der Besprechung angesprochen werden sollen, und der dafür vorgesehenen Zeit;
4. Zuteilung von Redezeit;
5. stimmen Sie den Abschluss so ab, dass die Sitzung mit einem guten Gefühl endet.

Nachdem Sie nun die Frage nach dem "Wie" geklärt haben, lassen Sie uns zum "Wo" übergehen. Hier sind die 10 schönsten Tagungsräume in Paris.

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