¿Cómo elaborar un orden del día para una reunión eficaz?

Según un estudio de IFOP realizado con Wisembly, ¡1 de cada 3 ejecutivos admite haberse quedado dormido en una reunión! Al mismo tiempo, el estudio de Barco y Circle Research de 2019 afirma que están en reuniones 27 días al año. Así que si los ejecutivos están en reuniones más de lo que están de vacaciones durante el año, ¡bien podrían"aprovecharlo al máximo"!

A continuación, te explicamos cómo redactar un orden del día eficaz para tu reunión (y mantener a todo el mundo despierto).

¿Qué es el orden del día de una reunión?

Un orden del día es una lista de los temas que se van a tratar en una reunión. Este documento es útil sea cual sea el tipo de reunión: reunión de equipo, tormenta de ideas o formación.

En él se enumeran :

• participantes en la reunión ;
• duración de la reunión ;
• los temas que se van a tratar o el trabajo que hay que realizar;
• los objetivos de la reunión.

El orden del día debe enviarse a todos los participantes al menos 2 días antes del comienzo de la reunión. Por ejemplo, puede enviar el orden del día a sus colegas el lunes para una reunión el miércoles o el jueves. Así tienen tiempo suficiente para prepararse y pedirte más información si es necesario. No hay nada peor para un empleado que le pillen desprevenido.

La receta para una agenda de reuniones eficaz

Elaborar un orden del día eficaz requiere tiempo y una planificación cuidadosa.

No espere hasta el último minuto.

1. Defina los objetivos y el nombre de la reunión

Objetivos de la reunión

Hay 3 objetivos posibles para una reunión:

1. compartir información con el equipo ;
2. recoger ideas y opiniones;
3. debatir para llegar a una decisión.

Los objetivos deben estar claros en la mente de todos. Si no son conocidos de antemano por todos los participantes, la reunión tendrá poco sentido a sus ojos... ¡Y es entonces cuando pueden empezar los temidos ronquidos!

El título de la reunión

El título de la reunión debe explicar el "por qué" de la misma. Por ejemplo, podría ser "definición de la carta editorial con vistas a normalizar la política de comunicación de la empresa". Con este título, los empleados saben lo que van a hacer (tomar decisiones) y por qué (definir una directriz que se aplicará a todas sus comunicaciones).

2. Establezca la duración de la reunión

Incluso con un orden del día eficaz, una reunión puede convertirse fácilmente en un fiasco si no se fija un ritmo. Aquí es donde entra en juego el organizador de la reunión, que desempeña un papel clave. Debe calcular el tiempo necesario para tratar cada punto, a fin de mantener el ritmo de la reunión.

Por ejemplo, si la reunión está programada para 50 minutos y hay 5 puntos en el orden del día, el tiempo asignado a cada punto no debe exceder de 10 minutos. A menos que algunos puntos requieran más tiempo que otros. Pero ya se entiende.

Asignar una cantidad de tiempo específica a cada punto le permitirá cronometrar la reunión con precisión y mantener el debate en movimiento.

3. Enumera los puntos a tratar y el tiempo asignado

En teatro, una obra clásica consta de 3 ó 5 actos divididos en escenas.

Para elaborar el orden del día de una reunión eficaz, tendrás que hacer lo mismo que en el teatro: definir los temas que se van a tratar, las decisiones que se espera que se tomen y el tiempo asignado a cada tema.

Un ejemplo concreto

Por ejemplo

• revisión de la auditoría de contenidos existente - 15 minutos ;
• evaluación comparativa de estrategias editoriales competidoras - 15 minutos ;
• definición de los objetivos de la carta editorial - 15 minutos.

En este caso, tiene 3 puntos que tratar, un espacio de tiempo para cada punto y un tiempo total de reunión de 45 minutos, lo cual es razonable. Y sí: según el estudio de Wisembly e IFOP, todo el mundo abandona a los 52 minutos. Elaborar una carta editorial es un proceso largo. Lo mejor es dividirlo en varias reuniones.

Nuestro consejo: aborde las cuestiones más importantes al principio de la reunión. Los participantes estarán mucho más centrados que al final de la reunión.

4. Distribuir el tiempo de uso de la palabra

Si van a intervenir varias personas durante la reunión, hay que definir de antemano su tiempo de uso de la palabra. Así se evitará el"manterrupting"(palabra utilizada para definir el hecho de que un hombre interrumpa a una mujer a causa de su sexo). Según una encuesta de Opinionway, el 60% de las mujeres se han sentido excluidas de los procesos de toma de decisiones estratégicas. Así que, si quieres que una reunión se desarrolle sin problemas y con respeto, ¡ya sabes lo que tienes que hacer!

5. Ponga el broche de oro a la conclusión

Para terminar la reunión con buen sabor de boca, puede :

• resumir brevemente cómo ha avanzado la reunión;
• Indicar la fecha y el nombre de la próxima reunión sobre el mismo tema;
• recordar a todos las acciones que deben emprenderse individualmente, los famosos "kifékoi".

Idealmente, una persona debería redactar estos 3 elementos en un acta y enviarla a los ausentes. Así sabrán lo que se han perdido y cómo prepararse mejor para la próxima reunión.

Ejemplo de orden del día para una reunión informativa

Orden del día de la reunión 02/02 Fecha: 02 de febrero de 20XX Hora: 10 a.m. Lugar: Sala Zahia Título de la reunión: "Composición del equipo - Partido Francia/Alemania (amistoso)". Participantes : Didier DESCHAMPS Franck RAVIOT Guy STÉPHAN Cyril MOINE Objetivos de la reunión + tiempo concedido: elección de los defensas titulares y suplentes - 15 minutos ; elección de los delanteros titulares y suplentes - 15 minutos ; elección de los centrocampistas titulares y suplentes - 15 minutos ; elección de porteros titulares y suplentes - 5 minutos.

Si es necesario, se puede añadir una descripción más detallada de cada tema.

Breve resumen del orden del día de una reunión

Ya sean virtuales o presenciales, las reuniones no tienen por qué ser aburridas. Y los órdenes del día sirven para darles ritmo y sentido.

Por eso le aconsejamos que se familiarice hoy mismo con esta herramienta, para que su próxima reunión sea todo un éxito.

Aquí tienes un resumen de los pasos que debes seguir para crear un orden del día de éxito para tus reuniones:

1. defina los objetivos y el nombre de la reunión ;
2. fijar la duración de la reunión;
3. enumere los puntos que se tratarán durante la reunión y el tiempo asignado;
4. asignar el tiempo de uso de la palabra;
5. afinar la conclusión para que termine con buena nota.

Una vez resuelto el "cómo", pasemos al "dónde". Aquí tiene las 10 salas de reuniones más bonitas de París.

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