Entretien annuel d’évaluation : 5 conseils pour en faire un échange aussi pratique qu'utile

La période des entretiens annuels d’évaluation est l’occasion idéale pour faire le bilan sur les compétences des salariés et discuter des objectifs pour l’année à venir. En tant que manager ou dirigeant, il est important de bien l’organiser, de sorte à en obtenir des résultats probants.

De la programmation jusqu’à l’adoption des nouveaux objectifs définis, nous vous proposons des étapes à suivre pour rendre cet échange aussi pratique qu’utile.

Programmer la réunion et informer le salarié

Pour que l’entretien annuel d’évaluation soit le plus constructif possible, il est important que chacun puisse le préparer en amont. Les salariés doivent en être informés à l’avance. Pour ce faire, vous pouvez planifier vos entretiens avec un logiciel de gestion des entretiens annuels. Commencez par en définir la date, le lieu et l’heure avant de fournir la trame de son déroulement.

Indiquer la date, le lieu et l’heure de l’entretien

Le lieu, la date et l’heure doivent être indiqués aux employés au préalable. Comme son nom l’indique, l’entretien annuel est une forme d’évaluation – donc confidentiel – qui s’adresse au salarié. De fait, le lieu choisi doit garantir la confidentialité de l’échange. Vous pouvez par exemple réserver un bureau de coworking, étant donné qu’il faut privilégier un entretien physique.

Par ailleurs, la date et l’heure dépendent de votre emploi du temps et, dans certains cas, de celui de l’employé.

Fournir la trame d’entretien qui servira de support pendant l’entretien

La trame d’entretien constitue le fil conducteur de l’entretien annuel d’évaluation. En tant que manager, vous devez la compléter, la signer puis la faire également signer par le salarié. Au-delà d’être un support pour réussir l'entretien, elle permet, d’une façon ou d’une autre, de conserver une trace du plan d’action envisagé. En effet, la trame d’entretien doit être adaptée à la situation et aux besoins de votre entreprise.

Afin de réussir sa conception, il est recommandé de faire un rappel des principales conclusions de l’entretien précédent dès les premières lignes.

Bien préparer l’entretien en amont

L’entretien annuel d’évaluation est régi par des principes bien précis, d’où l’importance de veiller à le préparer en amont. Les informations demandées aux salariés doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de leurs aptitudes professionnelles. 

Pour éviter de sortir de ce cadre, vous pouvez procéder comme ci-après.

Faire un bilan de l’année écoulée

Tirer des leçons du passé est primordial pour se projeter dans l’avenir : voilà l’essence même de cet échange professionnel. C’est donc le moment de faire le bilan (de l’année écoulée) de votre entreprise en confrontant les objectifs qui avaient été initiés aux résultats obtenus. Dans le cas où le collaborateur est une nouvelle recrue, il pourra considérer le bilan de son prédécesseur.

Pour l’intérêt de l’entreprise, il faut qualifier ces résultats de la façon la plus impartiale possible.

Fixer les objectifs de l’année à venir        

Pour fixer efficacement les objectifs de l’année à venir, se baser sur les résultats des évaluations de l’année antérieure reste la meilleure solution. Ainsi, vous pourrez combler les anciennes limites et espérer mieux progresser. En outre, il faudra veiller à vous fixer des objectifs atteignables, en vous inscrivant dans l’idéal SMART. Ils doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels, selon vos ressources et votre capacité à pouvoir les réaliser.

Évoquer les envies d’évolution pour l’année à venir

L’évolution d’une entreprise repose sur ses membres, du moins gradé au supérieur hiérarchique. En tant qu’employeur, vous devez toujours évoquer les envies d’évolution pour l’année à venir avec votre vis-à-vis. Cela permet non seulement de connaître ses projets pour l’entreprise, mais aussi de situer les responsabilités.

Construire un échange avec le salarié pendant l’entretien

L’une des clés pour réussir un entretien annuel d’évaluation est de permettre au collaborateur de s’exprimer. En effet, l’entretien doit prendre la forme d’un véritable échange. Les employés doivent pouvoir faire part de leur point de vue général sur l’entreprise. Laissez-leur le temps de :

• Communiquer sur leurs attentes,
• Formuler des vœux ou des recommandations,
• Proposer des plans d'action dans leur secteur,
• Relever les dysfonctionnements à l’interne…

Procéder ainsi vous permet d’envisager, tous ensemble, un avenir radieux pour votre entreprise en améliorant ses missions. Bien entendu, les échanges ne doivent concerner que tout ce qui touche à la vie professionnelle.

Transmettre un compte-rendu après la réunion

À l’issue de la réunion, vous pouvez en transmettre un compte-rendu écrit aux salariés. Sachez qu’ils ne sont pas obligés de le signer. En effet, la présente démarche n’est pas obligatoire, sauf si la convention collective applicable dans l’entreprise le prévoit. Retenez toutefois que le compte-rendu contient toutes les informations liées à la feuille de route de l’année à venir. Le mettre à disposition de vos employés pourrait leur permettre d’avoir sous les yeux les missions qui leur sont attribuées afin d’évoluer dans une bonne dynamique au travail.

Mettre en place des mesures après l’entretien

Pour que l’entretien annuel soit aussi pratique qu’utile, vous devez réfléchir à des actions à mettre en place grâce aux données collectées. C’est le moment de fixer les actions individuelles et collectives, pour enfin passer à l’étape pratique. La finalité reste la même : suivre et surtout accompagner vos collaborateurs dans leurs missions respectives afin d’atteindre les nouveaux objectifs.

Fixer des actions individuelles

Dans votre position d’employeur ou de responsable, vous devez fixer des actions individuelles après avoir réussi l’entretien annuel avec vos salariés. Outre leurs résolutions personnelles, votre mot d’ordre est essentiel et surtout attendu. Vous pouvez par exemple aider l’employé à atteindre des objectifs en le dotant des moyens nécessaires. N’oubliez pas les promesses faites durant l’entretien.

Par ailleurs, n’hésitez pas à le féliciter par rapport à son attitude au travail. Cette action est importante pour amener le salarié à travailler en synergie avec ses pairs pour booster les actions collectives.

Fixer des actions collectives

Les actions collectives s’exercent dans le cadre d’un groupe et sont tout aussi primordiales que celles individuelles. D’ailleurs, elles se complètent. Pour les fixer, référez-vous aux informations issues des échanges et faites-en une analyse globale. 

En tant que responsable d’une entreprise composée de plusieurs entités, par exemple, vous pouvez fixer des actions selon chaque entité ou groupe. Si entre temps, les retards de certains services ont favorisé l’échec d’un objectif, l’action à définir peut être d’exiger désormais de l’entité un compte-rendu régulier à cet effet.