De acordo com um estudo da IFOP realizado com a Wisembly, 1 em cada 3 executivos admite ter adormecido numa reunião! Ao mesmo tempo, o estudo de 2019 da Barco e da Circle Research diz que eles estão em reuniões 27 dias por ano. Portanto, se os executivos estão em reuniões mais do que estão de férias durante o ano, mais vale"aproveitar ao máximo"!
Eis como escrever uma ordem de trabalhos eficaz para a sua reunião (e manter toda a gente acordada).
O que é uma ordem de trabalhos de uma reunião?
Uma ordem de trabalhos de uma reunião é uma lista de tópicos a discutir durante uma reunião. Este documento é útil qualquer que seja o tipo de reunião: reunião de equipa, brainstorming ou formação.
A ordem de trabalhos inclui :
- participantes na reunião ;
- duração da reunião ;
- os temas a discutir ou o trabalho a efetuar;
- os objectivos da reunião.
A ordem de trabalhos deve ser enviada a todos os participantes pelo menos dois dias antes do início da reunião. Por exemplo, pode enviar a ordem de trabalhos aos seus colegas na segunda-feira para uma reunião na quarta ou quinta-feira. Isto dá-lhes tempo suficiente para se prepararem e pedirem mais informações, se necessário. Não há nada pior para um empregado do que ser apanhado desprevenido.
A receita para uma ordem de trabalhos de reunião bem sucedida
Criar uma ordem de trabalhos eficaz requer tempo e um planeamento cuidadoso.
Não espere até ao último minuto!
1. Defina os objectivos e o nome da reunião
Objectivos da reunião
Existem 3 objectivos possíveis para uma reunião:
- partilhar informações com a equipa ;
- recolher ideias e opiniões;
- debater para chegar a uma decisão.
Os objectivos devem ser claros na mente de todos. Se não forem conhecidos de antemão por todos os participantes, a reunião terá pouco significado aos seus olhos... E é aí que o temido ressonar pode começar!
O título da reunião
O título da reunião deve explicar o "porquê" da reunião. Por exemplo, poderia ser "definição da carta editorial com vista a uniformizar a política de comunicação da empresa". Com este título, os colaboradores sabem o que vão fazer (fazer escolhas) e porquê (definir uma linha de orientação a aplicar a todas as suas comunicações).
2. Definir a duração da reunião
Mesmo com uma ordem de trabalhos eficaz, uma reunião pode facilmente transformar-se num fiasco se não for definido um ritmo. É aqui que o organizador da reunião entra em ação e desempenha um papel fundamental. Ele ou ela deve estimar o tempo necessário para cada ponto a ser abordado, a fim de manter a reunião no caminho certo.
Por exemplo, se a reunião estiver programada para 50 minutos e houver 5 pontos na ordem de trabalhos, o tempo atribuído a cada ponto não deve exceder 10 minutos. A menos que alguns pontos exijam mais tempo do que outros. Mas já percebeu a ideia!
Atribuir um período de tempo específico a cada ponto permitir-lhe-á cronometrar a reunião com precisão e manter o debate em andamento.
3. Enumere os pontos a abordar e o tempo atribuído
No teatro, uma peça clássica é composta por 3 ou 5 actos divididos em cenas.
Para elaborar uma ordem de trabalhos para uma reunião eficaz, é necessário fazer o mesmo que no teatro: definir os temas a discutir, as decisões a tomar e o tempo atribuído a cada tema.
Um exemplo concreto
Por exemplo, pode
- revisão da auditoria de conteúdos existente - 15 minutos;
- análise comparativa das estratégias editoriais concorrentes - 15 minutos
- definição dos objectivos da carta editorial - 15 minutos.
Neste caso, tem 3 pontos a abordar, um intervalo de tempo para cada ponto e um tempo total de reunião de 45 minutos, o que é razoável. E sim: de acordo com o estudo Wisembly e IFOP, toda a gente desiste ao fim de 52 minutos. A redação de uma carta editorial é um processo moroso. É melhor dividi-lo em várias reuniões.
O nosso conselho: abordar as questões mais importantes logo no início da reunião. Os participantes estarão muito mais concentrados do que no final da reunião.
4. Distribua o tempo de intervenção
Se várias pessoas tiverem de intervir durante a reunião, o seu tempo de intervenção deve ser definido com antecedência. Desta forma, evita-se o"manterrupting" (palavra utilizada para definir o facto de um homem interromper uma mulher devido ao seu género). De acordo com um inquérito da Opinionway, 60% das mulheres sentiram-se excluídas dos processos de tomada de decisões estratégicas. Por isso, se quer que uma reunião decorra sem sobressaltos e com respeito, sabe o que tem de fazer!
5. Dê os toques finais à sua conclusão
Para terminar a sua reunião com uma nota alta, pode :
- resumir brevemente a forma como a reunião fez avançar as coisas;
- indicar a data e o nome da próxima reunião sobre o mesmo tema;
- recordar a todos as acções a realizar individualmente, os famosos "kifékoi".
O ideal é que uma pessoa escreva estes 3 elementos numa ata e a envie aos ausentes. Desta forma, saberão o que perderam e como se preparar para a próxima reunião.
Exemplo de ordem de trabalhos para uma reunião de informação
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Ordem de trabalhos da reunião de 02/02 Data: 02 de fevereiro de 20XX Título da reunião: "Composição da equipa - jogo França/Alemanha (amigável)". Participantes :
Objectivos da reunião e tempo disponível:
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É possível acrescentar uma descrição mais pormenorizada para cada tema, se necessário.
Redação da ordem de trabalhos de uma reunião: em resumo
Quer sejam virtuais ou presenciais, as reuniões não têm de ser aborrecidas. E as ordens de trabalhos servem para lhes dar ritmo e significado!
Aconselhamo-lo, por isso, a utilizar esta ferramenta hoje mesmo, para que a sua próxima reunião seja um verdadeiro sucesso.
Eis um resumo das etapas a seguir para criar uma ordem de trabalhos de sucesso para as suas reuniões:
- definir os objectivos e o nome da reunião ;
- definir a duração da reunião;
- enumerar os pontos a abordar durante a reunião e o tempo atribuído
- atribuir um tempo de intervenção;
- afinar a conclusão para terminar com uma nota alta.
Agora que já resolveu a questão do "como", passemos ao "onde". Eis as 10 salas de reunião mais bonitas de Paris.
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