Como é que se elabora uma ordem de trabalhos para uma reunião eficaz?

De acordo com um estudo da IFOP realizado com a Wisembly, 1 em cada 3 executivos admite ter adormecido numa reunião! Ao mesmo tempo, o estudo de 2019 da Barco e da Circle Research diz que eles estão em reuniões 27 dias por ano. Portanto, se os executivos estão em reuniões mais do que estão de férias durante o ano, mais vale"aproveitar ao máximo"!

Eis como escrever uma ordem de trabalhos eficaz para a sua reunião (e manter toda a gente acordada).

O que é uma ordem de trabalhos de uma reunião?

Uma ordem de trabalhos de uma reunião é uma lista de tópicos a discutir durante uma reunião. Este documento é útil qualquer que seja o tipo de reunião: reunião de equipa, brainstorming ou formação.

A ordem de trabalhos inclui :

• participantes na reunião ;
• duração da reunião ;
• os temas a discutir ou o trabalho a efetuar;
• os objectivos da reunião.

A ordem de trabalhos deve ser enviada a todos os participantes pelo menos dois dias antes do início da reunião. Por exemplo, pode enviar a ordem de trabalhos aos seus colegas na segunda-feira para uma reunião na quarta ou quinta-feira. Isto dá-lhes tempo suficiente para se prepararem e pedirem mais informações, se necessário. Não há nada pior para um empregado do que ser apanhado desprevenido.

A receita para uma ordem de trabalhos de reunião bem sucedida

Criar uma ordem de trabalhos eficaz requer tempo e um planeamento cuidadoso.

Não espere até ao último minuto!

1. Defina os objectivos e o nome da reunião

Objectivos da reunião

Existem 3 objectivos possíveis para uma reunião:

1. partilhar informações com a equipa ;
2. recolher ideias e opiniões;
3. debater para chegar a uma decisão.

Os objectivos devem ser claros na mente de todos. Se não forem conhecidos de antemão por todos os participantes, a reunião terá pouco significado aos seus olhos... E é aí que o temido ressonar pode começar!

O título da reunião

O título da reunião deve explicar o "porquê" da reunião. Por exemplo, poderia ser "definição da carta editorial com vista a uniformizar a política de comunicação da empresa". Com este título, os colaboradores sabem o que vão fazer (fazer escolhas) e porquê (definir uma linha de orientação a aplicar a todas as suas comunicações).

2. Definir a duração da reunião

Mesmo com uma ordem de trabalhos eficaz, uma reunião pode facilmente transformar-se num fiasco se não for definido um ritmo. É aqui que o organizador da reunião entra em ação e desempenha um papel fundamental. Ele ou ela deve estimar o tempo necessário para cada ponto a ser abordado, a fim de manter a reunião no caminho certo.

Por exemplo, se a reunião estiver programada para 50 minutos e houver 5 pontos na ordem de trabalhos, o tempo atribuído a cada ponto não deve exceder 10 minutos. A menos que alguns pontos exijam mais tempo do que outros. Mas já percebeu a ideia!

Atribuir um período de tempo específico a cada ponto permitir-lhe-á cronometrar a reunião com precisão e manter o debate em andamento.

3. Enumere os pontos a abordar e o tempo atribuído

No teatro, uma peça clássica é composta por 3 ou 5 actos divididos em cenas.

Para elaborar uma ordem de trabalhos para uma reunião eficaz, é necessário fazer o mesmo que no teatro: definir os temas a discutir, as decisões a tomar e o tempo atribuído a cada tema.

Um exemplo concreto

Por exemplo, pode

• revisão da auditoria de conteúdos existente - 15 minutos;
• análise comparativa das estratégias editoriais concorrentes - 15 minutos
• definição dos objectivos da carta editorial - 15 minutos.

Neste caso, tem 3 pontos a abordar, um intervalo de tempo para cada ponto e um tempo total de reunião de 45 minutos, o que é razoável. E sim: de acordo com o estudo Wisembly e IFOP, toda a gente desiste ao fim de 52 minutos. A redação de uma carta editorial é um processo moroso. É melhor dividi-lo em várias reuniões.

O nosso conselho: abordar as questões mais importantes logo no início da reunião. Os participantes estarão muito mais concentrados do que no final da reunião.

4. Distribua o tempo de intervenção

Se várias pessoas tiverem de intervir durante a reunião, o seu tempo de intervenção deve ser definido com antecedência. Desta forma, evita-se o"manterrupting" (palavra utilizada para definir o facto de um homem interromper uma mulher devido ao seu género). De acordo com um inquérito da Opinionway, 60% das mulheres sentiram-se excluídas dos processos de tomada de decisões estratégicas. Por isso, se quer que uma reunião decorra sem sobressaltos e com respeito, sabe o que tem de fazer!

5. Dê os toques finais à sua conclusão

Para terminar a sua reunião com uma nota alta, pode :

• resumir brevemente a forma como a reunião fez avançar as coisas;
• indicar a data e o nome da próxima reunião sobre o mesmo tema;
• recordar a todos as acções a realizar individualmente, os famosos "kifékoi".

O ideal é que uma pessoa escreva estes 3 elementos numa ata e a envie aos ausentes. Desta forma, saberão o que perderam e como se preparar para a próxima reunião.

Exemplo de ordem de trabalhos para uma reunião de informação

Ordem de trabalhos da reunião de 02/02 Data: 02 de fevereiro de 20XX Hora: 10 a.m. Local: Sala Zahia Título da reunião: "Composição da equipa - jogo França/Alemanha (amigável)". Participantes : Didier DESCHAMPS Franck RAVIOT Guy STÉPHAN Cyril MOINE Objectivos da reunião e tempo disponível: escolha dos defesas titulares e suplentes - 15 minutos ; escolha dos avançados titulares e suplentes - 15 minutos ; escolha dos médios titulares e suplentes - 15 minutos ; escolha dos guarda-redes titulares e suplentes - 5 minutos.

É possível acrescentar uma descrição mais pormenorizada para cada tema, se necessário.

Redação da ordem de trabalhos de uma reunião: em resumo

Quer sejam virtuais ou presenciais, as reuniões não têm de ser aborrecidas. E as ordens de trabalhos servem para lhes dar ritmo e significado!

Aconselhamo-lo, por isso, a utilizar esta ferramenta hoje mesmo, para que a sua próxima reunião seja um verdadeiro sucesso.

Eis um resumo das etapas a seguir para criar uma ordem de trabalhos de sucesso para as suas reuniões:

1. definir os objectivos e o nome da reunião ;
2. definir a duração da reunião;
3. enumerar os pontos a abordar durante a reunião e o tempo atribuído
4. atribuir um tempo de intervenção;
5. afinar a conclusão para terminar com uma nota alta.

Agora que já resolveu a questão do "como", passemos ao "onde". Eis as 10 salas de reunião mais bonitas de Paris.

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